Si sente spesso parlare di Talent Operations, Recruitment o Recruiting Operations. I termini sono diversi, ma il concetto è sempre lo stesso! Difficile tradurre in italiano questa branca delle risorse umane. Tuttavia, possiamo descriverla come ogni attività volta ad aiutare i recruiter affinché possano essere il più efficienti possibile. Come? Ottimizzando le strategie e il processo di recruiting, nonché implementando gli strumenti utili alla selezione del personale (intelligenza artificiale, dati, digitalizzazione, ecc.). Cosa ci insegnano questi “nuovi” lavori?
Attività sempre più diffuse e orientate a favore della Talent Acquisition
Le Talent Operations (note anche come Talent Ops o Rec Ops per Recruitment Operations) esistono dalla fine degli anni 2010 e alcuni aspetti di queste attività esistevano già da tempo. Questi ruoli, non ben definiti, sono per il momento ancora marginali, anche se cominciano ad essere sempre più presenti in alcuni paesi, in particolare negli Stati Uniti.
La crisi sanitaria ha accelerato l’implementazione delle Talent Operations
A causa della crisi sanitaria e del suo impatto sul mercato, gli esperti di Talent Acquisition devono adattarsi a nuove sfide: carenza di candidati, candidati più esigenti, ecc. L’ottimizzazione del processo di recruiting non è più solo una sfida, ma una necessità.
Da cui l’importanza delle Talent Operations! Sta di fatto che le aziende iniziano a rendersi conto di quanto sia importante potersi affidare a un esperto in materia di recruiting.
Già nel 2020, in occasione dello studio “Talent Edge*”, è stato chiesto a 334 dirigenti e responsabili delle risorse umane di grandi aziende (America, Asia, Europa, Medio Oriente e Africa): “Nei prossimi anni, quali sono le strategie emergenti a cui la vostra azienda darà la priorità assoluta per migliorare l’acquisizione e la gestione dei talenti?”
Il 67% degli intervistati ha risposto “Talent operations e tecnologia” con una netta preferenza rispetto ad altre strategie, come: la mobilità interna, l’Employer branding, i social media, ecc.
*Deloitte & Forbes Insights
Le offerte di lavoro in materia di Talent Operations sono in forte aumento
Le offerte di lavoro relative alle Talent Operations / Recruitment Operations sono ormai in forte aumento.
Su LinkedIn, ad esempio, solo in Europa ci sono 80.000 posizioni vacanti nella categoria “Recruitment Operations” (ottobre 2022).
Se le grandi aziende o le società di consulenza sono i maggiori richiedenti di questo tipo di profilo, le aziende più piccole e le start-up non sono da meno. Questi profili si stanno infatti democratizzando sempre di più, ben oltre i confini americani.
Talent Operations specialist: supporto ai recruiter, senza esserne uno
La prima cosa da sapere è che i profili di Talent Operations non sono dei recruiter. Tuttavia, sono strettamente legati al mondo del recruiting, in quanto consentono ai team di Talent Acquisition di far fronte alle loro sfide quotidiane.
Recruiting Operations: fornire le soluzioni per far fronte alle sfide del recruiting
Le Recruiting Operations servono ad aiutare i recruiter a:
- Automatizzare le attività che richiedono troppo tempo
- Ridurre il time-to-hire
- Minimizzare i costi del recruiting
- Monitorare i dati e renderli più sicuri
- Trovare nuovi modi per attrarre talenti
- …
Il loro campo d’azione è molto vasto, proprio per questo esistono diversi tipi di Talent Operations.
Diversi lavori stanno nascendo nel campo delle Recruitment Operations
Gli esperti di Talent Operations hanno profili e specializzazioni diversi a seconda dell’azienda che li assume. Il loro ruolo cambia da un’azienda all’altra, in base a più criteri: settore, maturità, organizzazione, budget, ecc.
Campi di azione delle Talent Operations
I compiti degli esperti Talent Ops sono particolarmente diversificati. Si possono distinguere 5 diverse fasi principali su cui possono essere chiamati a lavorare.
Audit del processo di recruiting esistente
Il primo compito di un esperto di Recruitment Operations è forse il più importante. Si tratta di fare il punto sull’intero processo di recruiting già in atto all’interno dell’azienda:
- l’organizzazione interna e gli incarichi di ogni collaboratore,
- il budget dedicato al recruiting e come viene gestito,
- come vengono svolte le diverse attività (manualmente o automaticamente),
- i dati disponibili e il loro utilizzo,
- la qualità del recruiting,
- ecc.
Questi dati vengono raccolti internamente, ma anche grazie allo scambio di informazioni con i candidati, che rappresentano una fonte preziosa di informazioni sul funzionamento del processo di recruiting in corso.
Grazie a questa valutazione iniziale, può quindi procedere al miglioramento di uno o più punti critici emersi dall’audit, che si tratti di problemi organizzativi o riguardanti la candidate experience.
Definizione degli obiettivi e della strategia di recruiting necessaria per conseguirli
In collaborazione con i responsabili del recruiting (i team HR in senso lato e la direzione) il Talent Ops Specialist definisce gli obiettivi dell’azienda in termini di Talent Acquisition e Recruiting. A tal fine, deve avere una conoscenza approfondita del mercato e delle sue sfide, degli obiettivi dell’azienda, del suo posizionamento, ecc.
Gli obiettivi generali sono sempre accompagnati da traguardi concreti, espressi in cifre. Affidandosi a un esperto di Talent Operations, il processo di recruiting verrà migliorato sulla base dell’evoluzione di questi dati concreti grazie ai quali l’esperto misura l’efficacia delle proprie iniziative. Addio alle decisioni che “cambiano come il vento”!
L’ottimizzazione del processo di recruiting, che comprende ovviamente l’organizzazione del team di recruiting, è parte integrante dei suoi compiti. Identificando con precisione gli aspetti da migliorare, l’esperto mette in atto una strategia finalizzata a eliminare ogni punto d’attrito. I recruiter seguono quindi i consigli del Talent Operations Specialist per migliorare la loro produttività e la qualità del processo di recruiting.
Nella maggior parte dei casi la strategia viene strutturata in più fasi per dare la priorità ai problemi più importanti, valutando le soluzioni più efficaci con i team di recruiting, per poi adottare le azioni correttive su più ampia scala.
Implementazione e monitoraggio degli strumenti di supporto al recruiting
L’ottimizzazione dei processi è possibile utilizzando alcuni strumenti. L’esperto di Talent Operations ne è il garante: definisce le esigenze dell’azienda; sceglie lo/gli strumenti, li implementa e ne garantisce l’uso da parte dei team di selezione del personale; quindi, si occupa del follow-up e degli eventuali aggiornamenti.
Questi strumenti possono avere funzioni diverse, ma in linea di massima servono a:
- migliorare il sistema esistente, in particolare automatizzando il lavoro per renderlo meno dispendioso in termini di tempo (matching, scoring, intelligenza artificiale, ecc.)
- aggiungere nuove funzionalità al processo (programma di referral dei dipendenti o Employer branding grazie a un Enterprise Resource Planning (ERP), creazione e gestione di un pool di talenti con un Candidate Relationship Management (CRM)…)
Buono a sapersi: l’acronimo CRM è utilizzato per due strumenti:
- Candidate Relationship Management
- Customer Relationship Management
In definitiva, questi due tipi di piattaforme hanno funzionalità abbastanza simili, poiché l’acquisizione di talenti assomiglia sempre più a un processo di acquisizione di lead, obiettivo prioritario per gli esperti di marketing.
Per saperne di più: Recruiting e Marketing: due lavori sempre più simili
Training e accompagnamento al cambiamento interno
Nuovi processi, nuovi strumenti, nuovo programma… il tutto deve essere spiegato e adottato da tutti i team di recruiting (e non solo, pensiamo ad esempio agli Hiring Manager). Naturalmente, il responsabile delle Talent Operations non è mai da solo a mettere in atto i miglioramenti e, quando avrà completato il nuovo processo di recruiting, la maggior parte del personale sarà già a conoscenza del progetto. Tuttavia, ogni cambiamento implica la necessità di training e aggiornamenti regolari.
In alcune aziende, inoltre, alcuni team potrebbero essere riluttanti al cambiamento, in particolare se si tratta di strumenti digitalizzati. L’esperto deve quindi fare tutto il possibile affinché il cambiamento abbia luogo senza intoppi e gli strumenti vengano utilizzati dal personale. In caso contrario, intraprenderà azioni correttive per garantirne l’adozione.
Supervisione della performance e gestione dei dati
I dati sono la materia prima del Talent Operations Specialist! Grazie ad essi, può identificare eventuali problemi, trovare la soluzione e assicurarsi che gli obiettivi vengano raggiunti.
La diffusione di questi dati in formato accessibile è un aspetto molto importante del suo lavoro: si fa garante della buona comprensione dei risultati e, idealmente, diventa anche un ambasciatore in materia di strategie basate sui dati.
Per saperne di più: Quali indicatori (KPI) HR dovrebbero essere monitorati per migliorare la performance del processo di recruiting?
Organizzazione dei team di Talent Operations
Tutto dipende dall’azienda, dalle sue dimensioni e dal livello di preparazione a queste nuove funzioni HR.
Un solo specialista di Talent Operations
L’esperto si occupa della totalità delle Recruiting Operations (fattibile nel caso delle piccole imprese) o solo della parte che sembra essere più importante per l’azienda, lavorando spesso a stretto contatto con il team di recruiting.
Un team Talent Operations
Sono molteplici le specializzazioni nel campo delle Recruiting Operations. Avere un team interno dedicato può contribuire ad affrontare tutti gli aspetti del caso: strategia, ottimizzazione dei processi, gestione dei dati…
Per le aziende di medie dimensioni, questa soluzione sembra essere ideale. Soprattutto perché questa squadra può emanciparsi dal team di Talent Acquisition per diventare un vero e proprio partner aziendale.
Un’organizzazione orientata Talent Operations
Per alcune aziende, la presenza di una persona dedicata potrebbe non essere necessaria. Tuttavia, potrebbe essere opportuno organizzare il team di recruiting affinché si comporti come se stesse seguendo le direttive di un Talent Operations Specialist: basarsi sui dati, identificare gli elementi critici e migliorarli grazie a processi chiari e facili da implementare, redigere dei report, ecc.
Lanciarsi o convertirsi nel settore delle Talent Operations
Alcuni recruiter potrebbero quindi prendere in considerazione un cambiamento di carriera per questo tipo di posizione, così come un esperto di Talent Operations potrebbe invece specializzarsi in materia di recruiting.
Per saperne di più: Come diventare Talent Operations Specialist?
Candidate experience: un aspetto essenziale per le Talent Operations
Riduzione dei costi, ottimizzazione dei processi, aumento della produttività… come abbiamo visto, la presenza di un Talent Operations Specialist può apportare molto all’azienda in termini di efficienza.
Migliorare questi aspetti vuol dire conseguire un obiettivo sempre più importante per le aziende: migliorare la candidate experience. La soddisfazione dei candidati è essenziale vista la carenza attuale di talenti e la crescente difficoltà di trovare profili altamente qualificati.
Ecco perché l’implementazione di strumenti adeguati può contribuire in modo significativo a rendere più efficaci e rilevanti le diverse fasi del processo di recruiting, non solo per il selezionatore ma anche (e soprattutto) per il candidato.
