[Webinar con Mazars] KPI: quali indicatori HR bisogna monitorare per migliorare la performance del processo di recruiting?

Come conciliare velocità, produttività, efficacia, qualità, equità, controllo dei costi, ecc. nel recruiting? Non è semplice, soprattutto se non hai previsto un follow-up o un’analisi dei risultati delle iniziative intraprese. Abbiamo sviluppato uno strumento per monitorare le 6 principali sfide del recruiting e abbiamo intervistato Mazars in merito alla sua cultura dei dati e alla sua strategia basata su un accurato monitoraggio dei KPI.

Migliorare il proprio processo di recruiting monitorando gli indicatori di performance (KPI)

Il settore del recruiting deve adattarsi costantemente alle sfide del mercato. Le aziende sono talvolta costrette a ripensare la propria strategia di recruiting per essere più efficaci e competitive. L’analisi e l’utilizzo dei dati raccolti in merito al processo di recruiting sono essenziali per definire questa strategia e misurarne la performance.

Se un’azienda prevede il monitoraggio della performance per migliorare i propri risultati, deve prendere in considerazione una serie di aspetti:

  • la scelta e la priorità dei dati da monitorare
  • l’affidabilità degli indicatori e dei dati raccolti
  • la capacità dei team di prendere decisioni basate sui dati
  • la diffusione interna dei risultati e la loro acculturazione

Mazars ci presenta la sua cultura dei dati e spiega il ruolo centrale che questi rivestono nel miglioramento del processo di recruiting HR

In questa azienda, specializzata nel campo della revisione contabile e della consulenza finanziaria, 7 esperti assumono ogni anno oltre 1.400 dipendenti e gestiscono più di 70.000 candidature. Come?

4 punti chiave del webinar “Quali indicatori HR bisogna monitorare per migliorare la performance del processo di recruiting?”

“Giochiamo nella stessa corte, ma non abbiamo le stesse armi”

Se sei un challenger sul tuo mercato, non hai altra scelta che contraddistinguerti e offrire la migliore candidate experience. L’analisi dei dati facilita l’identificazione delle iniziative più rilevanti, ossia quelle che permettono di generare un numero elevato di candidati qualificati e soddisfatti dal tuo processo di recruiting.

💡 Mazars ha implementato una nuova sessione di recruiting incentrata sulle soft skill grazie alla quale riesce a selezionare i profili da assumere nel corso dell’anno in soli 6 mesi (contro 9 mesi col vecchio formato).

“Non basta fare i dati solo per il gusto di farli”

Ogni indicatore deve avere un senso e tutti gli indicatori devono essere strutturati per:

  • identificare gli assi di miglioramento e raggiungere i tuoi obiettivi
  • implementare una strategia di mezzi più rilevante per l’anno successivo

💡 Per Mazars, ogni decisione in materia di risorse umane si basa sui dati e contribuisce al miglioramento continuo del processo di recruiting.

“I numeri non mentono”

I dati servono a valutare meglio l’intero processo di recruiting, sourcing e i risultati, siano essi quantitativi (grandi volumi) o qualitativi (un profilo in particolare).

💡Presso Mazars, il ricorso a società di recruiting è stato ridotto a favore del referral dei dipendenti e della creazione di una nuova posizione interna per il sourcing.

“Non abbiamo scelta: i dati sono essenziali per l’azienda”

Oltre a monitorare un indicatore e ad analizzarlo, bisogna anche saper leggere i KPI nel loro insieme e sfruttare gli strumenti di automazione per presentarli meglio e “commercializzare” la funzione di recruiter in azienda.

💡 Presso Mazars, i dati relativi al “recruiting” vengono incrociati con quelli del team di “sviluppo dei talenti” per identificare i canali di acquisizione che permettono di trovare i candidati migliori… quelli che rimangono!

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Tool: 6 grandi sfide del recruiting per definire una serie di KPI HR pertinenti

La nostra “Talent Acquisition Dashboard” ti permette di visualizzare diversi indicatori, la loro evoluzione rispetto al periodo precedente e l’eventuale gap con l’obiettivo prefissato.

Ispirata al libro “Hiring Success” di Jérôme Ternynck, è stata adattata per gestire più aspetti chiave e per offrire indicatori più accessibili e facili da monitorare.

La Talent Acquisition Dashboard presenta 6 aspetti principali di un processo di recruiting e una serie di KPI da seguire. Naturalmente può essere adattata alle specificità delle aziende, come nel caso di Mazars.

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Produttività

Misuriamo la nozione di produttività grazie al numero di assunzioni effettuate da un recruiter full-time in un determinato periodo (“X assunzioni effettuate nel periodo diviso X recruiter FTE”).

Questo indicatore è facile da misurare, ma difficile da migliorare.

Come si può aumentare il volume delle assunzioni annuali senza compromettere la qualità del follow-up per ogni candidato? Quindi, se investi in strumenti di produttività che permettano ai tuoi recruiter di avere più tempo, migliorerai il tuo score.

Esempio:

Nel 2021 avevate:

  • 3 hiring manager che hanno dedicato il 100% del loro tempo al recruiting
  • 1 HRD che ha dedicato il 10% del suo tempo al recruiting

Nel corso dell’anno avete assunto in totale 36 persone.

Il tuo indice di produttività si calcola come segue: 36 / (100% x 3 + 10% x 1) = 11,6 assunzioni/reclutatori FTE.

Velocità

La nozione di velocità, che si riferisce alla temporalità, può essere definita come segue: la percentuale di posti assegnati in un determinato periodo.

Esempio:

Nel 2021, hai pianificato l’assunzione di 10 persone nel 1° trimestre. In realtà, hai assunto 6 persone nel primo trimestre e 4 nel secondo: quindi solo il 60% delle posizioni è stato assegnato nel rispetto dei tempi stabiliti.

Monitorando questo indicatore, i recruiter dovranno esaminare le posizioni che non sono state assegnate in tempo per capire quali sono gli eventuali ostacoli e mettere in atto un piano d’azione.

L’indicatore del tempo medio non è rilevante in questo caso (“% di posizioni occupate in meno di x mesi”), poiché ci sono troppe disparità tra le posizioni e i tipi di contratto. La media non sarà quindi un buon indicatore perché la varianza è troppo elevata.

Qualità

La qualità del recruiting è un aspetto fondamentale. Se un candidato è stato valutato e selezionato adeguatamente, tenendo conto delle sue hard e soft skill nonché della sua idoneità ai valori dell’azienda, è molto probabile che riesca ad affermarsi nella sua posizione.

Pertanto, il tasso di retention a 6 o 12 mesi (“% di dipendenti ancora in servizio 6 o 12 mesi dopo l’assunzione”) è un indicatore affidabile per valutare la qualità di una selezione. Questo indicatore è facile da monitorare e da controllare, soprattutto per i nostri clienti.

L’indicatore di retention indica anche la qualità dell’onboarding. Se un dipendente si licenzia dopo cinque mesi, è probabile che l’onboarding non sia stato qualitativo.

In questo caso, non si tratta di un errore in fase di selezione, ma di una non corretta integrazione da parte del management.

È opportuno sottolineare che i licenziamenti nei primi 6 / 12 mesi comprendono sia quelli dovuti a una decisione da parte del dipendente che quelli dovuti a una decisione dell’azienda. Questo indicatore include quindi la nozione di soddisfazione del candidato assunto e del recruiter.

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Costi

Abbiamo scelto di separare la nozione di costi da quella di produttività perché riteniamo che i costi siano un elemento a sé stante, caratterizzato da un indicatore specifico.

L’indicatore che stiamo seguendo è il costo per assunzione e si esprime come segue:

Somma dei costi esterni (sourcing + ATS + comunicazione HR + agenzie di selezione + job board) e dei costi interni (strumenti + stipendi + costi di struttura) legati al recruiting divisa per il numero di persone assunte in un determinato periodo.

Per ulteriori informazioni, Laurent Brouat di L’Ecole du Recrutement ci spiega questo calcolo nel seguente articolo.

Candidate experience

La pandemia non deve far passare in secondo piano la vera tendenza di fondo: la carenza di manodopera in molti settori. La “guerra per i talenti” è una sfida prioritaria per le Risorse Umane, consapevoli dell’importanza della candidate experience.

Gli studi hanno dimostrato che una candidate experience scadente è potenzialmente dannosa per la performance economica dell’azienda (in particolare nel B2B), dato che il 60% dei candidati si dichiara pronto a boicottare prodotti/servizi in seguito a una cattiva esperienza.

Ti invitiamo a leggere il feedback di Virgin Media per saperne di più sui danni causati da una cattiva candidate experience.

È possibile misurare la soddisfazione dei candidati nei confronti del processo di recruiting nel suo complesso o di una fase in particolare.

Cleverconnect, ad esempio, invia un questionario di soddisfazione a tutti coloro che hanno utilizzato il video colloquio in differita.

Basta un semplice e breve questionario grazie al quale è possibile conoscere il tasso di soddisfazione o optare per label esterni come l’HappyIndex.

Inclusione

Le aziende vogliono tornare a crescere, ma non hanno perso di vista il loro ruolo sociale. Diversità, pari opportunità e inclusione sono tra le sfide HR più importanti per garantire un processo di recruiting giusto.

La politica di inclusione (genere, origini, età, formazione) richiede strumenti efficaci di monitoraggio delle assunzioni.

La legge fissa già obiettivi quantificabili a riguardo. Ogni azienda deve stabilire i propri obiettivi in base alla propria storia e sensibilità. Per noi è importante che ogni azienda sia in grado di identificare e valutare.

Esempi di indicatori rilevanti per misurare l’inclusione: % di donne nella forza lavoro; ripartizione dei dipendenti per fascia d’età; ripartizione dei dipendenti per tipo di contratto, ecc.

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