Laissez-vous porter par votre CRM : quand « automatisation » rime avec « optimisation des processus de recrutement »

Le service concerné n’a pas été notifié de l’entretien, les nouveaux contacts du salon de l’emploi n’ont toujours pas été ajoutés à la base de données, et un ancien candidat menace de poursuivre l’entreprise en justice pour avoir omis d’obtenir le renouvellement de son consentement à l’utilisation de ses données. » Si ce scénario vous semble familier, il est temps pour vous de songer à automatiser davantage vos tâches de recrutement quotidiennes.

Qu’entend-on par « automatisation des processus » ?

L’automatisation vise généralement à remplacer des tâches manuelles successives par des étapes automatiques, permettant de renforcer l’efficacité de l’intégralité du processus. Un processus, également désigné par le terme anglais « workflow », fait référence à une opération spécifique du cycle de travail qui implique toujours les mêmes étapes successives.

Dans l’exemple des contacts recueillis à l’occasion d’un salon professionnel : Cinquante candidats ont manifesté un intérêt pour réaliser un stage au sein de votre entreprise et ont renseigné leurs coordonnées sur la liste mise à leur disposition sur votre stand. La prochaine étape consistera à saisir ces informations manuellement dans la base de données de l’entreprise. Les candidats recevront alors des e-mails de suivi de la part du service RH de l’entreprise, personnalisés selon leurs objectifs spécifiques de formation professionnelle. Ce processus représente quelques heures de travail, sans compter le temps supplémentaire qu’implique la correction d’éventuelles erreurs de saisie. Dès lors que l’intégralité du processus est numérisée et automatisée, il ne coûte absolument rien aux recruteurs en termes de temps. En effet, à partir du moment où les candidats peuvent s’inscrire en ligne, directement au salon de l’emploi, les rouages du numérique se mettent en marche. Les données sont automatiquement enregistrées dans la liste d’e-mailing adéquate, et les futurs stagiaires reçoivent un e-mail avant même d’arriver chez eux.

L’automatisation des processus implique la numérisation de tâches manuelles de façon à ce qu’elles soient effectuées automatiquement en arrière-plan par des logiciels basés sur un simple algorithme SI/ALORS dont le mécanisme déclencheur est suivi par une action précise. Les processus se prêtent donc parfaitement à l’automatisation. L’organisation prévisible et linéaire des processus rend plus facile l’identification d’éléments déclencheurs et actions qui en découlent. Dans le même temps, la normalisation des processus réduit le taux d’erreur à un niveau quasiment nul.

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L’automatisation dans le recrutement : quels avantages ?

Il existe des raisons évidentes à adopter l’automatisation des processus – même, et surtout, dans le domaine du recrutement, où l’automatisation se fait par le biais d’un système de gestion des relations avec les candidats (Candidate Relationship Management, ou CRM) ou en partie via un système moderne de suivi des candidatures (Applicant Tracking System, ou ATS). Après tout, les candidats s’attendent désormais à des réponses rapides et à des processus de candidature numériques simples, et c’est à vous de leur offrir cette expérience si vous tenez à entretenir une image positive de votre entreprise en tant qu’employeur. Mais cela vaut également pour l’efficacité des services de recrutement eux-mêmes, qui doivent envisager l’automatisation de certains processus s’ils veulent être à la hauteur de la concurrence à venir.

#1 L’automatisation représente un gain de temps

Le dicton « les petits ruisseaux font les grandes rivières » s’applique parfaitement dans le domaine du recrutement. Envoyer un e-mail, mettre à jour un bloc de données ou choisir une liste d’e-mailing particulière ne représentent pas, en soi, un gros travail et sont des tâches qui peuvent généralement être réalisées rapidement. Mais cumulées, ce sont précisément ces tâches de gestion qui vous coûtent en temps. Du temps dont les recruteurs manquent pour s’occuper de tâches plus stratégiques comme développer des viviers de talents, construire un réseau ou évaluer la qualité des candidatures.

#2 L’automatisation enrichit l’expérience des candidats

Rien n’est plus décevant pour un candidat qu’une réponse qui met des semaines à arriver. Ces retards de communication peuvent être évités grâce à l’envoi de réponses automatisées et des mises à jour automatiques régulières. Une communication fluide et rapide améliore l’expérience des candidats et augmente ainsi les chances pour l’entreprise d’attirer les meilleurs talents.

#3 L’automatisation renforce la qualité de vos données

Des profils de candidats peuvent être créés automatiquement, catégorisés dans des viviers et étiquetés, évitant par là même les erreurs manuelles liées à la saisie de données. Le statut du candidat peut également être mis à jour automatiquement et, si nécessaire, la personne peut être affectée à un autre vivier de talents sans délai. Vous garantissez ainsi une communication ciblée en tout temps. L’automatisation des processus peut par conséquent avoir un impact positif sur la validité et la qualité de vos blocs de données.

#4 L’automatisation prévient les atteintes au RGPD

La question de la protection des données est particulièrement pertinente dans le domaine du recrutement. La non-conformité aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) dans le cadre du stockage et du traitement des données à caractère personnel des candidats peut coûter cher aux entreprises. Ce que de nombreuses personnes ignorent, c’est que le consentement à utiliser les données personnelles d’une personne doit être renouvelé par intervalles réguliers. Avec un vivier de talents bien fourni, il est facile de perdre de vue ces points importants. Cela dit, le consentement dans le cadre de la protection des données peut être obtenu automatiquement lors de la phase d’inscription, et la date de renouvellement du consentement peut être déterminée à la fois pour les candidats à titre individuel et sur le plan collectif. Une fois l’accord donné par le candidat à utiliser ses données, vous pouvez, par exemple, envoyer un e-mail de bienvenue. Lorsque le renouvellement du consentement est nécessaire, ce processus est lui aussi déclenché automatiquement.

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Éléments déclencheurs et actions : exemple de processus de recrutement automatisés

Dans la pratique, l’automatisation des processus se base sur des logiciels intelligents sous la forme, par exemple d’un système de CRM relié à votre ATS. Ces outils exploitent des technologies innovantes telles que l’intelligence artificielle, l’apprentissage automatique, l’analyse prédictive et le traitement du langage pour réaliser des tâches de recrutement spécifiques, avec cohérence et fiabilité. Des opportunités d’automatisation se trouvent à toutes les étapes du processus de recrutement, mais la stratégie se prête particulièrement bien aux tâches de nature administrative qui peuvent être initiées par des éléments déclencheurs spécifiques.

Un exemple pratique permet de mettre en lumière l’enchaînement de processus automatisés :

  • Le premier élément déclencheur peut prendre la forme, par exemple, de la création d’un nouveau bloc de données dans un vivier de talents. En réponse, le candidat reçoit une demande par e-mail de consentir d’une part à ce que ses données soient stockées et d’autre part à recevoir d’autres informations par e-mail.
  • L’acceptation du candidat (élément déclencheur) initie automatiquement une série d’actions ultérieures : le candidat est informé que son consentement a bien été reçu et qu’il a été ajouté à une liste d’e-mailing spécifique, et il reçoit, par exemple, un e-mail initial dans le cadre d’une campagne automatisée.
  • Dans le cadre de cette campagne, le candidat reçoit une invitation à un événement, auquel le candidat s’inscrit. L’inscription (élément déclencheur) conduit à la mise à jour du profil du talent et à l’ajout d’une nouvelle étiquette. En amont de l’événement, le candidat reçoit des informations supplémentaires concernant le programme, les personnes à contacter, les intervenants, etc. de manière automatisée.
  • À l’issue de l’événement, le candidat reçoit un e-mail de suivi automatique avec l’option de choisir du contenu portant sur d’autres sujets clés. La sélection entraîne l’ajout de nouvelles étiquettes et, le cas échéant, l’envoi d’offres d’emploi adéquates.
  • La personne envoie sa candidature pour le poste en question et est automatiquement ajoutée à l’ATS, qui entraîne la mise à jour automatique du statut du candidat dans le système de CRM.

Conclusion : plus de temps pour les tâches importantes

Exploiter le potentiel de l’automatisation de ses processus ne signifie pas éliminer la dimension humaine du recrutement. Bien au contraire : l’automatisation des processus offre aux recruteurs la liberté dont ils ont besoin pour consacrer plus de temps aux activités pour lesquelles leur personnalité est nécessaire. De plus, les tâches de nature administrative sont réalisées plus rapidement, de manière plus efficace, et sans erreur. L’impact positif se fait non seulement ressentir sur les KPI de recrutement à long terme, mais aussi sur la marque employeur de l’entreprise.

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