Programme de cooptation : planifier sa stratégie de communication interne

La cooptation : l’importance de la communication et de l’animation

La communication autour du programme de cooptation commence au lancement voire même avant. Mais c’est un travail qui doit être régulier car vous demandez à vos collaborateurs de s’impliquer en plus de leur quotidien habituel et de la charge de travail associée. Sans rappels ou incitations de votre part, votre programme de cooptation peut tomber dans l’oubli. La récurrence est la clé !

Penser stratégie de communication AVANT le lancement du programme de cooptation

Planifiez la communication à mettre en place lors du lancement mais réfléchissez aussi à la façon dont vous pourrez motiver vos collaborateurs au fil des mois. La feuille de route de votre communication orientée cooptation doit tenir compte des spécificités de votre programme de cooptation : les étapes, les groupes cibles, les intérêts et besoins de chacun, etc. Préparez tout le contenu que vous pouvez en amont, idéalement le plus varié possible.

• Objectif : mettre les collaborateurs dans le bain, éveiller leur curiosité
• Stratégie : définir les objectifs du programme de cooptation, analyser les cibles, déterminer les canaux de communication.
• Contenu à communiquer : annoncer le nouveau programme de cooptation, expliquer le contexte, démontrer clairement l'intérêt pour l'entreprise et pour les collaborateurs. Vous pouvez aussi apporter un peu d’action ; par exemple avec un compte à rebours ou un lancement lors d’un véritable événement.

Accompagner le LANCEMENT du programme de cooptation avec des actions de communication dédiées

• Objectif : obtenir un taux d’inscription à la plateforme le plus élevé possible et commencer à enregistrer des actions (partages d’offres, de posts…) et des premières recommandations
• Stratégie : marquer les esprits avec un lancement impactant et donner toutes les cartes aux collaborateurs pour comprendre le programme et son intérêt
• Contenu : proposer des contenus créatifs qui attirent l'attention : une vidéo ludique sur la cooptation, des témoignages de personnes qui ont coopté ou qui ont été cooptés dans d’autres entreprises, les règles du programme dans une infographie à imprimer... L’envoi d’un pack de démarrage aux collaborateurs peut être aussi très intéressant : les règles du programme, un petit “catalogue” des récompenses, des exemples de posts à publier sur leurs réseaux…

Soigner la communication APRÈS le lancement du programme de cooptation

• Objectif : continuer à développer les inscriptions, maintenir le taux d'activité à un niveau élevé et constant, générer davantage de recommandations et de candidatures
• Stratégie : développer le contenu, demander régulièrement des feedbacks, surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) et adapter la communication aux résultats et aux retours d’expérience. Globalement, il faut penser amélioration continue !
• Contenu : premiers témoignages internes et partage des bonnes pratiques des collaborateurs, vidéos explicatives et tutoriels pour savoir comment réaliser telle ou telle action (partage d’offres, de contenus de marque employeur…), mise en avant des collaborateurs les plus impliqués... Vous pouvez aussi régulièrement mettre en place des défis internes avec des nouvelles récompenses événementielles par exemple.

En savoir plus : Comment améliorer la qualité des candidatures issues de la cooptation ?

Communication & cooptation : l’importance de votre cible

Le mot "cible" fait parfois peur aux recruteurs car il s’approche du jargon des experts de la publicité et du marketing. Mais certains recruteurs s’inspirent de plus en plus des techniques marketing pour mieux comprendre à qui ils s’adressent et adapter leur communication : un vrai avantage pour que les cibles se sentent comprises et importantes. Cela concerne les talents mais aussi les collaborateurs en interne !

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Commencez déjà par définir les résultats que vous souhaitez atteindre afin de construire un plan de communication pertinent. Combien envisagez-vous d’inscrits sur les 6 premiers mois ? Combien de recommandations souhaitez-vous atteindre en moyenne pour un poste ouvert ? Posez-vous les bonnes questions afin de prévoir un plan adapté à votre entreprise et ses spécificités.

Une communication en plusieurs étapes : trouvez les ambassadeurs de la cooptation

Votre programme de cooptation ne sera pas adopté par 100% de vos collaborateurs tout de suite. Sa réussite dépendra surtout, au départ, du soin que vous porterez à la définition d’un groupe cible de prescripteurs. Ces promoteurs internes adhérent pleinement au programme, car vous les avez ciblés dans des communications spécifiques après avoir identifiés leurs besoins et ce qui les motive.

Ensuite ils deviendront vos ambassadeurs : la communication autour de la cooptation se fait en plusieurs étapes.

Adapter votre communication aux habitudes de vos collaborateurs coopteurs

La plupart de vos collaborateurs ont leur propre ordinateur ? Dans ce cas, des campagnes d'e-mailing, des newsletters d'information régulières, des posts sur un intranet ou d'autres canaux de communication digitaux peuvent être une bonne option. Mais si l'entreprise emploie principalement des profils sans ordinateur ou tablette, il est préférable de les contacter via une application mobile et de ne pas hésiter à faire la promotion de votre programme en affichage ou lors d’évènements.

D’ailleurs, les affiches ou dépliants placés dans des lieux centraux tels que le restaurant d'entreprise ou les salles de repos sont tout à fait indiqués pour tous les types de collaborateurs.

Le comportement de vos cibles internes déterminera les canaux par lesquels vous les informerez et les motiverez de la façon la plus pertinente.

Communiquer automatiquement autour de la cooptation via des mails, des applications, etc. ne peut se faire que si vous optez pour un programme de cooptation digitalisé. Un excellent moyen de gagner du temps et de communiquer plus efficacement.

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Les bonnes thématiques autour de la cooptation sur lesquelles communiquer

Développer le plus tôt possible votre plan de communication des premiers mois de votre programme permet de vous concentrer sur l’adoption du programme plutôt que la production de contenus. Pour ancrer solidement le programme de cooptation dans l’esprit de vos collaborateurs, vous devrez leur proposer des contenus variés (thématiques, formats…). Voici quelques exemples :

• Sur l'outil de digitalisation de la cooptation : Expliquez certaines fonctionnalités ou montrez étape par étape comment fonctionne le processus de cooptation.
• Sur les résultats du programme : Partagez les histoires des nouveaux collaborateurs qui ont rejoint l'entreprise grâce à la cooptation ou mettez en avant les succès de recrutement.
• Sur les avantages pour les collaborateurs : donnez des informations sur les primes déjà versées ou les nouvelles actions à réaliser, partagez des photos de vos collaborateurs profitant des récompenses que vous avez prévues (déjeuner d’équipe, team building, cartes cadeaux…)

Communication interne & cooptation : choisir le bon moment et le bon canal

Vous devez pouvoir répondre aux questions suivantes :

• Quel est le canal qui vous permet d’atteindre le plus grand nombre de collaborateurs ?
• Quel est le canal de communication qui déclenche le plus d’engagements de la part de vos collaborateurs et ambassadeurs ?
• Comment allez-vous communiquer facilement à vos collaborateurs les contenus à partager sur leurs réseaux ?

Répondre à ces trois questions permettra déjà de savoir dans quelle direction aller.

Un conseil important : communiquez, oui… mais pas trop ! Vous pouvez tout à fait tester différents canaux de communication ou des combinaisons de plusieurs canaux, selon vos cibles. Cependant, plus vous utiliserez de canaux, plus l’information sera diluée et plus vos cibles auront du mal à comprendre où retrouver les contenus sur votre sujet. Après vos tests, choisissez-en un principal et potentiellement 2 autres secondaires ; pas plus.

Communiquer n’est pas synonyme de tout dire, partout et tout le temps ! La communication interne peut aussi se faire via les ambassadeurs pour toucher plus facilement les collaborateurs les plus difficiles à convaincre. Ne les oubliez pas.

Si vous cherchez des conseils sur l’implémentation d’un programme de cooptation et la communication interne associée, nous pouvons vous accompagner.

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