La mise en place d’un programme de cooptation représente un coût pour les entreprises qu’il est important de mesurer. Il réduit nettement les frais liés au sourcing, à la communication et aux agences de recrutement, mais il représente aussi un coût réel qu’il est parfois difficile d’évaluer. Quel est le coût réel d’un recrutement par cooptation ? Quelles sont les charges patronales ? Comment pouvez-vous optimiser son versement pour diminuer les cotisations sociales ? Détaillons ces points avec un exemple concret.
Calculer les charges sociales sur la prime de cooptation
En dehors de tout dispositif d’exonération de charges, la prime est soumise à cotisations sociales. Si elle est versée sous la forme d’une somme d’argent, elle est considérée comme un complément de salaire et vient s’ajouter au salaire brut du salarié.
Les cotisations patronales sont environ égales à 45% du salaire brut, mais il n’est pas possible d’être plus précis. Il est compliqué d’apprécier le coût d’une prime de cooptation sans évoquer un cas particulier, car il dépend de chaque entreprise et du montant de la rémunération du coopteur. Le montant des cotisations versées par l’employeur est déterminé en multipliant « l’assiette » par le taux en vigueur. L’assiette des cotisations est la base de calcul des contributions sociales, comprenant les salaires en espèces et en nature.
Les taux de cotisation sont fixes, mais le calcul est complexe et nécessite l’intervention de votre service paie ou d’un expert-comptable, car les plafonds de calcul sont variables selon le montant du salaire brut. En effet, certaines cotisations s’appliquent sur la totalité du salaire, alors que d’autres s’appliquent par tranches.
Afin que cela soit plus concret, prenons l’exemple d’un salarié non-cadre ayant un salaire brut mensuel de 2000€, dans une entreprise de moins de 250 salariés. Vous pouvez réaliser la simulation sur le site de l’URSSAF pour estimer le calcul des charges sociales sur la prime de cooptation :
- Salaire brut : 2000€
- Salaire net : 1561€
- Salaire net après impôt : 1539€
- Coût total employeur : 2418€
Imaginons que ce salarié reçoive 1000€ pour avoir recommandé un candidat :
- Salaire brut : 2000€
- Prime : 1000€
- Salaire net : 2353€
- Salaire net après impôt : 2212€
- Coût total employeur pour le salaire + la prime : 4211€
L’appréciation d’une prime en brut ou net change pour l’employeur et le salarié :
- Coût de la prime pour l’entreprise : 1793€
- Gain de salaire après impôt pour le salarié : 673€
L’employé ne reçoit que 673€ sur son compte bancaire, alors qu’on lui communique une prime de 1000€. Quant à l’entreprise, le coût est supérieur à la valeur de la récompense mais généralement cela vaut tout de même le coup par rapport aux autres canaux de sourcing.
En savoir plus : Comment fixer la prime de cooptation ?
Chaque entreprise sera un cas particulier. Cet exemple doit vous servir à plusieurs niveaux :
- Bien communiquer votre programme de cooptation aux équipes
- Apprécier correctement la valeur réelle des récompenses
- Contrôler votre budget recrutement
- Maîtriser la masse salariale de l’entreprise
Le coût d’un recrutement doit être considéré avec une notion de R.O.I. (Retour sur Investissement). Si les charges sociales supplémentaires ne sont pas compensées par une baisse significative de vos frais de recrutement, votre programme n’est pas efficace. Il est important de mettre en place des indicateurs pour mesurer rapidement que le dispositif fonctionne. Les RH et services recrutement, souvent encore considérés comme un centre de coût par les directions, doivent avoir à cœur de « rentabiliser » au maximum leurs décisions stratégiques de recrutement.
Est-il possible de réduire les cotisations sociales ?
La prime de cooptation sous forme de bons cadeaux et bons d’achat
Si vous souhaitez réduire vos cotisations sociales, il est préférable de choisir les chèques-cadeaux. En effet, si le montant total des chèques-cadeaux, bons d’achat et cadeaux attribués à un salarié n’excède pas 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale, il est exonéré de cotisations de sécurité sociale.
Cependant, si le total des avantages dépasse ce seuil, l’exonération peut toujours s’appliquer si trois critères sont remplis :
- L’attribution se fait dans le cadre d’un événement particulier
- Le bon d’achat doit indiquer ce qu’il permet d’acquérir (nature du bien, rayon et/ou magasins)
- Le montant de chaque bon ne dépasse pas le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale
Par exemple, si vous remettez trois bon d’achats d’une valeur de 90€ pour trois événements distincts (mariage, rentrée scolaire et naissance d’un enfant), vous dépassez le seuil annuel de 183€, mais comme chaque bon respecte les 3 critères, ils ne sont pas soumis à cotisations.
Dans le cas contraire, les bons d’achat, chèques-cadeaux et/ou cadeaux sont soumis aux cotisations et contributions de sécurité sociale dès le premier euro.
En 2023, chaque salarié pourra bénéficier d’un bon d’achat d’une valeur de 183€ (la limite était à 171€ en 2022). La somme s’entend sur l’ensemble de l’année, tous les bons d’achat s’additionnant. Attention donc à assurer un suivi précis pour chaque employé. Il est possible de le faire grâce à la mise en place d’un programme de cooptation digitalisé.
Si le cumul des bons d’achat dépasse 5% du plafond de Sécurité Sociale, il convient de vérifier si chaque bon respecte trois conditions pour qu’il ne soit pas soumis aux cotisations sociales. Dans ce cas, ils sortent du cadre de la cooptation, leurs conditions d’attribution sont liées à des événements particuliers (mariage, Noël, départ en retraite, etc.).
La prime de cooptation : en brut ou net ?
Comme tout élément de rémunération, le montant de la récompense s’entend toujours en brut, c’est-à-dire avant cotisations sociales. Il est important de communiquer clairement auprès de vos salariés quand vous lancez votre programme de cooptation.
Si vous proposez des primes sous forme de virement et des chèques-cadeaux, vous mélangerez des montants bruts et nets. Il faut veiller à avoir une communication claire.
La prime de cooptation est-elle imposable ?
Cela dépend du collaborateur et de sa rémunération. En effet, leur taux de cotisation sera similaire, mais le taux de l’impôt sur le revenu peut fortement varier d’un employé à bas salaire (environ 11%) à un cadre très bien payé (environ 41%). Dans certains cas où l’on passe une tranche, il est même préférable de ne pas toucher la prime (si elle est trop basse), ou de le faire sur deux exercices financiers.
En tant qu’entreprise, vous devez donc prendre en considération ces éléments quand vous structurez votre programme de cooptation. Au-delà de l’enveloppe budgétaire qui sera décidée globalement, il faut prendre le temps d’apprécier l’impact réel des récompenses pour chacun des niveaux de rémunérations dans l’entreprise. Vous ne voulez pas offrir des récompenses trop faibles ou trop élevées.
Découvrir notre dossier complet sur la cooptation.
En conclusion, le choix du montant des primes dans le cadre d’un programme de cooptation doit être avisé. Vous devez choisir les différents types de prime et veiller à ce que leur montant soit pertinent pour vos collaborateurs et votre budget. Mais n’oubliez pas qu’un recrutement par cooptation a un R.O.I. (Retour sur Investissement). Chaque euro dépensé en cooptation est économisé ailleurs (communication, prestataires, turnover, etc.) et la cooptation peut réellement valoir le coup.
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