Wir leben in einer Welt, in der es immer weniger Bewerbende mit zugleich immer höheren Ansprüchen gibt. Aber kann es sein, dass Sie in Ihrer Talent Acquisition Strategie einen wertvollen Sourcing-Kanal übersehen? Vielleicht gibt ja Ihr Pool an Bewerbenden genau das her, was Sie zur Erweiterung Ihrer Belegschaft suchen. Um aus diesem Pool Kapital schlagen zu können, muss er jedoch gut strukturiert sein. Wie lässt sich ein Talent Pool optimieren, sodass man ihn anschließend bestmöglich nutzen kann?
Eine langfristige Strategie zur Talent Acquisition
Das Recruiting gleicht heutzutage immer mehr dem Marketing. Wenn aus Prospects keine Kund:innen werden, wandern sie in eine Datenbank und können später mithilfe einer Nurturing-Strategie reaktiviert werden. Denn das Leben der potenziellen Kundschaft kann sich in wenigen Monaten verändert haben, ebenso wie ihre Wünsche und Bedürfnisse. Dasselbe Prinzip gilt auch für Bewerbende!
Aufbau eines Talent Pools
Ihr Pool kann sich aus verschiedenen Profilen zusammensetzen:
- ehemalige Mitarbeitende, die zu „Boomerang-Mitarbeitenden“ werden könnten
- Profile von Bewerbenden, die nicht ausgewählt wurden (Bewerbungen auf Stellenanzeigen oder Initiativbewerbungen)
- „Silver Medalists“, d. h. Bewerbende, die im Einstellungsverfahren auf Platz zwei landen
- Praktikant:innen und Studierende, die in einigen Jahren als potenzielle Mitarbeitende in Frage kommen
- Profile, die über Sourcing auf externen Plattformen wie z. B. Social Media gefunden wurden
- usw.
Aber Vorsicht: Sie sollten die Profile nicht einfach „für alle Fälle“ beiseite legen. Das funktioniert nicht. Damit Ihr Pool nutzbar ist, muss er ein fester Bestandteil Ihrer allgemeinen Recruiting-Strategie sein (als eigenständiger Hebel) sowie im Vorfeld gut durchdacht, organisiert und strukturiert sein.
Sie müssen also Ihre Datenbank aufarbeiten und Ihre Kontakte entsprechend Ihren Bedürfnissen und Ihrer Strategie nach Profil, Potenzial und Kompetenzen klassifizieren.
Das richtige Tool: Ein BMS zur Strukturierung Ihres Talent Pools
Das Bewerbermanagementsystem (BMS) hilft bei der Entscheidungsfindung. Mithilfe dieses Tools können Recruiter:innen das Profil und die Bewerbung einer Person analysieren. Was den Bewerberpool betrifft, so verfügen die meisten BMS über eine sogenannte „Tag“-Funktion, mit der jedem Profil bestimmte Kriterien zugewiesen werden können. Beispielsweise können Sie den Profilen Tags wie „iOS-Entwickler:in“ oder “Sales“ hinzufügen. Das erleichtert Ihnen später die Suche.
Überlegen Sie sich gut, welche verschiedenen Tags Sie vergeben möchten. Nehmen wir noch einmal das Beispiel „iOS-Entwickler:in”. Wenn Sie sechs Monate später andere Tags wie „App Developer“, „Mobile-Entwickler:in“ oder „Android-Entwickler:in“ verwenden, werden Sie Ihre Daten wohl kaum erfolgreich zentralisieren und leicht abrufbar machen können. Sie müssen sich also langfristig auf eine standardisierte Terminologie festlegen.
Personalisierter Kontakt mit Ihren Talenten
Ihr Talent Pool wurde angelegt und verfügt über die nötigen Tag-Optionen. Jetzt geht es darum, eine echte Beziehung zu den Talenten aufzubauen. Sie könnten damit beginnen, jeden Monat automatische E-Mails zu versenden, um sich über ihre aktuelle Situation zu informieren. Doch das wird mit großer Wahrscheinlichkeit nicht funktionieren, da eine solche E-Mail nicht den Eindruck erwecken wird, dass Sie den:die Empfänger:in tatsächlich kennen.
Warum nicht lieber einen Prozess entwickeln, um die gesammelten Daten für automatisierte, personalisierte und zielgerichtete E-Mail-Kampagnen zu nutzen? Ziel ist es, die Beziehung zu Ihren Bewerbenden zu festigen, indem Sie ihnen nützliche Inhalte zur Verfügung stellen, die ihr Interesse am Unternehmen steigern.
Das richtige Tool: Ein CRM zur Kontaktpflege mit Ihren Bewerbenden
Wenn man von CRM spricht, denken viele sofort an „Customer Relationship Management“, also ein Tool zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Über das „Candidate Relationship Management“ (das dieselbe Abkürzung hat) können Sie hingegen die Beziehungen zu Ihren Bewerbenden verwalten.
Es ermöglicht Ihnen, die in Ihrem BMS gespeicherten Informationen über Ihre Bewerbenden besser zu nutzen. Sie können dann interessante Aktionen durchführen, wie z. B.:
- E-Mails zum Geburtstag
- Einladungen zu interessanten Veranstaltungen, die ihren Kriterien entsprechen
- Zusendung von aktuellen Stellenangeboten in Ihrem Unternehmen, die auf ihre Profile zugeschnitten sind
- Bereitstellung von ausgewählten Informationen über die Arbeitswelt, die sie interessieren könnten
- usw.
Sie können auch „Szenarien“ (Abfolgen von E-Mails) planen und Ihre Kommunikation automatisieren. Dadurch können Sie ohne großen Aufwand eine regelmäßige Kontaktaufnahme sicherstellen und die Verbindung zu Ihren Bewerbenden aufrechterhalten. So bleiben Sie unter den Top-Unternehmen, an die Ihre potenziellen Kandidat:innen sofort denken werden, wenn sie über neue berufliche Möglichkeiten nachdenken.
Aktualisierung der Daten in Ihrem Pool
Damit der Pool effizient eingesetzt werden kann, muss er regelmäßig aktualisiert werden. Die massenhafte Sammlung von Daten bringt wenig, wenn man sie nicht nutzt. Stellen Sie sich einen Papierstapel von Lebensläufen vor, der bis zur Decke reicht. Was würden Sie damit anfangen? Der Bewerberpool ist als aktiver Hebel für das Recruiting zu verstehen, und die betreuten Bewerbenden sollten wie Kund:innen behandelt werden.
Sie haben nicht nur ein Reservoir an Informationen zur Verfügung, sondern bauen auch eine Beziehung zu Ihren Bewerbenden auf. Nutzen Sie diese Beziehung, um ihre Meinung einzuholen und Fragen zu stellen, und ermöglichen Sie es ihnen, ihre Profile regelmäßig zu aktualisieren. Bei zukünftigen Kontakten werden Sie dann noch genauer sein.
Qualifizierte Bewerbende in Ihrem Pool ausfindig machen
Sie stehen nun regelmäßig in Kontakt mit Ihrem Bewerberpool. Nun können Sie ihn als Sourcing-Kanal für Ihre nächsten Vakanzen nutzen. Ziel ist ein schneller und reibungsloser Ablauf.
Das richtige Tool: Ein Matching-System, um das volle Potenzial des Pools auszuschöpfen
Beim Matching wird mithilfe von künstlicher Intelligenz der Inhalt eines Profils mit dem Inhalt einer Stellenanzeige verglichen. Je höher die Übereinstimmung, desto höher ist die erzielte Punktzahl. Recruiter:innen können ein solches System nutzen, um zu prüfen, ob es zwischen ihrer Bewerberdatenbank (Pool) und den neuen zu besetzenden Stellen Übereinstimmungen gibt.
Das Matching-Tool in Kombination mit den BMS-Daten ermöglicht es Ihnen, Bewerbende mit einem guten Score automatisch herauszufiltern (was ein „guter“ Score ist, können Sie selbst definieren). Diesen Personen können Sie dann eine Abfolge von E-Mails schicken, um ihnen eine Bewerbung um die offene Stelle nahezulegen. So müssen die Recruiter:innen nicht mehr auf die Bewerbenden warten, denn sie haben bereits bekannte, geeignete Profile zur Hand, die den Anforderungen der Stelle entsprechen.
Die gesamte Such- und Vorauswahlarbeit ist nun erledigt. Oder in anderen Worten: Recruiter:innen sparen eine Menge Zeit, wenn sie Matching in Verbindung mit einem Talent Pool einsetzen.
