[Webinar con Mazars] ¿Qué indicadores (KPI) de RRHH son necesarios analizar para mejorar el rendimiento del reclutamiento?

¿Cómo conciliar rapidez, productividad, eficacia, calidad, equidad, control de costes, etc. en tu proceso de reclutamiento? No es fácil, sobre todo si no hay un seguimiento o análisis de los resultados de las acciones emprendidas. Creamos una herramienta de seguimiento de 6 grandes temas de reclutamiento y preguntamos a Mazars sobre su cultura de datos y su estrategia basada en un seguimiento preciso de los KPI.

Desarrollar tu proceso de reclutamiento mediante el seguimiento de los indicadores de rendimiento (KPI)

El mundo del reclutamiento tiene que adaptarse constantemente a los retos del mercado. En ocasiones, las empresas se ven obligadas a replantear su estrategia de reclutamiento para ser más eficientes y competitivas en su sector. El análisis y la utilización de los datos recogidos sobre los procesos de reclutamiento son esenciales para construir esta estrategia y para evaluar su rendimiento.

Cuando una empresa se plantea el uso del seguimiento del rendimiento para mejorar sus resultados, hay que tener en cuenta una serie de factores :

  • la elección y priorización de los datos que se van a supervisar
  • la fiabilidad de los indicadores y de los datos recogidos
  • la capacidad de los equipos para tomar decisiones basadas en cifras
  • la difusión interna de estos resultados y su aculturación

Mazars comparte su cultura de datos y explica el rol central que desempeña en la mejora de sus procesos de reclutamiento de RRHH

En esta empresa, especializada en auditoría y asesoramiento financiero, 7 expertos reclutan cada año a más de 1.400 empleados y gestionan más de 70.000 candidaturas. ¿Cómo lo hacen?

4 puntos clave del webinar «¿Qué indicadores seguir para mejorar el rendimiento de sus reclutamientos?»

«Jugamos en la misma liga pero no tenemos las mismas armas.»

Cuando uno es un competidor en su mercado, no hay más remedio que destacar y ofrecer la mejor experiencia al candidato. El análisis de los datos facilita la identificación de las iniciativas más relevantes: las que llevan a los candidatos más cualificados y satisfechos a través del proceso de reclutamiento.

💡 En Mazars, se ha implementado un nuevo formato para las sesiones de reclutamiento de habilidades blandas que nos permite reclutar todos los perfiles para el año en sólo 6 meses (en comparación con los 9 meses con el antiguo formato).

«No se pueden utilizar datos solamente por utilizar datos»

Cada indicador debe tener un significado y el conjunto debe estar estructurado para :
activar rápidamente las áreas de mejora y cumplir los objetivos
construir una estrategia de recursos más apropiada para el año siguiente

💡 En Mazars, todas las decisiones de RRHH se basan en datos y contribuyen a la mejora continua del reclutamiento.

«Las cifras no mienten»

Los datos permiten evaluar mejor todo el proceso de reclutamiento, sus fuentes y resultados, ya sean cuantitativos (grandes volúmenes de reclutamiento) o cualitativos (un perfil particular).

💡En Mazars se ha reducido el uso de empresas de reclutamiento en favor del Referral Program y la creación de un nuevo puesto interno para el sourcing.

«No tenemos elección: los datos son esenciales para las empresas»

Además de recopilar y analizar un indicador, también es necesario saber leer los KPI en su conjunto y utilizar las herramientas de automatización para presentarlos de forma más adecuada y «marketear» la función de reclutador internamente.

💡 En Mazars, los datos de reclutamiento se mezclan con los datos del equipo de desarrollo de talento para identificar los canales de adquisición que proporcionan a los mejores candidatos… ¡y que se quedan!

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Herramienta: los 6 aspectos clave del reclutamiento para definir un conjunto de KPIs de RRHH adecuados

Nuestro cuadro de mando de Adquisición de Talentos permite ver de un modo rápido varios indicadores, su evolución en comparación con el periodo anterior y su divergencia con respecto al objetivo.

Basado en el libro «Hiring Success» de Jérôme Ternynck, éste se ha adaptado para abarcar más aspectos clave del éxito y proponer indicadores más accesibles y fáciles de seguir.

El cuadro de mando de Adquisición de Talentos presenta los 6 principales desafíos de un proyecto de reclutamiento e ideas para los KPIs a seguir. Por supuesto, puede adaptarse a las especificidades de la empresa, como es el caso de Mazars.

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Productividad

Medimos la noción de productividad a través del número de reclutamientos realizados por un reclutador en equivalencia a tiempo completo durante un periodo determinado («X reclutamientos durante el periodo realizados divididos por X reclutadores FTE»).

Este indicador es fácil de medir, pero resulta más complicado de mejorar.

¿Cómo puede aumentar el volumen de reclutamientos realizados anualmente sin comprometer la calidad del seguimiento realizado a cada candidato? Si invierte en herramientas de productividad que permitan a sus reclutadores liberar más tiempo, mejorará su ratio.

Ejemplo – Tuviste en 2021 :

  • 3 responsables de reclutamiento que dedicaron el 100% de su tiempo a reclutar
  • 1 DRH que dedicó el 10% de su tiempo al reclutamiento

A lo largo del año se realizaron un total de 36 reclutamientos.

Tu ratio de productividad fue de : 36 / (100% x 3 + 10% x 1) = 11,6 de reclutamiento/reclutador ETP

Velocidad

La noción de velocidad, que abarca la temporalidad, puede definirse como lo siguiente: el porcentaje de puestos cubiertos en un periodo de tiempo determinado.

Ejemplo :

  • A lo largo de 2021, planeaste reclutar :
  • 10 personas en Q1. Al final, contrataste a 6 personas en Q1 y a 4 en Q2, con lo que sólo se cubrió el
  • 60% de los puestos en el plazo previsto.

Mediante el seguimiento de este indicador, los responsables de reclutamiento tendrán que examinar los puestos que no se han cubierto a tiempo para entender cuáles pueden ser los obstáculos y poner en marcha un plan de acción asociado.

El indicador de tiempo promedio no es relevante aquí («% de empleos cubiertos en menos de x meses»), ya que hay demasiadas disparidades entre los empleos y los tipos de contrato. Por lo tanto, el promedio no será un buen indicador porque la variación es demasiado alta.

Calidad

La calidad del reclutamiento es un factor determinante. Si se ha evaluado y seleccionado correctamente a un candidato, teniendo en cuenta sus habilidades duras y blandas, así como su adecuación a los valores de la empresa, es muy probable que prospere en el puesto.

Así, el índice de retención a los 6 o 12 meses («% de empleados que siguen en su puesto 6 o 12 meses después de ser contratados») es un indicador sólido para evaluar la calidad de un reclutamiento. Es un indicador fácil de supervisar y controlar, especialmente para nuestros clientes.

El indicador de retención también ilustra la calidad de la incorporación. Si un empleado se va después de cinco meses, es probable que lo haya hecho por una mala incorporación del jefe.

En este caso, no se trata de un error en el reclutamiento para el puesto, sino de que la integración propuesta por el responsable es defectuosa.

Hay que tener en cuenta que las salidas durante los primeros 6 o 12 meses incluyen las salidas relacionadas con una decisión del empleado, así como las relacionadas con una decisión de la empresa – este indicador incluye, por tanto, la noción de satisfacción del candidato reclutado y del reclutador.

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Costes

Hemos separado la noción de costes de la de productividad porque creemos que la cuestión de los costes es un tema en sí mismo, asociado a un indicador específico.

El indicador que seguimos aquí es el coste por reclutamiento. Se expresa de la siguiente manera :

Suma de los costes externos (sourcing + ATS + comunicación de RRHH + agencias de reclutamiento + bolsas de trabajo) y de los costes internos (herramientas + salarios + costes estructurales) relacionados con el reclutamiento divididos por el número de personas reclutadas durante el periodo.

Para más información, el cálculo ha sido bien explicado por Laurent Brouat de L’Ecole du Recrutement en este artículo.

La experiencia del candidato

No se debe permitir que la pandemia oculte la verdadera tendencia subyacente de escasez de mano de obra en muchos sectores. La «guerra por el talento» es, en efecto, una cuestión prioritaria para los RRHH, que son conscientes de la importancia de la Experiencia del Candidato

Los estudios han demostrado que una mala experiencia del candidato es potencialmente perjudicial para los resultados económicos de la empresa (especialmente en el B2B), ya que el 60% de los candidatos dicen estar dispuestos a boicotear productos/servicios tras una mala experiencia.

Te invitamos a leer los comentarios de Virgin Media para saber más sobre los daños causados por una mala experiencia del candidato.

Es posible medir la satisfacción de los candidatos en todo el proceso de reclutamiento o en una etapa determinada.

Cleverconnect, por ejemplo, ofrece un cuestionario de satisfacción a todas las personas que han utilizado su solución de video entrevista en diferido.

Para las trazabilidades globales, un simple cuestionario rápido puede dar muy buenos resultados para conocer el índice de satisfacción u optar por etiquetas externas como HappyIndex.

Inclusión

Las empresas quieren volver a crecer en 2021, pero no han perdido de vista su papel social y societario. La diversidad, la igualdad de oportunidades y la inclusividad son algunas de las preocupaciones de RRHH que hay que seguir para que el proceso de reclutamiento sea virtuoso.

La política de inclusión (género, orígenes, edad, educación) requiere herramientas eficaces de seguimiento del reclutamiento.

La ley ya establece objetivos cuantificables para estos criterios. Cada empresa debe fijar sus propios objetivos en este ámbito en función de su historia y sensibilidad. Para nosotros, el objetivo radica sobre todo en que cada empresa identifique y mida.

Ejemplo de indicadores significativos para medir la inclusión: % de mujeres en la plantilla; distribución de los empleados por grupos de edad; distribución de los empleados por tipo de contrato…

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