Une relation candidat facile avec la création de templates : nos conseils

Communication candidat réussie : sachez mixer créativité et organisation

Toutes les raisons de communiquer sont bonnes à prendre quand on parle d’Active Sourcing. Des invitations à des événements, des newsletters régulières, des mails avec les nouvelles offres d’emploi disponibles… Les bonnes idées peuvent devenir nombreuses.

Si votre créativité est l’une des clés du succès de vos actions de Candidate Relationship Management… elle peut aussi vous faire perdre du temps, vous disperser et donc vous éloigner des résultats escomptés. En cadrant la production et l’envoi de toutes ces communications auprès de vos différents talents, vous gagnerez en efficacité. 

La solution à tout cela ? L’utilisation de modèles (aussi appelés templates) prêts à l’emploi… pour ne pas avoir à tout recommencer à chaque bonne idée !

Ce qu’attendent les candidats de leur relation avec les recruteurs

Commençons par un constat positif pour les recruteurs experts en Active Sourcing ou qui commencent à s’y intéresser : les Européens ont envie de construire des relations durables avec les entreprises qui pourraient potentiellement les recruter. Ce relationnel de long terme se fait évidemment via les recruteurs mais aussi grâce aux hiring managers. 

Nous avons mené une étude avec l’institut YouGov auprès de plus 3000 européens de + de 18 ans et il est clair que des communications régulières sur de nombreuses thématiques intéressent les potentiels candidats. Il ne faut plus hésiter un instant à enclencher une stratégie de Candidate Relationship Management (CRM) car la relation candidat / recruteur devient la clé de l’acquisition de talents. 

En savoir plus : Qu’attendent les candidats de leur relation avec les recruteurs ?

Des contenus individualisés : une vraie valeur ajoutée pour les talents

Malgré la multitude de nouveaux canaux de communication, le canal de contact le plus plébiscité est presque un classique : près de 40% des personnes interrogées par notre étude menée avec YouGov préfèrent l'idée d'être contactées par mail. 

Un point important : ils préfèrent que ces mails soient envoyés par le recruteur et non depuis une adresse mail impersonnelle. 

Les candidats attendent des messages personnalisés avec une valeur ajoutée individuelle : 

• 25 % souhaitent recevoir des offres d'emploi correspondant à leur profil une fois par semaine.
• 23 % souhaitent être invités chaque trimestre à un événement de recrutement.
• 22 % aimeraient recevoir chaque mois des informations sur l'entreprise et le secteur ou des témoignages de collaborateurs d'un domaine qui correspond à leurs centres d'intérêt.

CRM : des communications automatisées et pourtant personnalisées

Pour les recruteurs, répondre à ces attentes serait extrêmement chronophage s'il n'existait pas d'outils intelligents de gestion de la relation candidat permettant d'économiser du temps et de l'énergie. C’est le cas des outils de Candidate Relationship Management (CRM) qui utilisent l'automatisation pour envoyer des mails prédéfinis directement depuis les boîtes mail personnelles des recruteurs.

Les templates permettent de s'assurer que les mails correspondent au style personnel du recruteur, sans faute d’orthographe et qu’ils répondent aux règles de communication définies par la marque employeur.

L'outil de CRM permet également de préparer des scénarios de communication automatiques qui envoient des messages à la fréquence souhaitée et au groupe cible sélectionné, sans aucune intervention manuelle.

Communication rapide, homogène et professionnelle grâce aux templates

Les templates permettent donc de communiquer de manière individuelle mais cohérente, avec un faible risque de faire des erreurs et un effet positif sur la perception de l'entreprise. Les templates peuvent être créés via le logiciel CRM et permettent d'économiser de précieuses ressources. Ils peuvent être utilisés et/ou adaptés par plusieurs utilisateurs de l’outil très facilement. En effet, s'il existe un modèle type, il suffit de remplacer les images et de changer les titres et les blocs de texte.

C'est un jeu d'enfant, même pour les recruteurs qui n'ont pas d'expérience en matière de graphisme, design ou digital. 

1 template de communication candidat : une infinité d’utilisations

Grâce au système de templates, les bonnes pratiques peuvent également être reprises par d’autres membres de l’équipe, pour d’autres cibles. Par exemple, si un mailing a obtenu de très bons taux d'ouverture et de clics, peut-être est-ce dû à sa structure ou à son contenu ? Ces deux éléments peuvent être adaptés à d'autres campagnes de communication grâce à des templates appropriés, sans que le recruteur ne soit obligé de recommencer de zéro. 

Le succès peut donc être multiplié autant de fois qu’il y a de besoins différents. Les dépenses liées aux campagnes de nurturing sont également nettement réduites lorsque des templates existent déjà et que les envois peuvent être effectués de manière automatisée aux différents viviers de talents souhaités.

Bon à savoir : qu’est-ce que le nurturing ? Quand on parle de Candidate Relationship Management, de CRM, de relation candidat… le terme “nurturing” peut revenir régulièrement. Il s’agit de l’action de renforcer une relation marketing avec des talents, qui ne sont pas encore assez matures pour candidater, via des communications régulières et adaptées à leur profil.

Relation candidat & templates : un meilleur retour sur investissement

Bien sûr, un bon template ne tombe pas du ciel automatiquement dans votre outil de CRM. Il faut nécessairement investir un peu de temps et de créativité dans la création de ce modèle. Mais ensuite, toute l'équipe profite du résultat et l'investissement initial est rapidement rentabilisé. 

Astuce pratique : La fonction Template de l’outil de CRM de CleverConnect permet la création de templates à l’aide d’un éditeur intuitif. Il est possible de rédiger en un clin d'œil des messages, des newsletters, des invitations, etc. et de les concevoir selon la charte graphique de l’entreprise. C'est encore plus simple avec les templates pré-structurés déjà disponibles dans l’outil. Ils sont immédiatement utilisables et doivent simplement être adaptés à l'identité visuelle.

7 idées de templates pour lancer ou améliorer votre stratégie de relation candidat

Les templates peuvent être créés pour de nombreux types d’informations et ce, tout au long du processus de recrutement… et même bien après ! Vous êtes à court d'idées ? Nous avons quelques exemples à vous conseiller :

Le mail de bienvenue : des candidats bien accueillis dans votre vivier de talents

Si quelqu'un s'inscrit à votre vivier de talents, à votre newsletter ou à une communauté de talents, un mail de bienvenue personnel n'est pas seulement un beau geste, mais peut en même temps servir à partager des contenus concernant l'entreprise (témoignages, actualités, innovations, etc.). Vous pouvez également interroger vos nouveaux inscrits sur les thèmes qu’ils aimeraient lire de votre part afin d’être toujours plus chirurgical dans vos actions.

La newsletter : le rendez-vous des talents

Une newsletter régulière fait désormais partie des standards de la gestion de la relation candidat. Mais cela ne signifie pas pour autant que cette bonne pratique s'improvise. Si la structure (éléments de conception tels que l'image d'en-tête, les images d'articles, les icônes, etc.) est déjà disponible dans un template de base, la newsletter peut être construite et mise à jour bien plus rapidement.  

L'invitation à un événement : rencontrez vos futurs candidats

Un salon de recrutement, un job dating, la visite de vos locaux, une conférence… Les occasions d'inviter personnellement des talents sont nombreuses. Pour donner envie d'assister à l'événement, l'invitation doit être riche en informations et attractive. Un modèle approprié permet d'économiser des coûts graphiques supplémentaires et peut être adapté plus facilement, peu importe l’événement. 

L’emailing saisonnier : capitalisez sur les grands moments de l’année des candidats

Le début du printemps, les vacances d'été, Halloween, Noël, les journées mondiales…Tout au long de l'année, il y a toujours des occasions de se rappeler au bon souvenir des talents de manière créative. C’est ce que l’on appelle des marronniers dans le monde de la presse. Les templates relatifs aux événements saisonniers peuvent d’ailleurs être utilisés pour la communication avec les clients… mais aussi les collaborateurs !

Le message d'anniversaire : la communication facile… mais percutante

Il n'y a pas plus personnel qu’un anniversaire. Quelques lignes chaleureuses et de bons vœux pour ce jour particulier sont généralement bien accueillis par les talents. En pratique, compte tenu de la quantité de messages d'anniversaire individuels, cela ne peut être mis en œuvre qu'avec un modèle standardisé et un envoi automatique à partir d’un outil de CRM.

Un emailing thématique : des sujets dédiés à certains viviers de talents

Pour les recruteurs spécialisés dans l’Active Sourcing, les contenus préparés et réutilisables pour certains groupes cibles facilitent énormément le travail. Par exemple, après un premier contact avec le talent, vous pouvez lui fournir sans délai des informations complémentaires et pertinentes. Les templates ne doivent donc pas se limiter à la mise en forme, les templates concernent aussi les textes : objets de mail, accroches, titres, paragraphes, signatures, etc.

Le refus de candidature : comment faire de ce moment le début d’une nouvelle relation ?

Les recruteurs ne doivent pas perdre de vue les candidats qui sont allés loin dans le processus de candidature... même s’ils ne sont finalement pas recrutés. Ce retour négatif peut être la première pierre d’une relation qui commence à partir du moment où le candidat a une impression positive de ce refus. Des feedbacks personnalisés et constructifs permettent de ne pas braquer le talent et la proposition de s’inscrire à votre vivier de talents peut être intégrée à votre mail de refus. Ce sera l’occasion de leur expliquer que si ce n’était pas pour ce poste, vous connaissez leur valeur et cela pourrait être pour un autre poste, dans un futur plus ou moins proche.

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