On entend de plus en plus parler de Talent Operations, Recruitment Operations ou encore Recruiting Operations. Plusieurs termes mais l’idée est identique ! En français, difficile de traduire réellement cette branche des RH. On peut tout de même résumer en disant qu’il s’agit de fonctions dont l’objectif est d’aider les équipes recrutement à être les plus efficientes possible. Comment ? Grâce à l’optimisation des stratégies et processus de recrutement et à la mise en place d’outils d’aide au recrutement (intelligence artificielle, datas, digitalisation…). Alors, que retenir de ces “nouveaux” métiers ?
Des fonctions orientées Talent Acquisition de plus en plus répandues
Les métiers des Talent Operations (aussi appelés Talent Ops ou Rec Ops pour Recruitment Operations) existent depuis la fin des années 2010 et certains aspects de ces fonctions existent même depuis bien plus longtemps. Pourtant, pendant cette période, ces rôles encore flous sont assez marginaux, même si on peut noter qu’ils sont plus représentés dans certains pays, notamment aux États-Unis.
La crise sanitaire a accéléré l’implantation des Talent Operations
Avec la crise sanitaire et ses impacts sur le marché, les experts du Talent Acquisition doivent s’adapter à de nouveaux enjeux : une pénurie de candidats, des candidats plus exigeants, etc. L’optimisation de leurs processus de recrutement devient plus qu’un challenge ; elle est nécessaire.
Et c’est là tout l’intérêt des métiers Talent Operations ! Bonne nouvelle : les entreprises commencent à se rendre compte de l’intérêt d’un rôle à part entière, dédié à un recrutement plus efficace.
Déjà, en 2020, l’étude “Talent Edge”* posait la question à 334 dirigeants et responsables des ressources humaines de grandes entreprises (Amériques, Asie-Pacifique, Europe, Moyen-Orient et Afrique) : “Quelles sont les stratégies émergentes que votre entreprise privilégiera dans les prochaines années pour améliorer l’acquisition et la gestion des talents ?”
Ils étaient alors 67% à répondre “Talent operations and technology” bien avant d’autres points comme la mobilité interne, la marque employeur, les réseaux sociaux, etc.
*Deloitte & Forbes Insights
La quantité d’offres d’emploi Talent Operations se multiplie
Depuis, le nombre d’offres d’emploi pour des métiers liés aux Talent Operations / Recruitment Operations est de plus en plus croissant.
Par exemple, sur LinkedIn, et rien qu’en Europe, il y a près de 80 000 postes ouverts autour du terme “Recruitment Operations” (octobre 2022).
Si les grandes entreprises ou les cabinets de conseil sont les plus grands demandeurs de ce type de profils, les plus petites sociétés et les startups ne sont pas en reste. Ces métiers en évolution se démocratisent de plus en plus et ce, bien au-delà des frontières américaines.
Les experts Talent Operations : soutiens des recruteurs mais pas recruteurs
La première chose à savoir c’est que les profils Talent Operations ne sont pas des recruteurs. Pourtant, ils sont intimement liés au monde du recrutement puisqu’ils permettent aux équipes Talent Acquisition de mieux répondre à leurs enjeux quotidiens.
Recruting Operations : donner les clés pour répondre aux challenges du recrutement
Les Recruting Operations sont là pour aider les recruteurs à :
- Automatiser certaines tâches chronophages
- Réduire leur time-to-hire
- Minimiser leurs coûts de recrutement
- Suivre les données et mieux les sécuriser
- Trouver de nouvelles façons d’attirer des talents
- …
Leur champ d’action est vaste et c’est pour cette raison qu’il n’existe pas qu’un seul métier Talent Operations.
Plusieurs métiers évoluent au sein des Recruitment Operations
Les experts des Talent Operations ont des profils et des spécialités différentes selon l’entreprise qui les recrute. Leur rôle est différent d’une société à l’autre, en fonction de nombreux critères : secteur, maturité, organisation, capacité d’investissement, etc.
Les champs d’action des Talent Operations
Les missions des Talent Ops sont extrêmement variées. Il y a 5 différentes grandes étapes sur lesquelles ils peuvent être amenés à travailler.
L’audit des processus de recrutement existants
La première mission d’un spécialiste Recruitment Operations est presque la plus importante. Il s’agit de faire le point sur l’ensemble du processus de recrutement mis en place au sein de l’entreprise :
- l’organisation interne et les rôles de chacun,
- le budget alloué au recrutement et la façon dont il est construit,
- la manière dont les tâches sont réalisées (manuellement ou de façon automatique),
- les données disponibles et leur utilisation,
- la qualité des recrutements…
La récolte de ces données se fait en interne mais aussi grâce à des échanges avec les candidats, qui sont des sources d’information précieuses sur l’état des processus de recrutement en place.
Grâce à ce premier état des lieux, il peut ensuite agir sur l’amélioration d’un ou plusieurs point(s) de friction découvert(s) à l’occasion de l’audit, qu’il s’agisse de problèmes d’organisation ou d’expérience candidat.
La définition des objectifs et de la stratégie de recrutement qui peut y répondre
En lien avec les chargés du recrutement, les équipes RH au sens large et la direction, l’expert Talent Ops définit les objectifs de l’entreprise en matière d’acquisition de talents et de recrutement. Pour cela, il doit avoir des connaissances poussées du marché et de ses enjeux, des objectifs de l’entreprise, de son positionnement, etc.
Les objectifs globaux sont toujours accompagnés d’objectifs chiffrés. En effet, l’un des avantages à se doter d’un expert des Talent Operations, c’est qu’il améliore les processus de recrutement en se basant sur des données réelles et qu’il mesure l’efficacité de ses actions grâce à l’évolution de ces données. Terminées les prises de décisions “au doigt mouillé” !
L’optimisation des processus de recrutement (ce qui comprend évidemment la façon dont l’équipe recrutement est organisée) fait donc partie inhérente de ses missions. En identifiant des axes d’amélioration, il met en place une stratégie adaptée qui permet d’améliorer les points bloquants. Les recruteurs suivent alors les recommandations du Talent Operations specialist pour améliorer leur productivité et la qualité des recrutements.
La plupart du temps, la stratégie est construite en étapes, afin de pouvoir régler les problèmes majeurs en priorité, tester ce qui fonctionne le mieux avec les équipes recrutement, pour ensuite déployer les actions correctives plus largement.
La mise en place d’outils d’aide au recrutement et leur suivi
La plupart du temps, l’optimisation des processus se fait grâce à des outils. L’expert Talent Operations en est garant : tant dans la définition du besoin, que dans le choix de l’outil (ou des outils), sa mise en place, son adoption par les équipes recrutement, ainsi que son suivi et ses mises à jour.
Ces outils peuvent avoir différentes fonctions mais la plupart du temps ils permettent :
- Soit d’améliorer l’existant, notamment en automatisant des tâches pour les rendre moins chronophages (Matching, Scoring, intelligence artificielle…)
- Soit d’ajouter de nouvelles fonctionnalités au processus (programme de cooptation ou d’ambassadeurs avec un Enterprise Resource Planning (ERP), mise en place et animation d’un pool de talents avec un Candidate Relationship Management (CRM)…)
Bon à savoir : l’acronyme CRM est utilisé pour deux outils. Ainsi, on retrouve :
- L’outil de Candidate Relationship Management
- L’outil de Customer Relationship Management
Finalement ces deux types de plateformes ont des fonctionnalités assez similaires car l’acquisition de talents ressemble de plus en plus à un processus d’acquisition de leads, central pour les experts du marketing.
En savoir plus : Recrutement et Marketing : deux métiers de plus en plus semblables
La formation et l’accompagnement au changement en interne
Nouveaux processus, nouveaux outils, nouveau programme… tout cela doit être expliqué et surtout adopté par l’ensemble des équipes recrutement (et même au-delà, avec notamment les Hiring managers). Bien sûr, le Talent Operations manager n’est jamais seul à mettre en place ces améliorations et lorsqu’il aura abouti à son nouveau processus de recrutement, la plupart des parties prenantes sera déjà au courant du projet. Mais, n’importe quel changement nécessite des formations, puis des mises à niveau régulières.
Aussi, dans certaines entreprises, avec certaines équipes, il peut y avoir des réticences au changement, particulièrement lorsqu’il s’agit d’outils digitaux. Une grande partie de son périmètre est d’assurer que ce changement se passe au mieux et que les outils soient adoptés. Dans le cas contraire, il se charge de mettre en place des actions correctives pour qu’ils le soient pleinement.
Le suivi des performances et le développement de l’utilisation de la donnée
La matière brute de l’expert Talent Operations, ce sont les données ! Grâce à elles, il peut identifier les problèmes, tester les solutions et s’assurer que les résultats sont au rendez-vous.
La diffusion de ces données sous des formats accessibles est un aspect très important de son rôle. Il est le garant de la bonne compréhension des résultats et idéalement, il devient même aussi un ambassadeur des démarches orientées data.
En savoir plus : Quels indicateurs (KPI) RH suivre pour améliorer la performance de ses recrutements ?
L’organisation des équipes Talent Operations
Encore une fois, tout dépend de l’entreprise, sa taille et son niveau de maturité vis-à-vis de ces nouvelles fonctions RH.
1 seul spécialiste des Talent Operations
Cet expert prend à sa charge l’ensemble du spectre des Recruting Operations (ce qui est faisable pour les petites entreprises) ou seulement une partie qui semble être la plus prioritaire pour la société. Il est souvent rattaché à l’équipe recrutement et travaille en étroite collaboration avec elle.
Une équipe Talent Operations
Il existe plusieurs spécialités dans les Recruitment Operations et le fait d’avoir une équipe interne dédiée à ces sujets peut permettre de se saisir de tous les aspects inhérents à cette fonction : la stratégie, l’optimisation des processus, la gestion des données…
Pour les entreprises de taille intermédiaire, cela semble être idéal. D’autant que cette fonction peut alors faire un pas de côté et s’émanciper de l’équipe Talent Acquisition pour devenir un véritable business partner.
Une organisation orientée Talent Operations
Pour certaines entreprises, même une seule personne dédiée n’est pas forcément nécessaire. Cependant, il peut être pertinent d’organiser ses équipes de recrutement de sorte qu’elles suivent les mêmes lignes que si un expert Talent Operations était présent : se baser sur la donnée, identifier les irritants et les améliorer grâce à des processus clairs et faciles à mettre en place, réaliser des reportings…
Se lancer ou se reconvertir dans les métiers des Talent Operations
Certains recruteurs peuvent alors envisager une reconversion dans ce type de poste. C’est bien entendu totalement faisable, tout comme un spécialiste des opérations pourra se spécialiser plutôt dans des sujets concernant le recrutement.
En savoir plus : Comment devenir Talent Operations specialist ?
L’expérience candidat : un enjeu central pour les Talent Operations
Réduction des coûts, optimisation des processus, augmentation de la productivité… nous l’avons vu, se doter d’un spécialiste Talent Operations peut apporter beaucoup à une entreprise en termes d’efficacité.
Mais l’amélioration de l’ensemble de ces points sert aussi un objectif de plus en plus essentiel pour les entreprises : l’amélioration de l’expérience candidat. Car la satisfaction des candidats est centrale dans un monde où la pénurie de talents est plus que présente et où l’acquisition de profils est plus complexe.
C’est pour cela que la mise en place d’outils d’aide au recrutement peut aider sensiblement à rendre plus efficaces et pertinentes les différentes étapes du processus de recrutement, non seulement pour le recruteur mais aussi (et surtout) pour le candidat.
