Tag Management: So bringen Sie Struktur in Ihr Candidate Relationship Management

Egal ob zielgruppenspezifische Ansprache im Personalmarketing, Active Sourcing oder Internal Mobility: Ohne strukturiert abgelegte Kandidaten-Profile geht nichts. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihre Talent-Daten optimal strukturieren.

Talent Pools & Tags: Zwei Konzepte, ein Ziel

Große Datenmengen sind wertlos, wenn sie den sprichwörtlichen Heuhaufen darstellen, in dem die Nadel verloren gegangen ist. CRM-Plattformen bieten meist zwei Optionen, um eine sinnvolle Struktur in die Daten zu bringen. Die Basis bilden so genannte Talent Pools. Pools haben den Vorteil, dass sie nach Bedarf und basierend auf bestimmten Kriterien zusammengestellt und wieder aufgelöst werden können, ohne dabei den einzelnen Datensatz zu verändern, zu duplizieren oder zu entfernen. Ebenfalls interessant ist, dass ein Talent-Profil gleichzeitig mehreren Pools zugeordnet werden kann, ohne dass der Datensatz dupliziert werden muss. Zusätzlich kann jedes Talent-Profil mit einer beliebigen Anzahl an Schlagworten, sogenannten Tags, versehen werden. Tags sind das Salz in der Suppe, denn sie geben Ihnen die Möglichkeit, über Filter- und Suchfunktionen mit beliebig vielen Kombinationsmöglichkeiten Ihre Zielgruppensgementierung zu verfeinern. Folgende Filterkombinationen sind denkbar:

  • Mehrere unterschiedliche Tags
  • Tags + Pools
  • Tags + Profilfelder (z.B. Ort, aktuelle Position, Gehaltsvorstellung, etc.)
  • Tags + Pools + Profilfelder

Man muss also kein Mathematiker sein, um zu sehen: Da ist Musik drin!

Tag Management: Spielregeln definieren

Tags sind schnell erstellt. Diese Flexibilität unterstützt das situative Arbeiten der Recruiter, verleitet aber auch zum unkontrollierten Anlegen von Tags. „Viel hilft viel“ ist hier aber nicht die Lösung, denn dann verliert man schnell den Überblick. Mehr Schlagworte führen nicht zwangsläufig zu besseren Suchergebnissen – vor allem dann nicht, wenn es am Ende fünf verschiedene Tags für ein und dieselbe Spezifikation gibt. Besonders heikel wird es, wenn mehrere Personen in ein und demselben System arbeiten und jeder seine eigene Idee für sinnvolle Tags mit einbringt. Deshalb ist es ratsam, gewisse Spielregeln zu etablieren. Das kann durch Absprachen über Namenskonventionen und grundsätzliche Systematik erfolgen. Ein Candidate Relationship Management wie das von CleverConnect bietet jedoch zusätzlich die Möglichkeit, ein fixes Set an Tags vorab zu definieren, diese Tags zentral zu managen und Berechtigungen für das Erstellen neuer Tags gezielt an einzelne Team-Mitglieder zu vergeben. So behalten Sie den Überblick über vergebene Tags, können an zentraler Stelle Anpassungen vornehmen und optimieren so fortlaufend die Struktur und damit die Durchsuchbarkeit Ihrer Datenbank. Denn das ist die Basis dafür, echten Mehrwert aus einem CRM zu ziehen.

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Tipps für Ihr Tag Management

Projektteam bilden

Das Tag Management ist ein wichtiger Baustein für Ihre Datenbankstruktur. Welche Tags grundsätzlich vergeben werden können, sollte gemeinschaftlich festgelegt werden – idealer Weise von den Mitarbeitenden, die regelmäßig mit der Datenbank arbeiten. Das sind zwar in der Regel Recruiter, Sourcer oder Personal-Marketer. Aber gerade Hiring Manager haben einen besseren Überblick, wenn es beispielsweise um das Thema Skillsets geht. Wenn Skills eine Dimension ist, die Sie über Tags abbilden möchten, dann kann es also sinnvoll sein. Hiring Manager zu involvieren. Denn wenn das Projektteam „Tag Management“ verschiedene Sichtweisen berücksichtigt, entsteht am Ende ein tragfähiges System für die Strukturierung Ihrer Talent-Daten.

Zielgruppen definieren

Die für das Recruiting relevanten Zielgruppen sollten möglichst genau umrissen werden und sich in Ihrer Tag-Sammlung widerspiegeln. Das Erstellen von Candidate Personas kann hier hilfreich sein. Aus ihnen lassen sich oft Schlüsselbegriffe herauslesen, mit denen geeignete Kandidat:innen über die Such- und Filterfunktionen gefunden und individuell angesprochen werden können. Auch ein Blick auf aktuelle und archivierte Stellenausschreibungen kann helfen, Anregungen für Tags zu bekommen.

Verantwortlichkeiten festlegen

Natürlich sollen einmal festgelegte Tags nicht in Stein gemeißelt sein, denn mit den Anforderungen des Unternehmens verändert sich auch die Kandidatensuche. Bestimmen Sie deshalb verantwortliche „Tag Manager“, also in diesem Fall Personen, die Ihre Tags im System verwalten. Nur sie haben die Befugnis, neue Tags anzulegen oder zu löschen. Ein leistungsfähiges Tag Management im CRM zeigt beispielsweise an, wie häufig bestimmte Tags verwendet werden. Basierend auf dieser Information können Sie ggf. Ihr Tag Set-up entschlacken. So vermeiden Sie, dass sich nach einem halben Jahr ein endlos langes Drop-Down Menü öffnet, bei dem allein die Auswahl des passenden Schlagworts die Time-to-hire nach oben katapultiert.

💡 Beispiele für Tag-Konzepte

Welche Schlagworte Sie nun genau vergeben wollen, hängt also letztendlich von den individuellen Anforderungen an Ihr Recruiting ab. Zudem sollten Sie entscheiden, welche Art von Information für über Pools und welche über Tags abbilden möchten, um daraus eine sinnvolle Daten-Architektur zu erschaffen. Um Kandidaten-Daten zu strukturieren, kommen zum Beispiel folgende Tags in Frage:

  • Tags für potenzielle Abteilungszugehörigkeiten (z. B. Marketing, Sales, Finance)
  • Tags für Hard Skills (z. B. Programmiersprachen, Fremdsprachen, Studium, Schul- oder Berufsabschluss, Weiterbildungen)
  • Tags für Soft Skills (z. B. Kommunikationsstärke, Kreativität, Analytisches Denken, Organisationstalent)
  • Tags für Sourcing-Quellen (z. B. Karriereseite, Business-Netzwerk, Recruiting-Events, Mitarbeiterempfehlung)
  • Tags für Seniorität (z. B. Berufserfahrung, Führungserfahrung)
  • Tags für Kandidaten-Ranking (A-Kandidat, B-Kandidat, etc.)
  • Tags für interne oder externe Kandidat:innen
  • Tags für Interessen (Sport, Kunst, Literatur, Reisen, etc)
  • Datenhygiene: Dateileichen vermeiden

Fordern Sie Ihre Talente in regelmäßigen Abständen per E-Mail oder Newsletter zur Vervollständigung ihres Profils auf. Das kann zum Beispiel automatisiert erfolgen, wenn innerhalb einer festgelegten Zeitspanne das Profil nicht aktualisiert wurde. Das sichert ihnen eine bessere Datenqualität und vermeidet Dateileichen in Ihrer Talent Pipeline. Oder Sie verknüpfen diese Automatisierung gleich mit der Auffrischung der DSGVO-Zustimmung und schlagen so zwei Fliegen mit einer Klappe: aktualisierte Profile und die Verlängerung der Einwilligung zur Datenverarbeitung.

In Kombination unschlagbar: Tag Management & Talent Pools

Mit Tags und Talent Pools stehen Ihnen zwei Strukturierungsebenen zur Verfügung. Orientiert sich die Verschlagwortung der Datensätze eher an persönlichen Merkmalen, können die Pools eine andere Dimension abbilden. Empfänger eines Karriere-Newsletters können zum Beispiel einen eigenen Pool bilden. Teilnehmer von Recruiting-Veranstaltungen lassen sich in Pools strukturieren und im Nachgang mit zusätzlichen Informationen versorgen. Aber auch Aushilfen, die vermehrt bei saisonal wiederkehrenden Vakanzen angesprochen werden müssen, können in einem Pool zusammengefasst werden. Durch die Kombination von Tags und Pools lassen sich noch genauere Schnittmengen definieren. Das wiederum garantiert eine zielgruppengenaue Ansprache potenzieller Kandidat:innen und eröffnet Ihnen neue Active-Sourcing-Möglichkeiten innerhalb Ihrer eigenen Talent Pipeline. So agieren Sie quasi wie Ihr eigener Headhunter – und ohne die sonst anfallenden externen Kosten.

Zielgruppenspezifische Kandidatenansprache bei der R+V Versicherung

Der R+V Versicherung, einer der größten Versicherer Deutschlands für Privat und Firmenkunden, ist es gelungen, durch exakte Segmentierung ihrer Talent Pipeline die zielgruppenspezifische Kandidatenansprache deutlich zu verbessern. Hat zuvor im Schnitt ein Viertel der Empfänger den Karriere-Newsletter geöffnet, sind es jetzt stolze 86 Prozent. Das Unternehmen nutzt seit November 2020 das Candidate Relationship Management von CleverConnect und hat sich seit dem eine strukturierte Datenbank aufgebaut. Dafür werden zum Beispiel bereits in den Anmeldeformularen für die eigene Talent Community Informationen abgefragt, die automatisch zu einer Zuordnung in die passenden Talentpools führen. „Damit wir den Anmeldeprozess für die Talente trotzdem schlank halten können, beschränken wir uns auf zwei Kern-Informationen: Karriere-Level und Interessensbereich“, so Katharina Zehner, Expertin im Bereich Personalmarketing und Social Recruiting. Durch zusätzliche Filterfunktionen kann dann in den Pools eine feingranulare Selektierung vorgenommen werden, die es dem Unternehmen ermöglicht, die Zielgruppe mit individuell zugeschnittenem Content zu versorgen. „Wir versorgen die passenden Talente mit der richtigen Information und schaffen so echten Mehrwert für unsere Kandidaten und die Employer Brand gleichermaßen.“

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