Employee referral: la guida completa per gli esperti di recruiting

Ci sono recruiter che non hanno mai utilizzato l’employee referral per trovare profili qualificati, mentre altri utilizzano già questa tecnica di selezione del personale e sono consapevoli dei notevoli vantaggi che ne derivano. Cos’è l’employee referral e perché è importante? Cosa rappresenta per la tua strategia di recruiting, per i recruiter e per coloro che propongono un candidato o si candidano? Come puoi ottenere il meglio da questo prezioso canale di sourcing?

Employee referral: definizione di questo canale di recruiting

Il recruiting è un’arte e la fase del sourcing una tappa piena di sfide, soprattutto vista l’attuale carenza di candidati in Italia e in Europa. Le tecniche per trovare la perla rara sono molteplici, ma i canali di recruiting “tradizionali” (job board, annunci di lavoro sui social media, agenzie di selezione del personale, ecc.) non sono più sufficienti e/o sono sempre più costosi.

Ottieni il meglio da nuovi canali che rispondono alle attuali sfide in materia di recruiting, come: employee advocacy (i dipendenti sono gli ambasciatori del tuo employer branding), talent nurturing (interagisci con i tuoi pool di talenti per costruire relazioni a lungo termine) e infine ultimo, ma non per importanza, l’employee referral.

Integrandoli nella tua strategia di recruiting (senza rinunciare agli altri canali di sourcing), non hai nulla da perdere, ma tutto da guadagnare!

Cos’è l’employee referral?

L’employee referral è una tecnica di recruiting sempre più diffusa, che coinvolge contemporaneamente recruiter e dipendenti. È proprio questo il suo principale punto di forza: si avvale dei collaboratori di un’azienda e del loro social network per identificare potenziali candidati qualificati.

La proposta del candidato è fatta da un dipendente, poiché un membro della loro rete sociale (di solito un professionista) risponde ai criteri di selezione dell’annuncio di lavoro. Il dipendente propone il profilo solo dopo aver parlato con quest’ultimo in merito al posto di lavoro vacante e alla propria azienda. Se la persona desidera candidarsi, entra a fare parte del processo di recruiting “classico”. In questo caso, però, il talento conosce già il posto di lavoro e l’azienda; se decide di candidarsi, vuol dire che è veramente interessato.

Dal canto suo, il dipendente che ha proposto un talento beneficia di vantaggi (bonus, premi, regali) se il profilo che ha identificato viene assunto.

Spesso confuso con il “pistone” o la semplice raccomandazione, l’employee referral ha invece la particolarità di seguire regole precise, predefinite dall’azienda.

Scopri di più: Recruiting e referral dei dipendenti: definizione, glossario e sinonimi

Referral, referrer: a cosa serve l’employee referral?

Di solito, i recruiter cercano “da soli” i profili che corrispondono alla posizione vacante. In alcuni casi possono essere accompagnati da agenzie di recruiting specializzate e in genere lavorano in stretta collaborazione con gli hiring manager (responsabili che vogliono assumere una persona per integrarla nel proprio team).

L’employee referral apre le porte del recruiting ai dipendenti dell’azienda: i collaboratori diventano gli ambasciatori dell’employer branding.

  • Referrer: un collaboratore che propone uno o più membri del proprio social network per un posto di lavoro specifico
  • Referral: una persona che fa parte del social network di un dipendente e che decide di candidarsi dopo essere stata convinta dal collaboratore stesso
  • Recruiter: stabilisce le regole dell’employee referral e integra il referral nel processo di selezione del personale “standard”
  • Hiring manager: incontra il referral, che ha passato le fasi di preselezione con il recruiter, nel quadro di un processo di recruiting “standard”

Il fatto di essere presentati da un collaboratore non dà al candidato maggiori possibilità di essere assunto. Tuttavia, il suo profilo potrebbe essere qualitativamente superiore ad altri profili provenienti dalle job board, ad esempio. Ciò è dovuto al fatto che il candidato ha ricevuto tutte le informazioni necessarie in merito al posto di lavoro, all’azienda e che le sue qualità e competenze sono praticamente garantite dal dipendente che ha proposto il suo profilo.

Scopri di più: Employee referral: quale ruolo per referrer e referral?

In cosa consiste un programma di employee referral?

Come abbiamo già visto, l’employee referral deve seguire delle regole predefinite per non essere percepito come una raccomandazione. Le regole devono essere chiare per tutte le parti interessate, affinché l’employee referral possa essere un successo in termini di trasparenza.

Un programma di referral dei dipendenti non è altro che la concretizzazione della strategia di employee referral. Definisce il processo di referral all’interno dell’azienda:

  • Posizioni aperte al referral dei dipendenti (non è obbligatorio utilizzare l’employee referral per tutte le posizioni vacanti)
  • Azioni possibili da parte dei dipendenti (presentare dei profili, condividere annunci di lavoro e/o contenuti aziendali, ecc.)
  • Condizioni per l’assegnazione del bonus o altri premi
  • Fasi del processo di recruiting e compiti di ciascuno

Non esiste un programma di referral dei dipendenti uguale all’altro, ma deve essere messo in atto per fornire un quadro di riferimento e assicurarsi che tutti gli interlocutori siano a proprio agio con il processo.

Più il programma è chiaro e attraente, più i dipendenti vorranno partecipare e proporre talenti che fanno parte del loro social network. Sarebbe un peccato perdere questo prezioso pool di talenti, che possono essere facilmente convinti grazie ai tuoi collaboratori!

Secondo un rapporto di Nielsen, infatti, il 78% degli utenti di Internet si fida di più delle informazioni fornite dai propri colleghi che dal marchio.

Quali sono i vantaggi dell’employee referral per le aziende?

Se più dell’80% dei datori di lavoro ritiene che il referral dei dipendenti sia il miglior canale di sourcing in termini di ritorno sull’investimento (Career Builder), non è un caso!

Il ricorso al referral dei dipendenti presenta molti vantaggi per tutti coloro che sono coinvolti nel processo.

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Aziende e recruiter: l’employee referral per attrarre candidati qualificati

Secondo HR Cloud, i candidati passivi sono il 73%. Una percentuale che varia in base al periodo, al settore e alla posizione lavorativa.

Non bisogna però trascurare i candidati che non sono alla ricerca attiva di un posto di lavoro, ma che potrebbero essere aperti a nuove opportunità o facilmente attratti da una nuova esperienza professionale.

Spesso questi candidati possiedono tutte le qualità che stai cercando, ma sono difficili da raggiungere: l’employee referral ti permette di farlo! Anche se non sono alla ricerca attiva di un lavoro, sono in relazione con i loro social network, in particolare quelli professionali. Se i dipendenti condividono contenuti relativi al tuo brand o alle tue offerte di lavoro, avranno la possibilità di raggiungere questipotenziali candidati senza che tu debba pagare per pubblicare un annuncio.

Oltre a essere un canale di recruiting adatto ai candidati passivi, l’employee referral permette un primo screening delle candidature: i collaboratori proporranno solo profili di cui si fidano per non mettere in gioco la propria reputazione.

La prova, secondo The HR Tech Weekly: un referral su 5 viene assunto, contro un candidato su 100 grazie ai canali di recruiting tradizionali. La qualità di questi profili non è più da dimostrare, ma è sempre possibile avere candidati sempre più qualificati o un maggior numero di referral.

Contrariamente a quanto si possa pensare, il referral dei dipendenti non porta alla selezione di “cloni”. È vero che i network dei tuoi collaboratori includono persone provenienti dalle stesse aziende, ma non necessariamente dagli stessi reparti/team; dalle stesse scuole, ma non necessariamente con la stessa esperienza, e via dicendo. Quindi i profili dei referral non sono uguali a quelli dei dipendenti che li propongono. Hanno solo qualche tratto in comune, in particolare per quanto riguarda le loro aspettative nei confronti dell’azienda: la relazione che hai instaurato con il tuo collaboratore è tale che desidera introdurre uno dei suoi conoscenti nella tua azienda!

Employee referral: quali vantaggi per collaboratori e referral?

Qual è il principale vantaggio dell’employee referral per collaboratori e futuri dipendenti? Semplicemente, sentirsi integrati e coinvolti.

Secondo Icims, un referral rimane in azienda il 70% in più rispetto a un profilo assunto tramite un altro canale di recruiting. L’employee referral è quindi un buon inizio per un rapporto di fiducia a lungo termine con il datore di lavoro e i team interni!

Per i dipendenti è un modo per sentirsi coinvolti nella vita dell’azienda, nel suo sviluppo e successo. È anche il miglior modo per ottenere le ricompense promesse in cambio della partecipazione al processo di recruiting, secondo quanto definito dal programma di referral dei dipendenti: bonus, vantaggi, regali, ecc.

Ovviamente l’engagement e la fedeltà dei dipendenti vanno anche a vantaggio dell’azienda. Una soluzione “win-win”!

Perché l’employee referral facilita l’onboarding?

Come abbiamo già visto, i referral restano più a lungo! Ciò può essere dovuto al fatto che il loro profilo e la loro personalità corrispondono ai valori dell’azienda.

Potrebbe anche essere il risultato di un buon onboarding. Secondo Workelo, l’80% dei nuovi dipendenti decide se rimanere o meno in un’azienda entro i primi 6 mesi.

L’employee referral è un vero e proprio vantaggio in fase di onboarding. Grazie agli scambi tra il tuo collaboratore e il talento che propone (referral), quest’ultimo avrà già ricevuto una serie di informazioni sull’azienda:

  • Organizzazione dei team
  • Obiettivi e progetti
  • Strumenti e processi in uso
  • Cultura aziendale
  • Ecc.

È sicuramente più facile integrarsi in un team o più in generale in un’azienda di cui si conosce il funzionamento… soprattutto quando si conosce qualcuno che fa già parte dell’azienda stessa!

Comunicazione interna e retention: l’importanza dell’employee referral

La retention dei dipendenti è un fattore molto importante per tutte le aziende. Ovviamente i dipendenti si aspettano che l’azienda offra loro prospettive di carriera, aumenti di stipendio, training, progetti interessanti… ma anche trasparenza in merito alla vita dell’azienda.

La comunicazione interna serve proprio a questo: spiegare, informare, coinvolgere. Puoi avere una comunicazione costante grazie all’employee referral: oltre a fornire una panoramica delle posizioni lavorative vacanti nell’ambito del programma di referral dei dipendenti, puoi condividere contenuti interessanti con i tuoi collaboratori, che possono trasmetterli al loro gruppo di contatti. Guidali verso le best practices: saranno interessati e gioveranno anche ai tuoi interessi.

La maggior parte dei programmi di referral dei dipendenti si avvale della gamification, che scopriremo più avanti in questa guida e può essere utilizzata per organizzare concorsi o valorizzare le persone particolarmente coinvolte… in breve, un ottimo metodoper dare la meritata visibilità e coinvolgere i tuoi collaboratori nelle attività HR.

Scopri di più: Programma di referral dei dipendenti: pianificare la propria strategia di comunicazione interna

Come creare e gestire un programma di referral?

Definizione “employee referral”: OK. Vantaggi per tutte le parti interessate: OK. Ma in pratica, come si crea un programma di referral dei dipendenti? Ecco i punti chiave per integrare questa tecnica nella tua strategia di recruiting.

Definire gli obiettivi dell’employee referral per la tua azienda

Innanzitutto, è bene sapere che l’employee referral non è strettamente necessario per tutte le aziende. È fondamentale per le aziende che reclutano profili rari, soprattutto quelli difficili da reperire sul mercato. Alcune aziende che reclutano in massa profili più “facili” da trovare non avranno necessariamente bisogno di questo tipo di programma.

Il primo passo consiste nel fare il punto della situazione sulle proprie esigenze in materia di recruiting: dove riscontri maggiori difficoltà e dove avresti bisogno dell’aiuto dei tuoi collaboratori per trovare profili qualitativi.

Employee referral: quali posti di lavoro e quali profili?

Per definire il programma, è necessario rispondere a una serie di domande. Queste domande riguardano in particolare le posizioni lavorative che vorresti ricoprire grazie all’employee referral (posizioni con competenze tecniche specifiche, posizioni manageriali, ecc.), la disponibilità dei dipendenti che sarebbero propensi a proporre dei profili, cosa devi fare per motivarli, ecc.

Anche se i posti da assegnare non sono di natura tecnica, potresti essere alla ricerca di profili con soft skill specifiche: l’employee referral può essere di grande aiuto anche per questo tipo di selezione.

Non redigere da solo l’elenco degli obiettivi e delle priorità, coinvolgi i tuoi interlocutori interni. In questo modo il tuo programma di referral sarà più pertinente e su misura per la tua azienda.

Best practices per il lancio di un programma di referral dei dipendenti vincente

Ci sono alcune buone pratiche da tenere a mente in fase di definizione del programma di referral dei dipendenti:

  • Definire criteri di selezione chiari, affinché i dipendenti possano capire il tipo di profilo che stai cercando
  • Prevedere tappe semplici e veloci per evitare di scoraggiare sia i collaboratori che i potenziali candidati
  • Essere trasparenti su premi, bonus e condizioni per ottenerli
  • Comunicare periodicamente grazie ai canali a tua disposizione per spiegare il programma di referral dei dipendenti ed esortare alla partecipazione
  • Coinvolgere i Team manager affinché siano una fonte di coinvolgimento per i loro team a favore del programma di referral
  • Diffondere contenuti che presentino l’azienda: cultura, obiettivi, vantaggi, ecc. e che possano essere condivisi dai dipendenti
  • Chiedere puntualmente a referral e dipendenti la loro opinione per continuare a migliorare il programma di referral dei dipendenti

Attenzione agli errori da evitare, come: gestire manualmente il programma di referral dei dipendenti, non tenere conto degli indicatori di risultato, confondere employee referral e raccomandazione, ecc.

Scopri di più: Employee referral: buone e cattive pratiche

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Come essere sicuri della performance di un programma di referral dei dipendenti?

Una cosa è certa: non dovresti lanciare il tuo programma di referral dei dipendenti senza aver prima definito le aree di miglioramento della tua strategia attuale. Hai bisogno di più candidati? Se sì, quanti? Vuoi aumentare il tuo tasso di conversione? Ridurre il numero di colloqui? Hai bisogno di migliorare la tua reputazione come datore di lavoro?

Sarai quindi in grado di misurare la performance del tuo programma di referral dei dipendenti.

In funzione della tua strategia, ti consigliamo di monitorare:

  1. Engagement rate dei collaboratori lungo tutte le fasi del programma di referral
  2. Tasso di conversione (candidati/assunzioni) rispetto ad altri canali e in generale
  3. Durata del processo di recruiting rispetto ad altri canali e in generale
  4. Costi recruiting rispetto ad altri canali e in generale
  5. Tasso di soddisfazione dei candidati e dei collaboratori

Scopri di più: Quali KPI utilizzare per misurare il successo del tuo programma di referral dei dipendenti?

Gestire il programma di referral dei dipendenti a lungo termine

Il lancio di un programma di referral dei dipendenti è “solo” la prima tappa. Il passo successivo consiste nel gestire il programma e assicurarsi che duri nel tempo. Per fare ciò, è necessario:

  • Seguire il piano iniziale e analizzare i risultati ottenuti per apportare eventuali modifiche, se necessario
  • Integrare il programma nel piano di comunicazione interna della tua azienda
  • Trovare dipendenti motivati, formarli, coinvolgerli e far sì che diventino ambasciatori del programma di referral dei dipendenti
  • Valorizzare i risultati, comunicare le cifre chiave
  • Capitalizzare sui referral che non sono stati selezionati aggiungendoli al tuo pool di talenti

Premi e bonus: come fare la scelta giusta?

È uno dei punti più delicati dell’employee referral e forse il più dibattuto dai team di recruiting, tanto che a volte le aziende omettono bonus e premi perché non riescono a prendere una decisione a riguardo. Che peccato!

Quindi, bisogna ricompensare chi propone un potenziale candidato? Se sì, come?

I premi sono obbligatori?

La risposta è sì. Legalmente parlando il premio non è obbligatorio nell’ambito del programma di referral dei dipendenti. Tuttavia è opinione comune pensare che un premio sia appropriato, tanto più che questa forma di employee referral sta prendendo sempre più piede.

Ciò non vuol dire che qualsiasi dipendente riceverà un premio: dovresti ricompensare il collaboratore che ha presentato un profilo concludente, ossia che:

  1. Si è candidato
  2. Ha passato con successo tutte le fasi della selezione
  3. È stato selezionato
  4. Ha firmato un contratto di lavoro
  5. Ha superato il periodo di prova (facoltativo)

Potresti anche decidere di premiare i collaboratori che hanno proposto un profilo anche se quest’ultimo ha passato con successo solo una parte delle suddette tappe. Attenzione: ricompensare non vuol dire per forza offrire un bonus.

Potresti anche ricompensare azioni minori, come: condivisione dell’offerta di lavoro o dei contenuti riguardanti l’employer branding, partecipazione ai job dating, ecc.

Bonus, regali, ricompense: le opzioni per ringraziare i dipendenti

I tuoi dipendenti potrebbero voler partecipare al tuo programma di referral anche senza ricevere nulla in cambio. Per essere certi di motivare il maggior numero possibile di collaboratori, è comunque consigliabile prevedere delle ricompense. In base al tuo programma di referral dei dipendenti, ci sono diverse possibilità:

Tipologia di premio Esempio di attribuzione
Un bonus il cui importo dipende dal profilo ricercato Per i collaboratori che hanno proposto un profilo, che è stato assunto e ha superato il periodo di prova
Un buono regalo presso un negozio online o un dono a favore di un’associazione Per i collaboratori che hanno proposto un profilo che è stato selezionato dai recruiter
Una cena o un team building annuale Per i collaboratori che hanno proposto da 1 a 5 referral nel corso dell’anno
Goodies aziendali Per i collaboratori che hanno condiviso almeno 1 contenuto aziendale al mese sul proprio social network

Sono solo alcuni esempi, ma dai libero sfogo alla tua creatività (e al budget) per definire premi e bonus che meglio si adattano alla tua strategia di employee referral.

Il costo reale dell’employee referral

Si dice spesso che l’employee referral sia uno dei canali di sourcing con il miglior ritorno sull’investimento. Il costo principale, infatti, corrisponde all’importo del bonus (incluse le tasse) e delle altre eventuali ricompense.

Sei tu a scegliere e gestire i costi, ma soprattutto non dovrai pagarli qualora il referral non dovesse essere selezionato.

Ti consigliamo di prevedere uno strumento di digitalizzazione per il tuo programma di referral dei dipendenti. Il relativo costo dovrà essere aggiunto a quello dei premi, ma grazie a questa opzione indispensabile per automatizzare il tuo programma di referral dei dipendenti (e ottenere il migliore risultato possibile), i costi di selezione del personale via referral dei dipendenti saranno molto probabilmente inferiori rispetto a qualsiasi altro canale di sourcing.

Ciò è dovuto anche al fatto che i costi di recruiting tengono conto del turnover e che un referral ha più probabilità di rimanere più a lungo in azienda.

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In che modo la gamification migliora l’employee referral?

È possibile impostare un programma di referral dei dipendenti senza bonus o premi, ma come abbiamo già detto, correresti il rischio che i dipendenti non si iscrivano!

Attenzione: ricevere denaro o regali non è l’unica motivazione per i collaboratori che aderiscono al programma di referral dei dipendenti. Sicuramente amano essere ricompensati, ma soprattutto amano giocare!

In cosa consiste la gamification nel recruiting?

La gamification comprende tutti i meccanismi che associano il gioco ad azioni svolte in un contesto professionale.

Nel settore del recruiting, la gamification è associata principalmente al referral dei dipendenti e all’employee advocacy (essere ambasciatori del marchio del proprio datore di lavoro). Ogni azione può essere premiata, così come il superamento di determinate fasi della selezione, proprio come accade nei videogiochi, che sono fonte di ispirazione per le tecniche di gamification.

Gamification & employee referral: il binomio vincente per motivare i team

Perché l’employee referral e la gamification funzionano così bene insieme? È importante ricordarsi che il programma di referral dei dipendenti non è obbligatorio, i collaboratori partecipano di propria spontanea volontà! Uno degli obiettivi dell’employee referral è anche quello di coinvolgere e motivare i dipendenti.

Il fatto che ogni azione relativa all’employee referral possa essere premiata è anche un modo per lanciare una sfida a cui ogni dipendente può prendere parte, anche se il suo social network non è pieno di profili rari. Un’ottima opportunità per mettere tutti sullo stesso piano!

È proprio questo uno dei principali vantaggi della digitalizzazione del programma di referral dei dipendenti: il programma può essere completamente automatizzato in tutta semplicità.

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La digitalizzazione è la chiave del successo per l’employee referral?

Ha senso digitalizzare un programma di referral dei dipendenti se ne gestisci già uno manualmente. In caso contrario, sarebbe meglio prevedere fin dall’inizio un programma di referral digitalizzato: i risultati saranno visibili subito e più facilmente, dedicando meno tempo alla configurazione del programma.

Automatizzare e semplificare l’employee referral per recruiter, referral e collaboratori

Un programma di referral dei dipendenti digitalizzato presenta una serie di vantaggi, tutti legati alla semplificazione del processo:

  • Lo strumento concretizza il tuo programma di referral dei dipendenti attribuendo dei punti per ogni azione (nel rispetto di alcuni limiti che puoi definire per avere il controllo della situazione)
  • Tutte le azioni di contatto sono automatizzate, non devi quindi inviare le e-mail manualmente
  • Ogni proposta di referral è visibile, in modo trasparente, su uno strumento comune per il recruiter, il referral e il collaboratore
  • I tempi di selezione sono ridotti grazie all’automazione e la soddisfazione dei candidati è quindi ottimizzata
  • I dati relativi alla performance del tuo programma di referral dei dipendenti sono disponibili in un formato facile da comprendere e da condividere
  • Ecc.

Un programma di referral dei dipendenti efficace è necessariamente supportato da uno strumento di digitalizzazione.

Le opzioni offerte dalle piattaforme di referral dei dipendenti per ottimizzare il tuo programma

Una piattaforma di referral dei dipendenti offre sempre opzioni interessanti per renderti la vita più facile.

Opzione Vantaggio
Accessibilità Disponibile tramite PC o applicazione mobile, per tutti gli usi
Condivisione sui social media Condivisione automatizzata dei contenuti sui diversi social media dei tuoi collaboratori
Storico Monitoraggio per misurare l’efficacia del tuo programma di referral dei dipendenti nel tempo
Newsletter Invio di newsletter automatiche ai collaboratori per invogliarli ad agire

Si tratta di esempi non esaustivi, quindi non esitare a scoprirne altri.

Come scegliere lo strumento giusto per l’employee referral?

Esistono diversi strumenti sul mercato che ti permettono di digitalizzare il tuo programma di referral dei dipendenti. Devi scegliere lo strumento che fa per te, prestando attenzione a 3 criteri importanti.

Una piattaforma, piuttosto che un semplice strumento di referral dei dipendenti

Lo strumento scelto può comprendere altre soluzioni che facilitino il recruiting: un sistema per la gestione del Brand Ambassador Program, un sistema per la gestione del pool di talenti, ecc.

Una piattaforma di employee referral che può essere integrata con il tuo ATS

Non puoi permetterti di perdere tempo per gestire strumenti diversi che non sono compatibili tra loro. Devi scegliere una piattaforma di employee referral in grado di integrarsi automaticamente all’ecosistema digitale esistente, di cui fa parte il tuo ATS (Applicant Tracking System).

Conformità agli standard GDPR

Per garantire la protezione dei dati dei candidati, affidati a uno strumento in grado di soddisfare tutti i requisiti del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati).

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