Go with the CRM-Flow: Wie Workflow-Automatisierungen Recruiting-Abläufe optimieren

Was bedeutet „Workflow Automation“ überhaupt?

Ziel einer Automatisierung ist es generell, aufeinanderfolgende manuelle Tätigkeiten durch automatische Schritte zu ersetzen und somit die Effizienz des gesamten Workflows zu steigern. Als Workflow versteht man dabei einen konkreten Arbeitsablauf mit immer den gleichen aufeinander folgenden Arbeitsschritten.

Beispiel Messekontakte: Auf einer Karrieremesse interessieren sich fünfzig Kandidat:innen für eine Ausbildung in Ihrem Unternehmen und tragen sich vor Ort in entsprechende Listen ein. Die Daten müssen im Anschluss manuell in die Datenbank eingepflegt werden. Je nach Ausbildungsziel erhalten die Kandidat:innen inhaltlich abgestimmte Follow-up-Mails aus der Personalabteilung. Ein Zeitaufwand von etlichen Stunden, ohne dabei eventuelle Fehler bei der Dateneingabe zu berücksichtigen. Läuft der gesamte Prozess digital und automatisiert ab, kostet er den Recruiter keine Minute, denn ab dem Moment, in dem die Kandidat:innen sich auf der Messe online registrieren, greift ein digitales Rädchen ins andere. Die Daten sind automatisch im richtigen Verteiler gespeichert und die Azubis in spe haben die E-Mail im Posteingang, noch bevor sie von der Messe zurück sind.

Bei der Workflow-Automatisierung geht es also darum, manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu digitalisieren und von einer Software automatisch im Hintergrund „erledigen zu lassen“. Dahinter steckt ein einfaches Wenn-Dann-Prinzip, bei dem auf einen Auslöser (Trigger) eine festgelegte Aktion (Action) folgt. Workflows sind daher geradezu ideal für die Automatisierung. Ihre vorhersehbare, lineare Struktur macht es einfach, entsprechende Trigger und die darauffolgende Action zu bestimmen. Durch diese Standardisierung des Workflows sinkt gleichzeitig auch die Fehlerquote auf nahezu null Prozent.

Warum ist Automatisierung im Recruiting sinnvoll?

Es gibt eine Reihe einleuchtender Gründe für Workflow-Automatisierungen – auch oder gerade im Recruiting, die in diesem Fall durch ein leistungsfähiges Candidate Relationship Management (CRM) oder teilweise auch durch ein modernes Bewerbermanagementsystem (BMS) erfolgen. Denn Reaktionsschnelligkeit und unkomplizierte digitale Bewerbungsprozesse werden von Kandidat:innen heutzutage vorausgesetzt, um als Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden. Aber auch hinsichtlich der eigenen Effizienz sollten Recruiting-Abteilungen über die Automatisierung bestimmter Abläufe dringend nachdenken, wollen sie in Zukunft konkurrenzfähig bleiben.

#1 Automatisierungen sparen Zeit

„Kleinvieh macht auch Mist“, weiß der erfahrene Landwirt und das Recruiting macht da keine Ausnahme. Für sich genommen ist das Versenden einer E-Mail, die Aktualisierung eines Datensatzes oder die Zuordnung zu einem bestimmten Verteiler keine große Sache und in der Regel schnell erledigt. In der Summe aber sind es genau diese einfachen, administrativen Tätigkeiten, die viel Zeit kosten. Zeit, die dem Recruiter für strategische Maßnahmen wie das Füllen von Talent-Pipelines, Networking oder die Überprüfung der Bewerberqualität fehlt.

#2 Automatisierungen verbessern die Candidate Experience

Nichts enttäuscht Bewerber:innen mehr, als auf eine Rückmeldung warten zu müssen und wochenlang nichts vom Arbeitgeber zu hören. Diese Verzögerungen in der Kommunikation können durch automatisierte Antworten und regelmäßige automatische Updates vermieden werden. Durch die reibungslose und schnelle Kommunikation verbessert sich also die Candidate Experience und damit steigert das Unternehmen seine Chancen, die besten Kandidat:innen für sich zu gewinnen.

#3 Automatisierungen verbessern die Qualität Ihrer Daten

Kandidatenprofile können automatisiert angelegt, in Talent Pools einsortiert und sogar mit Tags versehen werden. Fehler, die häufig bei einer manuellen Eingabe unterlaufen, werden so vermieden. Auch der Talentstatus kann automatisch aktualisiert und Talente ggf. einem anderen Pool zugewiesen werden – und zwar ohne Zeitverzögerung. Auf diese Weise stellen Sie zu jeder Zeit eine zielgruppenspezifische Kommunikation sicher. Workflow-Automatisierungen können sich also positiv auf die Aktualität und die Qualität ihrer Datensätze auswirken.

#4 Automatisierungen beugen DSGVO-Verstößen vor

Gerade im Recruiting ist das Thema Datenschutz omnipräsent. DSGVO-Verstöße bei der Speicherung und Verarbeitung von Kandidatendaten können das Unternehmen teuer zu stehen kommen. Was viele nicht wissen: Einwilligungen zur Datenverarbeitung müssen in regelmäßigen Abständen erneuert werden. Bei einem gut gefüllten Kandidatenpool verliert man schnell den Überblick. Datenschutzfreigaben können aber automatisch im Registrierungsprozess eingeholt und bereits da der Zeitpunkt zur Erneuerung der Einwilligung festgelegt werden – sowohl für einzelne Kandidat:innen als auch für Gruppen. Erfolgt die Zustimmung zur Datennutzung, kann vom System zum Beispiel eine erste Welcome-Email versendet werden. Steht die Erneuerung der Einwilligung an, so wird dieser Prozess ebenfalls automatisch angestoßen.

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Trigger and Action: Beispiele für automatisierte Prozesse im Recruiting

Wie sieht das Ganze nun in der Praxis aus? Die Basis für funktionierende Workflow-Automatisierungen ist eine smarte Software, zum Beispiel in Form eines CRM-Systems, das an Ihr Bewerbermanagementsystem angebunden ist. Diese nutzen innovative Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen, Predictive Analytics und Sprachverarbeitung, um bestimmte Recruiting-Aufgaben konsistent und zuverlässig zu erledigen. Automatisierbare Workflows finden sich in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses, am besten eignen sich aber wiederkehrende administrative Tätigkeiten, die durch einen konkreten Auslöser in Gang gesetzt werden.

Ein Praxisbeispiel zeigt, wie verschiedene automatisierte Workflows kombiniert werden können:

• Ein initialer Trigger kann das Anlegen eines neuen Datensatzes im Talentpool sein. Daraufhin wird das Talent automatisch per E-Mail um Zustimmung gebeten, seine Daten zu speichern und weitere Informationen zu schicken.
• Erteilt das Talent seine Zustimmung, setzt dieser Trigger automatisch eine Reihe weiterer Aktionen in Gang: Das Talent wird über den Eingang der Zustimmung benachrichtigt, bestimmten Verteilergruppen zugeordnet und erhält zum Beispiel die erste Email einer automatisierten Kampagne.
• Im Rahmen dieser Kampagne wird das Talent zu einem Event eingeladen, für das es sich registriert. Die Registrierung (Trigger) führt dazu, dass das Talent-Profil aktualisiert und mit einem neuen Schlagwort (Tag) versehen wird. Außerdem bekommt das Talent bis zum Event automatisch weitere Informationen zum Ablauf, Ansprechpartnern, Rednern usw. zugeschickt.
• Nach dem Event erhält das Talent automatisch eine Follow-up-Mail mit der Option, weitere inhaltliche Themenschwerpunkte zu wählen. Seine Wahl führt wiederum zur Vergabe neuer Tags und gegebenenfalls zur Weiterleitung einer passenden Stellenanzeige.
• Das Talent bewirbt sich auf die Stellenanzeige und wird automatisch in das BMS übernommen, woraufhin im CRM der Talent-Status automatisch aktualisiert wird.
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Fazit: Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Automatisierungspotenziale im Recruiting zu nutzen, bedeutet nicht etwa, das Menschliche in der Personalbeschaffung wegzurationalisieren. Ganz im Gegenteil: Workflow-Automatisierungen geben Recruitern den nötigen Freiraum, sich verstärkt den Tätigkeiten zu widmen, bei denen es auf ihre Persönlichkeit ankommt. Gleichzeitig werden administrative Arbeitsabläufe schneller, effizienter und fehlerfreier erledigt. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Recruiting-KPIs aus, sondern stärkt langfristig auch auf die Employer Brand.