Comment bien choisir votre outil d’entretien vidéo différé ?

Évidemment, il existe de nombreux critères à considérer dans le choix d’un outil, peu importe son type. On retrouve forcément la tarification, la qualité du support client, etc.

Ces informations sont importantes et il faudra assurément les avoir en tête au moment de faire votre sélection. Mais concernant l’entretien vidéo différé spécifiquement, voici les 5 grandes familles de critères à prendre en compte lorsque vous réfléchissez au meilleur choix pour vous.

En fonction de ce qui vous intéresse, nous vous conseillons de créer une grille en listant tous les critères qui impactent votre stratégie. Ensuite, indiquez le pourcentage d’importance de chaque ligne pour donner un total de 100%. Ainsi, vous arriverez à une grille de notation parfaitement adaptée à vos besoins. Inspirez-vous des critères suivants pour la construire : choisissez seulement ceux qui ont un intérêt pour vous. Par exemple, le critère d’une plateforme multilingue ne sera important que pour les entreprises qui recrutent à l’international.

Un outil d’entretien vidéo différé flexible : gardez la main sur toutes les facettes de la plateforme

De manière générale, un outil d’entretien vidéo différé doit être flexible et vous permettre de faire exactement ce que vous souhaitez dans le cadre de vos recrutements, tout comme pour l’expérience de vos candidats. Il ne faut pas oublier que n’importe quel outil doit s’adapter à vos pratiques et à vos spécificités. Choisissez donc un outil qui vous permettra de :

• paramétrer plusieurs types de questions (écrite, vidéo, etc.) selon vos besoins
• définir si vous proposez des temps de préparation / un nombre d’essais limité ou non
• opter pour des questions standards prédéfinies par l’outil ou créer les vôtres (ou un peu des deux !)
• choisir si vous préférez envoyer manuellement ou automatiquement : des invitations, des messages de remerciement, des questionnaires de satisfaction, différents mails de rappel ou de relance, etc.
• créer une page de présentation de votre entreprise, à l’image d’un mini site carrière, ou passer directement à l’entretien vidéo différé

N’hésitez pas à parler de toutes ces possibilités (et de toutes vos idées) lorsque vous demandez des démonstrations auprès des différents acteurs du marché.

Un outil adapté à tous les écrans pour le paramétrage ET pour l’enregistrement des entretiens vidéo différés

Pour votre candidat, il faut que l’outil soit le plus facile et accessible possible. Cela ne doit pas être une corvée d'enregistrer un entretien vidéo différé. Aussi, les critères de design de l’outil sont très importants mais avant même cela, il faut être certain que vous proposerez un outil qui s’adapte à tous les appareils que pourraient posséder vos candidats.

En tant que recruteur, vous utiliserez sûrement la partie “cachée” de l’outil depuis votre ordinateur pour paramétrer, suivre, visionner, etc. Les candidats utilisent leur PC pour enregistrer leur entretien mais aussi des tablettes et, le plus souvent, des smartphones. Il est donc indispensable que l’outil s’affiche correctement sur tous les écrans et de façon parfaitement adaptée.

Pour cela, deux options :

• L’outil que vous choisissez existe en version “ordinateur” et il existe, en plus, une application pour les candidats qui souhaitent enregistrer leur entretien depuis une tablette ou un smartphone.
• L’outil que vous choisissez possède une version pour ordinateur et une version pour mobile qui permet à la plateforme de s’afficher aussi bien sur les écrans PC que sur les petits écrans portatifs.

Évidemment, l’idéal est que l'outil pour lequel vous optez possède ces deux options : une plateforme ordinateur et mobile, ainsi que la possibilité pour les candidats de télécharger une application, soit pour enregistrer l’entretien, soit pour s’entraîner. Même si l’application est de très bonne qualité, sachez que vous pourriez perdre des candidats qui refusent de la télécharger. Voilà pourquoi l’option de la version mobile en plus de l’application est plus que bienvenue.

Si l’outil que vous choisissez possède aussi une version mobile pour la partie que l’on appelle “back office” (l’interface de paramétrage), c’est un vrai plus !

Bon à savoir : quand les hiring managers ou collaborateurs reçoivent des liens vers les vidéos, il est possible qu’ils les ouvrent depuis leur téléphone. Choisissez donc idéalement un outil qui permet à vos parties prenantes internes de visionner de manière optimale les vidéos depuis leur smartphone.

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Les bonnes options pour capitaliser sur l’entretien vidéo différé pour tous vos recrutements

La plupart des outils possèdent tous la même base mais il existe des petites options qui peuvent être très intéressantes selon vos spécificités. Prenons quelques exemples :

• Si vous avez des postes ouverts dans différents pays ou pour différentes langues : un outil existant dans plusieurs langues semble être plus adapté qu’un outil uniquement en français ou en anglais par exemple. Renseignez-vous sur les options possibles en termes de traductions et/ou versions.
• Si vous êtes dans l’optique de toujours améliorer vos processus de recrutement, optez pour un outil qui vous permet de demander automatiquement l’avis des candidats qui auront participé à l’enregistrement d’un entretien vidéo différé. Vous saurez ce que vous pouvez encore perfectionner pour améliorer l’expérience de vos candidats.
• Votre marque employeur fait votre force… Il est important d’avoir la possibilité de la rendre visible dans l’outil que vos candidats expérimentent : certaines plateformes ne vous laissent pas le choix de personnaliser vos couleurs, vos logos, etc. Si cela est important pour vous, afin que votre candidat soit vraiment immergé dans votre identité, pensez-y au moment de faire votre choix.

N’hésitez pas à organiser des ateliers en équipe pour définir les options qui pourraient vous être utiles. Certaines sont plus importantes que d’autres : privilégiez quelques options particulièrement impactantes et qui vous serviront vraiment, plutôt qu’une palette de possibilités inutiles que vous paierez sûrement plus cher.

Droit d’accès, partage, commentaire et notation : un outil d’entretien vidéo différé qui facilite la collaboration

Plus que des options, l’outil d’entretien vidéo différé que vous choisirez doit vous permettre de collaborer facilement avec toutes les parties prenantes internes que vous souhaitez ; qu’il s’agisse d’autres recruteurs, de hiring managers ou bien encore d’autres collaborateurs que sollicitez dans le cadre d’un recrutement en particulier.

Il faut donc que l’outil ait été vraiment conçu pour faciliter les échanges. D’autant plus qu’un entretien vidéo différé se fait par essence sans échange avec le candidat ni entre un recruteur et un manager au moment de l’entretien, par exemple.

Parmi les outils à disposition, veillez bien à avoir les possibilités suivantes :

• Partager, depuis la plateforme choisie, les vidéos / profils de vos candidats à toutes les personnes que vous souhaitez en interne ; l’idée étant de pouvoir tout centraliser au même endroit et de faciliter la prise d’informations pour tous. Veillez bien à avoir un nombre d’utilisateurs illimités (sans surcoût) pour anticiper vos prochains recrutements ou a minima l’option de pouvoir paramétrer des utilisateurs invités.
• Donner la possibilité aux différents utilisateurs, selon leur statut :
  • de noter les candidats dont ils visionnent l’entretien vidéo différé. Ce type d’appréciation est le minimum pour que le recrutement soit collaboratif.
  • d’indiquer des commentaires écrits pour compléter leur note afin de rendre plus constructif le retour et de réellement partager leur avis

De manière générale, il est intéressant d’opter pour un outil qui vous permettra de définir plusieurs niveaux de droits d’accès afin de garder la main sur qui a la possibilité de faire quoi : créer des questions, envoyer des emails d’invitation, visionner les vidéos, commenter, etc.

Outil d’entretien vidéo différé : un logiciel conforme RGPD et qui s’intègre avec votre ATS

La dernière grande famille de critères est plus qu’essentielle et, pour une partie, elle a même un caractère légal !

L’outil d’entretien vidéo différé que vous allez choisir ne doit pas exister seul : le but est que vous puissiez utiliser cette plateforme en association avec vos autres outils de recrutement et de RH au sens large (par exemple avec un outil d’ATS - Applicant Tracking System).

Aussi, veillez à choisir un outil qui s’intègre à vos solutions déjà en place (ou peut l’être facilement). Comme les entretiens vidéo de vos candidats font partie de votre écosystème au sens large, il se pose aussi la question de la sécurité des données que vous récoltez à cette étape du processus de recrutement.

Il est donc indispensable de choisir un outil qui vous permettra d’être conforme au Règlement général sur la protection des données (plus connu sous le nom de RGPD).

N’hésitez surtout pas à poser toutes les questions que vous avez pour être certain d’avoir toutes les protections sur ce sujet.

Vous avez maintenant toutes les informations pour choisir le meilleur outil d’entretien vidéo différé ! Et n’oubliez pas, le bon outil est celui qui correspond à vos besoins.

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