Si l’on cherche à définir ce qu’est la cooptation, il est aussi indispensable de faire le point sur les responsabilités de chacun au sein d’un programme de cooptation. Le coopteur (aussi appelé cooptant), le coopté, le recruteur, les responsables qui cherchent à pourvoir un poste… Chacun a son rôle à jouer. Alors comment définir ces rôles au sein d’un programme de cooptation ?
Le coopteur ou cooptant : celui qui décide de coopter quelqu’un
Que l’on dise coopteur ou cooptant, il s’agit de la personne qui va coopter quelqu’un de son réseau professionnel (ancien collègue, prestataire, alumni de la même formation…) ou personnel. Son rôle est multiple et intervient notamment dans les premières étapes de la cooptation.
Le coopteur repère les candidats potentiels
Il s’agit finalement de son rôle principal : après avoir pris connaissance des postes ouverts au sein de son entreprise, il passe un peu de temps à étudier son réseau pour identifier quels profils pourraient être intéressés par le poste en question, tout en remplissant les critères définis par l’entreprise (compétences, expérience, état d’esprit, connaissances…). S’il repère des profils correspondants, il peut les contacter pour leur parler du poste.
Il peut aussi partager une (ou plusieurs) offre(s) d’emploi à l’ensemble de son réseau et être disponible selon les modalités de contact de son choix si quelqu’un est intéressé pour échanger autour de l’opportunité d’emploi.
Le cooptant est un ambassadeur de la marque employeur
La définition d’un cooptant ne s’arrête pas là. Lorsqu’il échange avec un candidat potentiel autour de l’offre qu’il a partagée, il devient l’ambassadeur de l’entreprise. A l’occasion de ces discussions, il sera forcément amené à présenter le poste (missions, équipe, objectifs…) mais aussi, plus largement, l’entreprise dans laquelle il travaille.
Devenir le porte-parole de l’entreprise signifie savoir parler de la culture d’entreprise, de l’organisation interne, des grands projets, de l’ambiance, des outils utilisés mais aussi des opportunités d’évolution.
Attention, ambassadeur ne veut pas dire qu’il faut enjoliver quoi que ce soit : coopter quelqu’un signifie être honnête dans la façon de présenter la situation de l’entreprise et l’environnement du poste.
Coopteur / cooptant : un rôle de facilitateur du processus de recrutement
Même si ce n’est pas le cas dans tous les programmes de cooptation, on pourrait dire que le coopteur / cooptant a un rôle d’agent de liaison durant une partie du processus de recrutement. Il pourra parler du poste et de l’entreprise à son contact mais parlera aussi du profil de son contact à l’entreprise et aux recruteurs.
Il peut faciliter et accélérer le processus de recrutement en préparant les deux parties aux échanges et en s’assurant qu’elles sont sur la même longueur d’onde : missions proposées, attentes x ou y, délai pour commencer… il ne s’agit là que d’exemples.
Attention, cela ne veut pas dire que la personne cooptée est pistonnée. Il s’agit simplement d’éviter une étape supplémentaire de découverte du poste pour le candidat ou du profil de candidature pour le recruteur.
Le coopteur / cooptant et la prime de cooptation
Le coopteur / cooptant est aussi celui qui reçoit la prime de cooptation correspondant à son action de coopter. C’est le cas la plupart du temps si la personne qu’il a recommandée est sélectionnée pour le poste (ou parfois si elle passe sa période d’essai).
Définition de coopté : celui qui postule via la cooptation
Est-ce que le coopté est un candidat comme les autres ? Oui… et non !
Contacté par le coopteur / cooptant, son rôle premier est finalement de décider s’il veut postuler dans l’entreprise ou non. Il ne deviendra un « coopté » que s’il postule après avoir échangé avec la personne qui lui propose de le coopter.
Il postulera alors via un canal de sourcing différent des autres candidats venant des job boards, annonces, cabinets de recrutement… mais il participera exactement au même processus de recrutement (mêmes étapes, mêmes critères, mêmes entretiens…).
Son rôle est donc celui d’un candidat classique :
- Apprendre à bien connaître l’entreprise, ses produits, ses services…
- Se préparer aux entretiens et s’y présenter
- Montrer ses forces pour convaincre
- Poser les bonnes questions
La seule différence ? Il peut demander à son coopteur / cooptant de l’aider à bien se préparer et il aura probablement des informations un peu plus pertinentes et/ou précises qu’un candidat classique grâce à cet échange.
Le collaborateur recruté via cooptation
Si un profil décide de candidater parce que l’un de ses contacts le coopte et qu’il est engagé, il devient alors un collaborateur. Il est important de noter que ce collaborateur est un peu spécial !
Son intégration se fait généralement plus facilement car il comprend déjà bien l’entreprise et qu’il a une connaissance présente au sein des équipes. Ces collaborateurs cooptés sont aussi souvent très motivés car ils ont déjà été impliqués dans l’entreprise en tant que candidat.
L’autre information vraiment intéressante à connaître : selon Forbes (2019), 2/3 des collaborateurs issus de la cooptation cooptent à leur tour quelqu’un au sein de leur nouvelle entreprise. Un cercle extrêmement vertueux qui permet d’ajouter des candidats motivés et qualifiés aux effectifs de l’entreprise… pour un coût réduit.
Le rôle du recruteur dans un programme de cooptation
Le recruteur a trois rôles différents dans le contexte d’un programme de cooptation.
En savoir plus : Recrutement par cooptation : définition, glossaire et synonymes
Le recruteur cadre le programme de cooptation
Évidemment, le recruteur (ou l’équipe de recrutement) a un rôle de cadrage du programme de cooptation. C’est lui qui fait un audit de ses besoins en recrutement, définit en quoi la cooptation peut l’aider et prépare les règles qui régiront le processus de cooptation au sein de son entreprise. Ces règles concernent : les types de postes ouverts à la cooptation, les étapes du processus, les montants des primes et les récompenses, les différents délais, etc.
Animation du programme de cooptation : une mission du recruteur
Une fois lancé, le programme de cooptation doit être animé pour porter ses fruits : ajout de nouvelle offre, communication auprès des collaborateurs, mise en avant des cooptations réussies, attribution de primes et/ou récompenses, etc.
En solo, en équipe ou en partenariat avec la communication interne (par exemple), le recruteur aura cette charge d’animer la cooptation dans son entreprise.
Pour assumer cette responsabilité, le recruteur peut avoir recours à un outil qui digitalise le programme de cooptation et qui permet d’automatiser la très grande majorité des étapes.
Les programmes de cooptation digitaux ont pour avantage d’apporter les bénéfices de la cooptation tout en libérant du temps aux recruteurs.
Recruter des candidats via la cooptation
Au-delà d’être le créateur et l’animateur du programme de cooptation, il ne faut pas oublier que le recruteur continue d’avoir son rôle premier : recruter !
Lorsqu’il s’agit du recrutement via cooptation, sa principale responsabilité est de traiter le candidat issu de la cooptation comme les autres candidats. Il pourra cependant répondre à des questions ou spécifier des éléments aux collaborateurs qui souhaitent avoir des compléments d’informations pour échanger avec un candidat coopté potentiel.
Capitaliser sur les cooptés non engagés pour alimenter un vivier de candidats
Tous les profils intéressants sont bons à prendre… et à garder ! Le recruteur a aussi pour responsabilité de préparer les futurs recrutements.
Or les candidats cooptés qui n’auraient pas été retenus ou qui n’auraient pas accepté un poste peuvent être ajoutés au vivier de candidats de l’entreprise. Ainsi, ils peuvent être recontactés plus tard dans le cadre d’une nouvelle ouverture de poste.
Cooptation : ce que cela change pour le hiring manager
La personne qui ouvre un poste dans son équipe (aussi appelée hiring manager) n’aura pas nécessairement un rôle différent si le candidat reçu en entretien est coopté. Contrairement aux autres rôles, la définition d’un hiring manager restera la même peu importe s’il y a cooptation ou non.
Cependant, il faut avoir en tête que, tout comme les recruteurs, les hiring manager peuvent être amenés à parler aux collaborateurs qui souhaitent coopter un profil, afin de s’assurer que le profil en question puisse correspondre aux attentes.
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