Wenn man sich einen Überblick über das Konzept der Mitarbeiterempfehlung verschaffen möchte, muss man auch die Aufgaben der einzelnen Akteure in einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm beleuchten. Ob Mitarbeitende, Kandidat:innen, Recruiter, Führungskräfte, die eine Stelle neu besetzen möchten… Jeder nimmt eine bestimmte Rolle ein. Wie lassen sich diese verschiedenen Rollen in einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm definieren?
Mitarbeitende: die Empfehler:innen
Bei den empfehlenden Mitarbeitenden handelt es sich um die Personen, die jemanden aus ihrem Umfeld empfehlen, sei es aus dem beruflichen Netzwerk (ehemalige Kolleg:innen, Auftragnehmer:innen, Alumni desselben Studiengangs…) oder aus ihrem persönlichen Umfeld. Ihre Rolle ist vielfältig und erstreckt sich insbesondere auf die ersten Phasen des Mitarbeiterempfehlungsprozesses.
Mitarbeitende identifizieren potenzielle Kandidat:innen
Die Hauptaufgabe der Mitarbeitenden besteht letztlich darin, sich über offene Stellen in ihrem Unternehmen zu informieren und anschließend ihr Netzwerk zu durchforsten, um potenzielle Profile zu finden, die an der betreffenden Stelle interessiert sein könnten und gleichzeitig die Kriterien des Unternehmens erfüllen (Kompetenzen, Erfahrung, Arbeitseinstellung, Fachwissen…). Wenn sie ein passendes Profil ausfindig machen, können sie sich mit ihm in Verbindung setzen und ihm von der Stelle berichten.
Sie können auch eine (oder mehrere) Stellenanzeige(n) in ihrem Netzwerk teilen und über den gewünschten Kontaktweg zur Verfügung stehen, wenn sich jemand über die Stellenanzeige austauschen möchte.
Mitarbeitende als Botschafter:innen Ihrer Arbeitgebermarke
Die empfehlenden Mitarbeitenden haben noch eine weitere Funktion. Wenn sich die Mitarbeitenden anschließend mit potenziellen Kandidat:innen über das betreffende Stellenangebot austauschen, werden sie zu Botschafter:innen des Unternehmens. Bei diesen Gesprächen werden sie nicht nur die Stelle (Aufgaben, Team, Ziele usw.) präsentieren, sondern zwangsläufig auch das Unternehmen, in dem sie arbeiten.
Sie fungieren als Sprachrohr des Unternehmens und können beispielsweise über die Unternehmenskultur, die interne Organisation, die wichtigsten Projekte, das Betriebsklima, die genutzten Tools, aber auch die Entwicklungsmöglichkeiten sprechen.
Achtung, das hat nichts mit Schönfärberei zu tun: Als Botschafter:innen werden ihre Mitarbeitenden die Situation des Unternehmens und das Arbeitsumfeld ehrlich darstellen.
Empfehlende Mitarbeitende: Vermittlerrolle im Recruiting-Prozess
Auch wenn es nicht auf alle Mitarbeiterempfehlungsprogramme zutrifft: In der Regel lässt sich sagen, dass empfehlende Mitarbeitende während eines Teils des Recruiting-Prozesses als Verbindungspersonen fungieren. Sie können ihrem Kontakt von der offenen Stelle und dem Unternehmen erzählen, aber auch mit dem Unternehmen und den Recruitern über das Profil ihres Kontakts sprechen.
In dieser Rolle können sie den Recruiting-Prozess unterstützen und beschleunigen, denn sie bereiten beide Seiten auf den Austausch vor und stellen dabei sicher, dass sie auf derselben Wellenlänge sind: z. B. vorgesehene Aufgaben, Erwartungen X oder Y, Datum des Stellenantritts – um nur einige Beispiele zu nennen.
Achtung, das heißt nicht, dass die empfohlene Person über Vitamin B an ihren Job kommt. Es wird lediglich ein Schritt eingespart: das Finden der Stellenausschreibung durch die Bewerber:innen beziehungsweise des Bewerberprofils durch die Recruiter.
Empfehlende Mitarbeitende und Empfehlungsprämie
Die empfehlenden Mitarbeitenden sind auch diejenigen, die für ihre Vermittlungstätigkeit die Empfehlungsprämie erhalten. Meistens wird die Prämie dann gezahlt, wenn die empfohlene Person tatsächlich für die Stelle ausgewählt wird (oder manchmal auch erst nach Bestehen der Probezeit).
Empfohlene Kandidat:innen: Bewerbung auf Empfehlung durch Mitarbeitende
Sind empfohlene Kandidat:innen Bewerber:innen wie alle anderen? Ja – und nein!
Nach der Kontaktaufnahme durch ein Mitglied der Belegschaft müssen die empfohlenen Kandidat:innen letztendlich entscheiden, ob sie sich im Unternehmen bewerben möchten oder nicht. Die kontaktierten Personen gelten erst dann als „empfohlene Bewerber:innen“, wenn sie sich nach einem Gespräch mit der Person, die ihnen von der Stelle berichtet, bewerben.
Sie bewerben sich dann über einen anderen Sourcing-Kanal als die übrigen Bewerber:innen aus Jobbörsen, Anzeigen, Personalberatungen usw., nehmen aber an demselben Einstellungsverfahren teil (dieselben Schritte, dieselben Kriterien, dieselben Vorstellungsgespräche usw.).
Sie haben also dieselben Aufgaben wie klassische Bewerber:innen:
- sich mit dem Unternehmen, seinen Produkten und Dienstleistungen usw. vertraut machen
- sich auf Vorstellungsgespräche vorbereiten und an diesen teilnehmen
- die eigenen Stärken zeigen, um zu überzeugen
- die richtigen Fragen stellen
Der einzige Unterschied? Sie können ihren Kontakt im Unternehmen um Hilfe bei der Vorbereitung bitten und werden durch den Austausch wahrscheinlich etwas relevantere und/oder genauere Informationen erhalten als normale Bewerber:innen.
Mitarbeitende durch Mitarbeiterempfehlung
Wenn sich ein Talent dank einer Mitarbeiterempfehlung für eine Bewerbung entscheidet und tatsächlich eingestellt wird, wird es Teil der Belegschaft. Diese Mitarbeitenden sind etwas Besonderes!
Ihre Integration gelingt in der Regel leichter, da sie das Unternehmen schon gut kennen und die Teams bereits mit ihren Kenntnissen vertraut sind. Empfohlene Mitarbeitende sind auch oft sehr motiviert, da sie bereits als Bewerber:innen ins Unternehmen eingebunden wurden.
Eine weitere interessante Information: Laut Forbes (2019) empfehlen zwei Drittel der durch Mitarbeiterempfehlungen gewonnenen Mitarbeitenden ihr neues Unternehmen wiederum an Personen aus ihrem Umfeld weiter. Eine echte Positivspirale, um die Belegschaft des Unternehmens um motivierte und qualifizierte Talente zu erweitern – und das zu geringen Kosten.
Rolle der Recruiter in einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Recruiter haben in einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm vier verschiedene Zuständigkeiten.
Rahmen für das Empfehlungsprogramm vorgeben
Selbstverständlich sind Recruiter (oder das Recruiting-Team) dafür zuständig, die Rahmenbedingungen für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm festzulegen. Sie führen eine Bestandsaufnahme des Personalbedarfs durch, definieren die Ziele der Mitarbeiterempfehlungen und legen die Regeln für den Mitarbeiterempfehlungsprozess in ihrem Unternehmen fest. Diese Regeln betreffen: die Arten von Stellen, die für Mitarbeiterempfehlungen offen sind, die einzelnen Schritte des Empfehlungsprozesses, die Höhe der Empfehlungsprämien und die Belohnungen, verschiedene Fristen usw.
Mitarbeiterempfehlungsprogramm betreuen: eine Aufgabe der Recruiter:innen
Sobald das Mitarbeiterempfehlungsprogramm angelaufen ist, muss es betreut werden, damit es auch Früchte trägt. Dazu zählen das Hinzufügen neuer Stellenanzeigen, die Kommunikation mit den Mitarbeitenden, das Bekanntmachen erfolgreicher Mitarbeiterempfehlungen, die Vergabe von Empfehlungsprämien und/oder Belohnungen…
Sei es allein, im Team oder zusammen mit (z. B.) der internen Kommunikation – es ist Aufgabe der Recruiter:innen, das Mitarbeiterempfehlungsprogramm in ihrem Unternehmen mit Inhalt zu füllen.
Dabei können Recruiter:innen auf ein digitales Tool für Mitarbeiterempfehlungen zurückgreifen, mit dem die allermeisten Schritte automatisiert werden können.
Digitale Mitarbeiterempfehlungsprogramme haben den Vorteil, dass sie sämtliche Vorzüge der Mitarbeiterempfehlungen bieten und gleichzeitig eine Zeitersparnis für Recruiter:innen mit sich bringen.
Empfohlene Bewerber:innen einstellen
Neben der Aufgabe, das Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu gestalten und zu betreuen, sind Recruiter:innen nach wie vor für ihre wichtigste Aufgabe zuständig: das Einstellen von neuen Mitarbeitenden!
Beim Recruiting durch Mitarbeiterempfehlungen besteht ihre Hauptverantwortung darin, die aus dem Empfehlungsprogramm hervorgegangenen Bewerber:innen wie andere Bewerber:innen zu behandeln. Sie können jedoch auch Fragen beantworten oder Dinge erläutern, wenn Mitarbeitende zusätzliche Informationen für den Austausch mit potenziell geeigneten Kandidat:innen benötigen.
Empfohlene Bewerber:innen, die nicht eingestellt werden, zum Talent Pool hinzufügen
Alle interessanten Profile sind wertvoll… und sollten gespeichert werden! Recruiter:innen sind auch dafür verantwortlich, zukünftige Stellenbesetzungen vorzubereiten.
Empfohlene Bewerber:innen, die nicht ausgewählt wurden oder eine Stelle nicht angenommen haben, können zum Talent Pool des Unternehmens hinzugefügt werden. So können sie zu einem späteren Zeitpunkt bei einer neuen Stellenausschreibung wieder kontaktiert werden.
Mitarbeiterempfehlungen: Was ändert sich für die Hiring Manager?
Die Zuständigkeiten der Führungskraft, die eine Stelle in ihrem Team ausschreibt (auch Hiring Manager genannt), ändern sich nicht wirklich, wenn der:die zum Vorstellungsgespräch eingeladene Bewerber:in empfohlen wurde. Im Gegensatz zu den anderen Stakeholdern bleiben die Aufgaben der Hiring Manager unverändert, unabhängig davon, ob eine Mitarbeiterempfehlung abgegeben wurde oder nicht.
Gegebenenfalls sollten die Hiring Manager – ebenso wie die Recruiter – das Gespräch mit den Empfehlenden suchen, um abzuklären, inwieweit das Profil den Erwartungen entspricht.
