Cooptation : le guide complet pour les experts du recrutement

Cooptation : quelle définition pour ce canal de recrutement ?

On peut dire que le recrutement est un art et que l’étape de sourcing est pleine de challenges aujourd’hui, notamment par rapport à la pénurie de candidats connue par la France et l’Europe. Il existe plusieurs techniques pour trouver la perle rare mais les canaux de recrutement "classiques" (job boards, publication d’offres sur les réseaux sociaux, cabinets de recrutement…) ne suffisent plus et/ou coûtent de plus en plus cher.

S’ouvrir à d’autres canaux répondant aux enjeux actuels du recrutement : l’employee advocacy (les collaborateurs deviennent ambassadeurs de votre marque employeur), le nurturing de talent (vous animez vos viviers de talents pour nouer une relation de long terme) et bien sûr la cooptation en font partie.

En l’intégrant à votre stratégie de recrutement (sans pour autant remplacer vos autres canaux de sourcing) : vous avez tout à y gagner.

Qu’est-ce que la cooptation ?

La cooptation est une technique de recrutement de plus en plus répandue, qui implique non seulement le recruteur mais aussi les collaborateurs. C’est d’ailleurs sa principale force : le recrutement par cooptation capitalise sur les collaborateurs d’une entreprise et leurs réseaux afin d’identifier des candidats qualifiés potentiels.

L’acte de coopter est réalisé par un collaborateur qui repère un membre de son réseau (professionnel le plus souvent) répondant aux critères d’une offre d’emploi de son entreprise. Il propose ce profil après avoir échangé avec lui sur le poste en question ainsi que sur l’entreprise. Si la personne souhaite postuler, elle rentre alors dans le processus de recrutement classique. A ce moment-là, le candidat connaît déjà bien le poste, l’entreprise et si son choix est de postuler, c’est qu’il est vraiment motivé.

De son côté, la personne qui coopte, bénéficie d’avantages (prime de cooptation, récompenses, cadeaux) si le profil qu’elle a identifié est recruté.

Souvent confondue avec le piston ou la simple recommandation, la cooptation a la caractéristique d’être encadrée et de répondre à des règles précises, définies au préalable par l’entreprise.

En savoir plus : Recrutement par cooptation : définition, glossaire et synonymes

Coopté, coopteur : quels sont les rôles de la cooptation ?

Habituellement, les recruteurs sont "seuls" à chercher les profils correspondant aux offres d’emploi qu’ils ont à pourvoir. Parfois accompagnés de cabinets spécialisés en recrutement, ils travaillent généralement uniquement avec les hiring managers (les profils internes qui cherchent à recruter dans leurs équipes).

La cooptation ouvre les portes du recrutement aux collaborateurs de l'entreprise, qu’ils cherchent ou pas à recruter ; ils deviennent alors des ambassadeurs de la marque employeur de l’entreprise.

• Le coopteur : un collaborateur qui propose un membre (ou plusieurs) de son réseau pour un poste spécifique
• Le coopté : une personne issue du réseau d’un collaborateur de l’entreprise et qui choisit de postuler à une offre de l’entreprise une fois convaincu par le collaborateur
• Le recruteur : il met en place les règles régissant la cooptation et intègre le coopté dans le processus de recrutement standard
• Le hiring manager : il rencontre le coopté qui passe les étapes de présélection avec le recruteur, dans le cadre d’un recrutement classique

Etre coopté ne donne pas plus de chance au candidat d’obtenir le poste, il n’y a pas de passe-droit. Son profil sera pourtant probablement plus qualitatif que d’autres profils issus de job board par exemple. La raison : il aura déjà de nombreuses informations sur le poste et l’entreprise et ses qualités et compétences seront déjà presque garanties par l’acte de cooptation du collaborateur qui l’a identifié.

En savoir plus : Coopter quelqu’un : quels rôles pour le coopteur et le coopté ?

Qu’est-ce qu’un programme de cooptation ?

Nous l’avons vu, la cooptation doit être encadrée pour ne pas s’apparenter à de la recommandation ou du piston. C’est grâce à des règles claires pour toutes les parties prenantes que la cooptation peut être un succès en termes de transparence.

Un programme de cooptation est la traduction de la stratégie de cooptation d’une entreprise. Il définit le processus de cooptation dans l'entreprise :

• Les postes ouverts à la cooptation (vous n’êtes pas obligé, en tant que recruteur, d’utiliser la cooptation pour l’ensemble de vos recrutements)
• Les différentes actions réalisables par les collaborateurs (proposition de profil, partage d'offres ou de contenus de l’entreprise…)
• Les conditions d’attribution de primes de cooptation ou autres récompenses
• Les étapes du processus de recrutement et les rôles de chacun
• …

Aucun programme de cooptation n’est identique d’une entreprise à l’autre, mais sa mise en place est obligatoire pour cadrer les pratiques et vous assurer que tout le monde soit à l’aise dans le processus.

Plus le programme sera clair et attractif et plus les collaborateurs auront envie de participer et de coopter des membres de leurs réseaux. Vous ne voudriez pas vous passer de ces précieux viviers de talents et de la capacité de vos collaborateurs à les convaincre de postuler !

Après tout, selon un rapport Nielsen, 78% des internautes placent plus de confiance dans les informations venant de leurs pairs que venant d’une marque.

Quels sont les avantages de la cooptation en entreprise ?

Si plus de 80% des employeurs pensent que la cooptation est le meilleur canal de sourcing par rapport à son retour sur investissement¹ , ce n’est pas pour rien !

Il y a de nombreux avantages à recourir à la cooptation et ce pour toutes les personnes impliquées dans le processus.

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Entreprises, recruteurs : la cooptation pour attirer des candidats qualifiés

Les candidats passifs sont plus de 80% selon une étude YouGov / CleverConnect (2023). Un chiffre qui varie évidemment selon la période, le secteur et le métier.

Pourtant, il ne faut pas négliger ces candidats qui ne cherchent pas activement un travail, qui peuvent être à l’écoute d’opportunités. Ils pourraient se laisser séduire par une nouvelle expérience professionnelle.

Souvent, ces candidats déjà en poste ont toutes les qualités que vous cherchez mais il est difficile de les atteindre : la cooptation vous permet de le faire. Même sans être activement à la recherche d’un emploi, ces profils ont des contacts avec leurs réseaux, notamment professionnels. Si vos collaborateurs partagent des contenus concernant votre marque ou bien vos postes à pourvoir, ils auront la chance de toucher ces candidats potentiels et ce sans que vous ayez à payer pour poster des annonces.

En savoir plus : Candidats passifs : adoptez la cooptation pour les recruter plus facilement

Au-delà d’être un canal de recrutement adapté aux candidats passifs, la cooptation permet aussi d’avoir un premier tri sur les candidatures : un collaborateur ne cooptera pas quelqu’un en qui il n’a pas confiance car il met sa réputation en jeu dans cette action.

La preuve : un candidat coopté sur 5 sera recruté alors que ce sera seulement le cas d’un candidat / 100 via les canaux classiques de recrutement² . La qualité de ces candidatures n’est plus à prouver, mais il est toujours possible d’améliorer vos chances d’obtenir des candidats cooptés encore plus qualifiés ou tout simplement plus de cooptations.

En savoir plus : Comment améliorer la qualité des candidatures issues de la cooptation ?

Contrairement à une idée reçue répandue : la cooptation ne favorise pas le recrutement de “clones”. Certes, les réseaux de vos collaborateurs comprennent des personnes issues de mêmes entreprises (mais pas forcément de mêmes services ou équipes) ou de mêmes écoles (mais pas forcément avec la même expérience), etc. Donc les profils cooptés ne sont pas identiques à ceux des coopteurs ; cela dit, ils possèdent très certainement des traits communs, notamment par rapport à leurs attentes vis-à-vis d’une entreprise. Ça tombe bien : vous matchez suffisamment avec votre collaborateur pour qu’il ait envie de faire venir l’une de ses connaissances dans votre société !

Cooptation : quels avantages pour les collaborateurs et les cooptés ?

L’avantage principal de la cooptation pour les collaborateurs et les futurs collaborateurs issus de la cooptation ? Se sentir intégré et impliqué, tout simplement.

D’ailleurs, une personne cooptée restera 70% plus longtemps dans l’entreprise qu’un profil issu d’un autre canal de recrutement³. Cela montre à quel point la cooptation est un bon départ pour une relation de longue durée et de confiance avec l’employeur et les équipes internes !

Pour les coopteurs, c’est une façon de se sentir pleinement associés à la vie de l’entreprise, à son développement et sa réussite. C’est aussi, bien entendu, un bon moyen d’obtenir les récompenses liées à leur participation au recrutement via cooptation : une prime de cooptation, des avantages en nature, des cadeaux, etc. Tout dépend de ce qui aura été défini dans le programme de cooptation.

Évidemment l’engagement et la fidélité des collaborateurs bénéficient aussi à l’entreprise. Tout le monde y gagne.

Pourquoi la cooptation facilite l’onboarding ?

Nous l’avons vu, les collaborateurs cooptés restent plus longtemps ! Cela peut provenir de l’adéquation de leur profil et de leur personnalité avec les principes de l’entreprise.

Mais cela peut aussi s’expliquer par un bon onboarding. Selon Workelo, 80% des nouveaux collaborateurs décident de rester (ou non) dans une entreprise au cours des 6 premiers mois.

La cooptation est un véritable avantage pour soigner son onboarding car les échanges qu’auront le coopteur et le coopté tout au long du processus auront déjà donné au coopté de nombreuses informations sur l’entreprise :

• L’organisation des équipes
• Les objectifs et les projets
• Les outils et process utilisés
• La culture d’entreprise
• Etc.

Il est donc plus facile de s’intégrer dans une équipe et une entreprise quand on connaît déjà ses rouages… et quand on a déjà une relation au sein de cette entreprise !

Communication interne et rétention : la cooptation a un rôle à jouer

La rétention des collaborateurs est un vrai sujet pour toutes les entreprises. Evidemment, les collaborateurs attendent d’une entreprise des perspectives d’évolution, des augmentations salariales, des formations, des projets intéressants… mais elles attendent aussi souvent de la transparence sur la vie de l’entreprise.

C’est à cela que sert la communication interne. Expliquer, informer, animer : la communication interne peut se servir de la cooptation pour être régulière. Au-delà de donner une vision sur les postes à pourvoir dans le cadre du programme de cooptation, vous pouvez aussi partager avec vos collaborateurs des contenus intéressants qu’ils pourront pousser sur leurs réseaux. Guidez-les sur les bonnes pratiques : cela les intéressera et servira aussi vos intérêts.

De plus, la plupart des programmes de cooptation se servent de la gamification (à découvrir dans la suite de ce guide) et permettent de lancer des concours par exemple, de mettre en avant des personnes particulièrement impliquées… bref, d’animer vos collaborateurs avec des sujets RH. Un bon moyen de donner une visibilité méritée aux activités RH et recrutement au sein de votre société.

En savoir plus : Comment planifier la communication interne sur un programme de cooptation ?

Comment construire et animer un programme de cooptation ?

Définition de la cooptation : OK. Avantages pour toutes les parties prenantes : OK. Mais concrètement, comment mettre en place un programme de cooptation au sein de son entreprise ? Voici les clés pour ajouter cette technique à votre stratégie de recrutement.

Définir les objectifs de la cooptation dans son entreprise

Premièrement, il faut savoir que la cooptation n’a pas un intérêt pour toutes les entreprises. Elle est particulièrement indiquée pour les entreprises recrutant des profils précis, notamment des profils pénuriques. Certaines entreprises qui recrutent massivement des profils plus “faciles” à trouver n’auront pas forcément besoin de ce type de programme.

La première étape est donc de faire le point sur vos besoins en recrutement, là où vous éprouvez des difficultés et là où vous auriez besoin de vos collaborateurs pour trouver des profils de qualité.

Cooptation : quels postes et profils ?

Vous devez pouvoir répondre à un certain nombre de questions avant de vous lancer et pour définir votre programme. Ces questions portent notamment sur les postes que vous souhaitez pourvoir via la cooptation (postes avec des compétences techniques, poste de management, etc.), la disponibilité des collaborateurs qui seraient susceptibles de coopter des profils, ce qu’il faudrait pour les motiver, etc.

Même si les postes à pourvoir ne sont pas techniques, vous pourriez chercher des profils avec des soft skills particulières : la cooptation peut aussi aider pour ce type de recrutement.

Ne construisez pas votre liste d’objectifs et de priorités seul, questionnez vos parties prenantes internes, votre programme de cooptation sera alors plus pertinent et adapté à votre entreprise.

Les bonnes pratiques pour réussir le lancement d’un programme de cooptation

Il existe quelques bonnes pratiques génériques à avoir en tête pour aller dans la bonne direction en construisant votre programme de cooptation :

1. Définir des critères de sélection clairs pour que les collaborateurs comprennent le type de profil recherché
2. Construire des étapes rapides et faciles pour ne pas décourager les collaborateurs qui cooptent et les cooptés
3. Etre transparent sur les récompenses et les primes et les conditions pour les obtenir
4. Communiquer régulièrement via les réseaux à votre disposition pour expliquer le processus de cooptation et inciter à participer
5. Impliquer les managers des équipes pour qu’ils soient eux-mêmes sources d’implication de leurs équipes dans votre programme de cooptation
6. Diffuser des contenus présentant l’entreprise, sa culture, ses objectifs, ses avantages, etc. pour que les collaborateurs soient capables de la diffuser à leur tour
7. Questionner régulièrement les coopteurs et cooptés afin d’améliorer votre programme de cooptation

Attention, il existe aussi des pièges qu’il vaut mieux éviter. Par exemple : gérer son programme de cooptation manuellement, ne pas suivre les indicateurs de succès, confondre cooptation et piston, etc.

En savoir plus : Cooptation : bonnes et mauvaises pratiques

👉 Accélérez votre stratégie de cooptation avec un programme de cooptation digitalisé

Comment être sûr de la performance d’un programme de cooptation ?

Une chose est certaine : il ne faut pas lancer son programme de cooptation sans avoir défini au préalable les points d’amélioration de votre stratégie actuelle. Avez-vous besoin de plus de candidatures ? Si oui, de combien ? Avez-vous besoin d’augmenter votre taux de conversion ? De réduire le nombre d’entretiens que vous réalisez ? Avez-vous besoin d’améliorer votre notoriété en tant qu’employeur ?

Ensuite, vous saurez comment mesurer la performance de votre programme de cooptation.

Selon votre stratégie, nous vous conseillons de suivre notamment :

• Le taux d’engagement de vos collaborateurs sur toutes les étapes du programme de cooptation
• Le taux de conversion (candidats / recrutés) par rapport à d’autres canaux et globalement
• La durée du processus de recrutement par rapport à d’autres canaux et globalement
• Le coût du recrutement par rapport à d’autres canaux et globalement
• Le taux de satisfaction des candidats et celui des collaborateurs

En savoir plus : Quels KPIs pour mesurer le succès de votre programme de cooptation ?

Animer votre programme de cooptation sur le long terme

Le lancement d’un programme de cooptation n’est "que" la première étape. Viennent ensuite l’animation du programme et sa pérennisation dans le temps. Pour cela, vous devez :

1. Suivre votre plan initial et analyser les résultats pour apporter les correctifs si nécessaire
2. Intégrer la cooptation dans le plan de communication interne de votre entreprise
3. Trouver des collaborateurs motivés, les former, les intéresser et faire d’eux les ambassadeurs du programme de cooptation
4. Mettre en avant les réussites, communiquer sur les chiffres clés
5. Capitaliser sur les cooptés qui n’auront pas été sélectionnés en les ajoutant à vos viviers de talents

En savoir plus : Programme de cooptation : planifier sa stratégie de communication interne

Récompense et prime de cooptation : comment faire les bons choix ?

C’est l’un des sujets les plus délicats de la cooptation et celui qui fait le plus débat au sein des équipes de recrutement. D’ailleurs, il est possible que certaines entreprises passent à côté des bénéfices de la cooptation parce qu’elles ne savent pas trancher sur cette question. Dommage !

Alors, doit-on récompenser la cooptation et si oui, comment ?

La prime de cooptation est-elle obligatoire ?

La réponse est oui. Evidemment, légalement la prime de cooptation n’est pas obligatoire et c’est important de le savoir. Pourtant, il est communément admis que la récompense dans le cadre d’une cooptation est de mise, d’autant plus que la cooptation est de plus en plus répandue sous ce format.

Cela ne veut pas dire que chaque collaborateur qui coopte quelqu’un va recevoir une prime. En général, il faut a minima récompenser le collaborateur à l’origine d’une cooptation réussie ; c’est à dire celui qui a coopté un profil qui aura successivement :

• Candidaté
• Passé toutes les étapes de recrutement
• Été sélectionné par l’entreprise
• Aura signé son contrat de travail
• Et, optionnellement, aura passé sa période d’essai

Vous pouvez aussi envisager de récompenser les personnes qui cooptent des profils qui passent certaines de ces étapes uniquement, mais dans une moindre mesure. Attention : récompenser ne veut pas forcément dire accorder une prime.

Aussi, d’autres actions plus minimes peuvent être récompensées, comme peut le définir votre programme de cooptation : le partage d'offres d’emploi, de contenus de marque employeur, la participation à des job datings, etc.

Prime, cadeaux, récompenses : les options pour remercier les collaborateurs

Vos collaborateurs peuvent vouloir s’engager dans votre programme de cooptation sans contrepartie. Mais pour être certains de motiver un maximum de vos salariés, il faut envisager des récompenses. Il existe plusieurs possibilités, à envisager selon votre programme de cooptation :