Empleos: 4 cosas para recordar sobre la experiencia en Talent Operations

Le métier de talent ops

Cada vez más se habla de Talent Operations, Recruitment Operations o incluso Recruiting Operations. Varios términos, pero la idea es la misma. Es complejo traducir esta rama de los RRHH al español. Sin embargo, la podemos resumir diciendo que es una función cuyo objetivo es ayudar a los equipos de reclutamiento a ser lo más eficientes posible. ¿Cómo lo hacen? Optimizando las estrategias y los procesos de reclutamiento e implementando herramientas de apoyo al reclutamiento (inteligencia artificial, datos, digitalización, etc.). Entonces, ¿qué podemos aprender de estos «nuevos» empleos?

Las funciones de Adquisición de Talento cada vez están más implantadas

Los empleos de Talent Operations (también conocidas como Talent Ops o Rec Ops por Recruitment Operations) existen desde finales de la década de 2010 y algunos aspectos de estas funciones llevan mucho más tiempo. Sin embargo, durante este periodo, estos roles  aún poco claros son bastante marginales, aunque si se puede observar que están más representados en algunos países, particularmente en Estados Unidos.

La crisis sanitaria aceleró la implantación de estos roles de Talent Operations

Con la crisis sanitaria y su impacto en el mercado, los expertos en Adquisición de Talento han de adaptarse a nuevos desafíos: escasez de candidatos, candidatos más exigentes, etc. Optimizar los  procesos de reclutamiento se convierte en algo más que un reto: es una necesidad.

Y en eso consiste el rol de  Talent Operations. La buena noticia es que las empresas están empezando a darse cuenta del valor de una función completa dedicada a un reclutamiento más eficaz.

Ya en 2020, el estudio «Talent Edge»* preguntó a 334 ejecutivos y responsables de RRHH de grandes empresas (América, Asia-Pacífico, Europa, Oriente Medio y África): «¿Cuáles son las estrategias emergentes que su empresa priorizará en los próximos años para mejorar la adquisición y gestión del talento?” 

El 67% de los encuestados respondió «Operaciones de Talento y Tecnología» muy por delante de otras cuestiones como la movilidad interna, la marca del empleador, las redes sociales, etc.

*Deloitte & Forbes Insights

Aumenta el número de ofertas de trabajo en Talent Operations

Desde entonces, el número de ofertas de empleo relacionadas con Talent Operations / Recruitment Operations ha ido aumentando.

Por ejemplo, en LinkedIn, solo en Europa, hay casi 80.000 puestos abiertos en torno al término » Recruitment Operations « (octubre de 2022).

Si las grandes empresas o consultorías son las que más demandan este tipo de perfiles, las empresas más pequeñas y las startups  no se quedan atrás. Estas profesiones en evolución son cada vez más populares , más allá de las fronteras estadounidenses.

Expertos en Talent Operations: apoyo a los reclutadores, pero no son reclutadores

Lo primero que hay que saber es que los perfiles de Talent Operations no son reclutadores. Sin embargo, están estrechamente vinculados al mundo del reclutamiento, ya que permiten a los equipos de Adquisición de Talento responder mejor a sus desafíos diarios.

Recruiting Operations : proporcionar las claves para afrontar los desafíos del reclutamiento

Los s Recruiting Operations están ahí para ayudar a los reclutadores a:

  • Automatizar las tareas que consumen tiempo
  • Reducir el tiempo de reclutamiento
  • Minimizar sus costes de reclutamiento
  • Rastrear los datos y hacerlos más seguros
  • Encontrar nuevas formas de atraer el talento

El alcance de su trabajo es muy amplio y por eso no hay un solo puesto de Talent Operations.

Existen diversas profesiones dentro de las Talent Operations

Los expertos en operaciones de talento tienen diferentes perfiles y especialidades según la empresa que los reclute. Su papel difiere de una empresa a otra, dependiendo de muchos criterios: sector, madurez, organización, capacidad de inversión, etc.

Los campos de acción de las Operaciones de Talento

Las misiones de Talent Ops son muy variadas. Hay 5 etapas principales en las que pueden tener que trabajar.

Auditoría de los procesos de reclutamiento existentes

La primera misión de un especialista en Recruitment Operations es casi la más importante. Se trata de hacer un balance de todo el proceso de reclutamiento que se lleva a cabo en la empresa:

  • la organización interna y las funciones de cada persona,
  • el presupuesto asignado al reclutamiento y cómo se construye,
  • la forma en que se realizan las tareas (manual o automáticamente),
  • los datos disponibles y su uso,
  • la calidad del reclutamiento…

Estos datos se recolectan internamente, pero también a través de los intercambios con los candidatos, que son valiosas fuentes de información sobre el estado del proceso de reclutamiento en marcha.

Gracias a esta evaluación inicial, puede actuar para mejorar uno o varios puntos conflictivos descubiertos durante la auditoría, ya sean problemas de organización o de experiencia de los candidatos.

Definir los objetivos y la estrategia de contratación que puede cumplirlos

Conjuntamente con los responsables de reclutamiento, los equipos de RRHH de manera amplia y la dirección, el experto en Talent Ops define los objetivos de la empresa en materia de adquisición de talento y reclutamiento. Para ello, debe conocer a fondo el mercado y sus desafíos, los objetivos de la empresa, su posicionamiento, etc.

Los objetivos generales van siempre acompañados de objetivos cuantitativos. De hecho, una de las ventajas de contar con un experto en Talent Operations es que mejora el proceso de reclutamiento basándose en datos reales y mide la eficacia de sus acciones a través de la evolución de estos datos. Se acabaron las decisiones de «dedos mojados».

Por lo tanto, la optimización del proceso de reclutamiento (que obviamente incluye la forma en que se organiza el equipo de reclutamiento) es una parte inherente a su trabajo. Al identificar las áreas de mejora, pone en marcha una estrategia adaptada para mejorar los puntos de bloqueo. A continuación, los reclutadores siguen las recomendaciones del especialista en Talent Operations para mejorar su productividad y la calidad del reclutamiento.

La mayoría de las veces, la estrategia se construye por etapas, de modo que los problemas más importantes puedan abordarse primero, probando lo que funciona mejor con los equipos de reclutamiento, y luego desplegando las acciones correctivas de forma más amplia.

Aplicación y seguimiento de las herramientas de apoyo al reclutamiento

La mayoría de las veces, la optimización de los procesos se consigue mediante herramientas. El experto en Talent Operations es el garante de ello: tanto en la definición de la necesidad, como en la elección de la herramienta (o herramientas), su implementación, su adopción por parte de los equipos de reclutamiento, así como su seguimiento y actualización.

Estas herramientas pueden tener diferentes funciones, pero la mayoría de las veces permiten :

  • O bien mejorar el sistema existente, en particular automatizando las tareas para que requieran menos tiempo (Matching, Scoring, inteligencia artificial, etc.)
  • O para añadir nuevas funcionalidades al proceso (Referral Program o programa de embajadores con un ERP (Enterprise Resource Planning), creación y gestión de un pool de talentos con un CRM (Candidate Relationship Management),…)
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Información útil : el acrónimo CRM se utiliza para dos herramientas. De esta manera, encontramos :

  • La herramienta de Candidate Relationship Management
  • La herramienta de Customer Relationship Management

En definitiva, estos dos tipos de plataformas tienen funcionalidades bastante similares, ya que la adquisición de talento se asemeja cada vez más a un proceso de adquisición de leads, que es fundamental para los expertos en marketing.

Más información : Reclutamiento y Marketing: dos profesiones cada vez más parecidas

Capacitación y gestión del cambio a nivel interno

Nuevos procesos, nuevas herramientas, nuevos programas… todo ello debe ser explicado y sobre todo adoptado por todos los equipos de reclutamiento (e incluso más allá, con los Hiring managers en particular). Por supuesto, el director de Talent Operations nunca está solo en la implementación de estas mejoras, y para cuando haya completado el nuevo proceso de reclutamiento, la mayoría de las partes interesadas ya estarán al tanto del proyecto. Pero cualquier cambio requiere formación y posteriormente actualizaciones periódicas.

Además, en algunas empresas, con algunos equipos, puede haber reticencia al cambio, sobre todo cuando se trata de herramientas digitales. Gran parte de su trabajo consiste en garantizar que este cambio se produzca sin problemas y que se adopten las herramientas. Si no es así, tomará medidas correctoras para garantizar su plena adopción.

Seguimiento de los resultados y desarrollo del uso de los datos

¡ La materia prima del experto en Talent Operations son los datos ! Con estos datos, puede identificar los problemas, probar las soluciones y asegurarse de que se consiguen los resultados.

La distribución de estos datos en formatos accesibles es un aspecto muy importante de su función. Es el garante de una buena comprensión de los resultados e, idealmente, también se convierte en embajador de los métodos basados en datos.

Más información: ¿Qué indicadores KPI de RRHH deberían controlarse para mejorar el rendimiento del reclutamiento?

Organización de los equipos de Talent Operations

Una vez más, todo depende de la empresa, de su tamaño y de su nivel de madurez con respecto a estas nuevas funciones de RRHH.

1 único especialista en Talent Operations

Este experto se encarga de todo el espectro de las Recruitment Operations (lo cual es factible para las empresas pequeñas) o sólo de una parte que parece ser la más importante para la empresa. A menudo depende del equipo de reclutamiento y trabaja estrechamente con él.

Un equipo de Talent Operations

Existen varias especialidades en las Recruitment Operations y contar con un equipo interno dedicado a estos temas puede ayudar a abordar todos los aspectos inherentes a esta función: estrategia, optimización de procesos, gestión de datos…

Para las empresas medianas, esto parece ser lo ideal. Sobre todo porque esta función puede dar un paso al costado y emanciparse del equipo de Adquisición de Talentos para convertirse en un verdadero socio comercial.

Una organización centrada en las Talent Operations

Para algunas empresas, incluso una persona dedicada no es necesariamente necesaria. Sin embargo, puede ser pertinente organizar los equipos de reclutamiento de manera que sigan las mismas líneas como si estuviera presente un experto en Talent Operations: basarse en los datos, identificar los factores perturbadores y mejorarlos a través de procesos claros y fáciles de implementar, realizar informes, etc.

Incorporarse o recalificarse en Talent Operations

Algunos reclutadores pueden considerar pasar a este tipo de puestos. Esto es, por supuesto, totalmente factible, al igual que un especialista en operaciones podría especializarse en cuestiones de reclutamiento.

Más información : ¿Cómo convertirse en especialista en Talent Operations?

La experiencia del candidato: un tema central en las Talent Operations

Reducción de costes, optimización de procesos, aumento de la productividad… como hemos visto, contar con un especialista en Talent Operations puede aportar mucho a una empresa en términos de eficacia.

Pero la mejora de todos estos puntos también sirve a un objetivo cada vez más esencial para las empresas: mejorar la experiencia del candidato. Porque la satisfacción del candidato es fundamental en un mundo donde la escasez de talento está más que presente y donde la adquisición de perfiles es más compleja.

Por ello, la implementación de herramientas de reclutamiento puede ayudar significativamente a que las diferentes etapas del proceso de reclutamiento sean más eficientes y relevantes, no sólo para el reclutador sino también (y sobre todo) para el candidato.

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