Erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Interne Kommunikation strategisch planen

Communication interne sur la cooptation

Wenn keiner mitmacht, bleibt alles beim Alten. Denn es sind nicht etwa die attraktiven Prämien oder ein komfortables Handling, die ein Referral-Programm erfolgreich machen. Es ist in erster Linie die Motivation Ihrer Mitarbeitenden. Die interne Kommunikation rund um das Thema „Referrals“ ist deshalb mindestens ebenso wichtig wie die Gestaltung des Programms selbst. Und zwar nicht nur zum Launch.

The Big Bang – und was kommt danach?

Ihre Mitarbeitenden sind die Protagonisten Ihres Empfehlungsprogramms. Bedenken Sie, dass es mit ein paar kurzfristigen Aktionen rund um den Launch-Termin nicht getan ist. Empfehlungsarbeit muss fortwährend geleistet werden – und das freiwillig und zusätzlich zum regulären Job. Ohne Anreize und Erinnerungen gerät sie im normalen Arbeitsalltag schnell in Vergessenheit. Sie sollten also nicht nur den großen kommunikativen Paukenschlag zum Launch planen, sondern sich zudem überlegen, wie Sie Ihre Mitarbeitenden auch danach dauerhaft bei der Stange halten können. Gehen Sie das Thema Kommunikation deshalb strukturiert und strategisch an! Ein „Fahrplan“, der die verschiedenen zeitlichen Etappen, Zielgruppen und abwechslungsreiche Inhalte berücksichtigt, hilft Ihnen, zur Einführung des neuen Referral-Programms genügend Aufmerksamkeit zu generieren und auch darüber hinaus präsent zu bleiben:

Die 3 Aktivierungsphasen

Phase 1: VOR dem Launch

Ziel: Mitarbeitende ins Boot holen, neugierig machen

Strategisch: Ziele für das Referral-Programm definieren, Zielgruppe(n) analysieren, Kommunikationskanäle bestimmen

Inhaltlich: Neues Referral-Programm ankündigen, Hintergründe erklären, Stellenwert für das Unternehmen deutlich machen (z.B. durch Interviews mit der Unternehmensführung) Spannungsaufbau erzeugen z.B. durch „Countdown“

Phase 2: ZUM Launch

Ziel: Hohe Registrierungs- & Aktivitätsrate (Job- & Story-Sharing) erste Empfehlungen

Inhaltlich: Kreativer Kick-Off, der Aufmerksamkeit erzeugt und den Stellenwert des Empfehlungsprogramms unterstreicht, z.B. Verteilen eines „Starterpakets“ an die Mitarbeitenden

Phase 3: NACH dem Launch

Ziel: Registrierungen weiter ausbauen, Aktivitätsrate auf konstant hohem Niveau halten, mehr Empfehlungen und mehr Bewerbungen generieren

Strategisch: Content ausbauen, regelmäßig Feedback einholen, KPIs überwachen und ggf. kommunikativ gegensteuern

Inhaltlich: erste Erfahrungsberichte & Erfolgsstorys von Mitarbeitenden, Anleitungen und Erklärvideos z.B. zum Teilen von Jobs oder Employer-Branding-Content, Hinweise zu neuen attraktiven Prämien, Aufrufe zu internen Challenges

Wen wollen Sie erreichen?

Von Beginn an muss die interne Kommunikation auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sein. Das sind zum einen die Mitarbeitenden, die sich künftig als Empfehlende engagieren sollen, aber auch deren direkte Vorgesetzte, denen gerade in dezentralen Organisationsstrukturen eine wichtige Rolle zukommt. Sie müssen als interne Promotor:innen voll und ganz hinter dem Programm stehen. Mit einem genauen Blick auf Ihre Zielgruppe(n) ergeben sich weitere Parameter der internen Kommunikation. Arbeiten die meisten Kolleg:innen am Schreibtisch mit einem eigenen PC? Dann sind möglicherweise E-Mail-Kampagnen oder regelmäßige Newsletter, das Intranet oder andere digitale Kommunikationskanäle optimal. Beschäftigt das Unternehmen aber primär Blue Collar Worker ohne festen Arbeitsplatz, erreichen Sie diese besser mobil über eine App. Für die meisten Zielgruppen bieten sich visuelle “Offline-Formate” wie Plakate oder Flyer an zentralen Orten wie Betriebsrestaurant oder Aufenthaltsräumen an. Das Nutzerverhalten Ihrer Zielgruppe gibt also vor, auf welchen Wegen Sie effektiv informieren und motivieren.

Was möchten Sie kommunizieren?

Entwickeln Sie frühzeitig einen Kommunikationsplan für die nächsten Monate mit regelmäßigen Beiträgen, um das Referral-Programm fest in den Köpfen der Kollegen zu verankern. Sie können mit informativen, motivierenden oder unterhaltenden Inhalten und verschiedenen Formaten eine abwechslungsreiche Kommunikation gestalten. Hier ein paar Vorschläge:

  • Das Tool selbst: Erklären Sie einzelne Funktionalitäten oder zeigen Sie Schritt für Schritt, wie die Prämienauswahl funktioniert.
  • Die Ergebnisse: Teilen Sie Hintergrundgeschichten von neuen Mitarbeitern, die über eine Empfehlung ins Unternehmen gekommen sind, oder feiern Sie gemeinsame Recruiting-Erfolge.
  • Die Benefits: Informieren Sie über neue Prämien oder zeigen Sie Mitarbeitende, die Team Incentives wie ein gemeinsames Frühstück eingelöst haben.

Wie möchten Sie kommunizieren?

Ob über eine App, einen regelmäßigen Newsletter, das Intranet – finden Sie heraus, welche Kanäle sich für Ihre interne Kommunikation am besten eignen. Auf welchem Weg erreichen Sie die meisten Mitarbeitenden? Wie ermöglichen Sie den Kolleg:innen einen bequemen Zugriff auf Inhalte und wie können diese unkompliziert geteilt werden? Schießen Sie aber nicht aus allen Richtungen. Zu viele verschiedene Informationsquellen sorgen nur für Verwirrung. Wählen Sie sorgfältig einen oder wenige Kommunikationskanäle für Ihr Referral-Programm. Achtung: Gerade in der internen Kommunikation ist es manchmal sinnvoll, das Teilen von bestimmten Inhalten zu unterbinden. Die Botschafterprogramme von CleverConnect bieten deshalb eine entsprechende Funktion, mit der ausgewählte interne Beiträge nicht in privaten Netzwerken verbreitet werden können.

Was möchten Sie erreichen?

Setzen Sie sich Ziele, um zu überprüfen, ob Ihre interne Kommunikationsstrategie auch den gewünschten Effekt auf das Empfehlungsprogramm hat. Sie können zum Beispiel ermitteln, wie viele Kolleg:innen sich für das Programm registriert haben und wie viele von Ihnen als Empfehlende aktiv sind. Welche Inhalte werden besonders häufig gelesen und was sind die beliebtesten Prämien? Bringen Sie Referral-KPIs und Kennzahlen der internen Kommunikation in einen schlüssigen Zusammenhang, um das Empfehlungsprogramm künftig noch besser kommunikativ unterstützen zu können.

Nutzen Sie unser Wissen für Ihre individuelle Kommunikationsstrategie

Mitarbeiterempfehlungen verbessern die Bewerberqualität. Aber Fakt ist, ohne begleitende Kommunikationsmaßnahmen wird Ihr Referral-Programm einschlafen, noch ehe es richtig gestartet ist. Wollen Sie Mitarbeiterempfehlungen aber zu einem zentralen Recruiting-Kanal machen, müssen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht nur umfassend informieren, sondern auch langfristig mit den richtigen Inhalten motivieren, erinnern und unterhalten. Eine Blaupause für die interne Kommunikation gibt es nicht. Die Strategie hängt immer vom jeweiligen Unternehmen ab, von seiner Mitarbeiterstruktur, den individuellen Zielsetzungen und der Unternehmenskultur. Als erfahrener Partner kann CleverConnect hier auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen und diese Ressourcen begleitend zur technischen Implementierung zur Verfügung stellen. Das können ganz praktische Tipps zum zeitlichen Ablauf der Kommunikation sein, Hilfestellung bei der Zielgruppenanalyse oder der Wahl passender Kommunikationskanäle, Beispiele für abwechslungsreichen Content oder Anregungen für attraktive Prämien. Aus diesen Bausteinen entwickeln wir gemeinsam eine maßgeschneiderte Kommunikationsstrategie, die Ihrem Referral-Programm hohe Akzeptanz und rege Beteiligung verschafft.

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