Empfehlungsprämien: Wie hoch sind die Kosten für ein Unternehmen?

Berechnung der Sozialabgaben auf die Empfehlungsprämie

Abgesehen von gewissen Sonderregelungen, die eine Befreiung von der Beitragspflicht vorsehen, sind auf Prämien Sozialabgaben zu zahlen. Wird die Prämie in Form eines Geldbetrags ausgezahlt, gilt sie als Gehaltsergänzung und wird auf den Bruttolohn des:der Mitarbeitenden aufgeschlagen.

Die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers belaufen sich auf etwa 45 % des Bruttogehalts. Einen genauen Wert zu beziffern, da die Kosten vom Gehalt der Einzelpersonen abhängen.  Die Beitragssätze sind zwar fest, aber die Berechnung ist komplex.

Nehmen wir als Beispiel einen Mitarbeitenden mit einem monatlichen Bruttolohn von 3000 €. Hier eine kleine Simulation auf Basis der nettolohn.de, um die Sozialabgaben auf die Empfehlungsprämie abzuschätzen:

• Bruttogehalt: 3000 €
• Nettogehalt: 2041€
• Gesamtkosten des Arbeitgebers: 3606€

Angenommen, dieser Mitarbeitende erhält 1.000 € für die Empfehlung einer Bewerberin:

• Bruttogehalt: 3000 €
• Prämie: 1000 €
• Nettogehalt: 2588€
• Gesamtkosten des Arbeitgebers für Gehalt + Prämie: 4809€

Die Brutto- und Nettobeträge von Prämien werden für Arbeitgeber und Mitarbeitende unterschiedlich berechnet:

• Kosten der Prämie für das Unternehmen: 1203€
• Gehaltsgewinn nach Steuern für den Mitarbeitenden: 547€

Der Arbeitnehmer erhält nur 547€ auf sein Bankkonto, während ihm eine Prämie von 1000 € in Aussicht gestellt wird. Für das Unternehmen sind die Kosten hingegen höher als der Prämienwert, aber im Vergleich zu anderen Sourcing-Kanälen lohnt es sich in der Regel trotzdem.

Jedes Unternehmen ist ein Sonderfall. Das vorstehende Beispiel kann Ihnen auf mehreren Ebenen von Nutzen sein:

• Richtiges Kommunizieren Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms an die Belegschaft
• Richtige Einschätzung des tatsächlichen Werts der Belohnungen
• Kontrolle Ihres Budgets für die Personalbeschaffung
• Kontrolle der Lohnsumme des Unternehmens

Bei der Berechnung der Einstellungskosten ist auch der RoI (Return on Investment) zu berücksichtigen. Wenn die zusätzlichen Lohnnebenkosten nicht durch eine deutliche Reduzierung Ihrer Recruiting-Kosten ausgeglichen werden, ist Ihr Programm nicht effizient. Wichtig ist daher die Einführung von Kennzahlen, um den Erfolg des Programms schnell messen zu können. Die Recruiting- und Personalabteilungen, die von den Geschäftsleitungen noch immer häufig als Kostenfaktor betrachtet werden, müssen sich darauf konzentrieren, dass ihre strategischen Recruiting-Entscheidungen so weit wie möglich „rentabel“ sind.

Ist es möglich, die Sozialabgaben zu reduzieren?

Empfehlungsprämie in Form von Geschenk- und Einkaufsgutscheinen

Wenn Sie Ihre Sozialversicherungsbeiträge gering halten wollen, eignen sich Geschenkgutscheine am besten. Wenn der Gesamtwert der Geschenkgutscheine, Einkaufsgutscheine und Sachgeschenke, die einem:einer Mitarbeitenden gewährt werden, monatlich nicht 50 Euro pro Person überschreiten, fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Übersteigt die Summe der Belohnungen diesen Schwellenwert, kann die Beitragsbefreiung dennoch greifen, sofern drei Kriterien erfüllt sind:

1. Die Zuteilung muss im Rahmen eines besonderen Anlasses erfolgen: Sie dürfen Ihren Mitarbeitenden bis zu 60 Euro zum Geburtstag, Hochzeit, Firmenjubiläum o. Ä. schenken.
2. Das Geschenk wird im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überreicht. Hier darf der Wert zweimal jährlich bis zu 110 Euro betragen.

So können Sie z. B. einer Mitarbeiterin einen Gutschein im Wert von 60 Euro zum Geburtstag schenken, während sie im selben Monat eine Prämie im Wert von 50 Euro für die Beteiligung am Mitarbeiterempfehlungsprogramm bekommt.

Empfehlungsprämie: Brutto oder Netto?

Wie jeder andere Bestandteil der Vergütung ist der Prämienbetrag stets als Bruttobetrag zu verstehen, d. h. vor Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern. Dies sollten Sie Ihren Mitarbeitenden bei der Einführung Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms klar kommunizieren.

Wenn Sie Prämien in Form von Überweisungen und Gutscheinen anbieten, werden Brutto- und Nettobeträge schnell durcheinandergebracht. Achten Sie also stets auf eine klare Kommunikation.

Ist die Empfehlungsprämie steuerpflichtig?

Das hängt von dem:der Mitarbeitenden und dem Gehalt ab. Die Beitragssätze für die Sozialversicherung sind ähnlich, doch der Einkommensteuersatz kann von einem gering verdienenden Angestellten (ca. 14 %) bis zu einer sehr gut verdienenden Managerin (ca. 42 %) stark variieren. In einigen Situationen, in denen die nächste Einkommensstufe erreicht wird, ist es vielleicht sogar besser, die Prämie nicht zu beziehen (wenn sie zu niedrig ist) oder sie verteilt über zwei Geschäftsjahre ausgezahlt zu bekommen.

Als Unternehmen sollten Sie diese Aspekte bei der Ausgestaltung Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms berücksichtigen. Abgesehen von dem Budget, über das als Ganzes entschieden wird, sollten Sie sich die Zeit nehmen, den tatsächlichen Wert der Belohnungen für die verschiedenen Gehaltsstufen in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Sie wollen weder zu niedrige noch zu hohe Belohnungen zahlen.

Fazit: Die Höhe der Prämien im Rahmen eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms sollte mit Bedacht gewählt werden. Wählen Sie die Prämienart und achten Sie darauf, dass die Höhe der Prämie für Ihre Mitarbeitenden und Ihr Budget angebracht ist. Behalten Sie im Blick, dass eine Einstellung durch Mitarbeiterempfehlungen auch einen ROI (Return on Investment) hat. Jeder Euro, der für Mitarbeiterempfehlungen ausgegeben wird, wird an anderer Stelle eingespart (Kommunikation, Agenturen, weniger Fluktuation usw.). Mitarbeiterempfehlungen können sich wirklich lohnen.