Silver Medallists: Wie können Recruiter das Potenzial dieser Goldmine erschließen?

Der Kontakt zu abgelehnten Kandidat:innen gehört (noch) nicht zum Standard – dabei sprechen die Zahlen für sich: 67 % der Befragten unserer europaweiten Umfrage zur Beziehung zwischen Recruiter:innen und Kandidat:innen sind bereit, den Kontakt zu einem Unternehmen zu halten – selbst wenn ihre erste Bewerbung erfolglos war. In Italien liegt dieser Wert sogar bei 75 %, in Frankreich bei 67 % und in Deutschland immerhin bei 60 %.

Insgesamt freuen sich fast 7 von 10 Bewerber:innen, wenn ein Unternehmen regelmäßig mit ihnen in Kontakt bleibt.

Verpassen Sie also nicht die Chance, bereits qualifizierte Talente, die Ihr Unternehmen kennen und schätzen, langfristig zu binden. Hier sind unsere Tipps, wie Sie aus diesen „Silbermedaillengewinner:innen“ die Talente von morgen machen können.

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Absagen gut begründen und persönlich gestalten

Beachten Sie: Fast 30 % der Kandidat:innen möchten nur dann weiter von Ihnen hören, wenn sie eine persönliche Begründung für die Absage erhalten haben.
Wenn Sie eine langfristige Beziehung zu abgelehnten Talenten aufbauen möchten – insbesondere zu jenen, die es bis in die Endrunde geschafft haben –, dürfen Sie den Grund für die Absage nicht verschweigen.

Dieser erste Schritt ist absolut entscheidend!Unser Tipp: Rufen Sie die Kandidat:innen an, um die Entscheidung zu erklären, und fassen Sie die wichtigsten Punkte anschließend in einer E-Mail zusammen. Nutzen Sie die Gelegenheit, konstruktives Feedback zu geben, das ihnen bei künftigen Bewerbungen weiterhilft. Damit zeigen Sie, dass Sie ihr Profil wertschätzen und eine professionelle Beziehung pflegen – auch im Falle einer Absage.

Wie lassen sich Absagen effizient gestalten – ohne zu viel Zeit zu verlieren?

Wir wissen: Eine wertschätzende und individuelle Absage kostet Zeit.
Deshalb empfehlen wir einen zweistufigen Ansatz:

• Idealfall: Jeder Kandidat bekommt personalisiertes Feedback.
• Pragmatische Lösung: Bieten Sie individuelles Feedback für Kandidat:innen in fortgeschrittenen Phasen und versenden Sie automatisierte Absagen für die restlichen Bewerbungen.

Gerade jene qualifizierten Talente, die es weit geschafft haben, sollten weiterhin im Fokus Ihrer Kommunikation stehen.

Tipp: In automatisierten Absagen können Sie eine Einladung zum Gespräch offenlassen. Die meisten werden sie nicht annehmen – aber sie behalten einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen.

Und das Beste: Mit einem CRM (Candidate Relationship Management)-Tool lassen sich viele dieser Prozesse effizient abbilden.
Sie starten mit einer Vorlage, fügen dann individuelle Anmerkungen hinzu – das ist der perfekte Kompromiss aus Effizienz und Wertschätzung.

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Erstellen Sie einen eigenen Talentpool für Silver Medallists – und passen Sie Ihre Kommunikation an

Sie können nur dann regelmäßig und gezielt mit abgelehnten Talenten kommunizieren, wenn Sie ihre Profile gut kennen – und ihre individuellen Bedürfnisse identifiziert haben.
Dafür muss Ihre Datenbank strukturiert, zugänglich und nutzbar sein.

👉 Bauen Sie funktionierende Talent Pools auf mit dem CleverConnect CRM (Candidate Relationship Management)

Wenn Sie den Kontakt zu Ihren „Silbermedaillengewinner:innen“ professionalisieren möchten, reicht eine gut gepflegte Excel-Tabelle nicht aus.
Warum? Weil es kaum möglich ist, Daten aktuell zu halten und gezielt zu filtern (z. B. nach Beruf, Status, Erfahrung), wenn kein geeignetes System dahintersteht.

Ein CRM hilft Ihnen dabei, Ihre Datenbank intelligent zu strukturieren:
Mithilfe eines automatischen Tag-Systems (Schlagwörter) können Sie Kandidat:innen nach verschiedenen Kriterien filtern und so Ihre Talentpools fein granulieren – z. B. nach Skills, Interessen, Karrierestufe oder bevorzugtem Jobtyp.

So entsteht nicht nur ein Talentpool, sondern mehrere dynamische Talentpools, mit denen Sie individuelle und relevante Nachrichten senden können.

📚 Entdecken Sie unsere Praxis-Guides:

• Tag Management im Recruiting
• Talent Pools

Wenn Sie eine Zielgruppe innerhalb Ihres Talentpools priorisieren möchten, beginnen Sie mit den Jüngeren!
82 % der französischen Kandidat:innen zwischen 18 und 24 Jahren möchten auch nach einer Absage mit dem Unternehmen in Kontakt bleiben.

DSGVO: Ein Talentpool mit Einwilligung zur Kommunikation

Bevor Sie mit abgelehnten, aber vielversprechenden Talenten kommunizieren, gilt es eines unbedingt zu beachten: Sie benötigen deren ausdrückliche Zustimmung zur weiteren Kontaktaufnahme.

Unser Tipp: Nutzen Sie die Absage-E-Mail, um die Möglichkeit anzubieten, auch in Zukunft in Verbindung zu bleiben. Verlinken Sie dabei auf ein Anmeldeformular für Ihren Talentpool.
Ein gutes CRM-System unterstützt Sie dabei effizient: Kandidat:innen tragen sich selbst ein, ohne dass Sie Daten manuell eingeben müssen – und vermeiden damit auch Fehler oder DSGVO-Risiken.

Eine weitere Option: Bieten Sie Ihren Bewerber:innen die Möglichkeit, sich für Ihren HR-Newsletter zu registrieren (sofern vorhanden). Das hält sie auf dem Laufenden und sorgt für kontinuierliches Interesse an Ihrem Unternehmen.

Wichtig: Laden Sie regelmäßig zum Talentpool ein, etwa über spannende Inhalte oder Events. Viele Talente werden diesem Impuls folgen, wenn Sie einen echten Mehrwert bieten.

Der richtige Inhalt, zur richtigen Zeit, für das richtige Profil

Im Rahmen unserer europäischen Studie zur Beziehung zwischen Recruiter:innen und Kandidat:innen haben wir auch gefragt, welche Inhalte für Bewerber:innen besonders relevant sind – und wie häufig sie diese Informationen wünschen.

📬 Was Kandidat:innen in Unternehmens-Mails erwarten – inhaltlich und zeitlich – erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Abgelehnte Bewerber:innen suchen gezielt nach folgenden Informationen: