[Webinar mit Mazars] KPI: Welche HR-Kennzahlen Sie messen sollten, um Ihr Recruiting zu optimieren

Sie wollen in Ihrem Einstellungsprozess alles unter einen Hut bringen? Sowohl Schnelligkeit, Produktivität, Effizienz, Qualität als auch Fairness, geringe Kosten usw.? Das ist nicht einfach, vor allem dann nicht, wenn einzelne Schritte nicht nachverfolgt und Ergebnisse nicht ausgewertet werden. Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem Sie 6 große HR-Herausforderungen im Auge behalten können. Außerdem haben wir das Unternehmen Mazars zu seiner Datenkultur und seiner Strategie befragt, die auf präziser KPI-Überwachung basiert.

Recruiting-Prozesse mithilfe von Leistungskennzahlen (KPIs) verbessern

Die Welt der Personalbeschaffung muss sich ständig an die Herausforderungen des Marktes anpassen. Einige Unternehmen sind gezwungen, ihre Personalbeschaffungsstrategie komplett zu überdenken, um in ihrer Branche effizienter und wettbewerbsfähiger zu sein. Zur Entwicklung einer solchen Strategie und zur Erfolgsmessung ist es entscheidend, die im Zusammenhang mit den Einstellungsprozessen erhobenen Daten auszuwerten und zu nutzen.

Wenn ein Unternehmen seine Ergebnisse mithilfe von Datenerfassung und Erfolgsmessung verbessern möchte, sind mehrere Punkte zu beachten:

  • Auswahl und Priorisierung der zu erfassenden Daten
  • Zuverlässigkeit der Kennzahlen und der erhobenen Daten
  • Fähigkeit der Teams, Entscheidungen auf der Grundlage der Zahlen zu treffen
  • Kommunikation der Ergebnisse innerhalb des Unternehmens und entsprechende Folgemaßnahmen

Mazars gibt Einblicke in seine Datenkultur und erklärt die zentrale Rolle der Daten bei der Verbesserung seiner Personalbeschaffung

In dem Wirtschaftsprüfungs- und Finanzberatungsunternehmen Mazars stellen 7 HR-Fachkräfte jedes Jahr +1400 Mitarbeitende ein und kümmern sich um +70 000 Bewerbungen. Wie soll das gehen?

4 Kernaussagen des Webinars „Welche Kennzahlen sollten Sie erheben, um die Personalbeschaffung zu optimieren?“

„Wir spielen in derselben Liga, aber nicht mit denselben Mitteln“

Wenn man auf einem umkämpften Markt unterwegs ist, hat man keine andere Wahl, als sich von der Masse abzuheben und die beste Candidate Experience zu bieten. Mithilfe von Datenanalysen lassen sich die relevantesten Maßnahmen leichter identifizieren: nämlich diejenigen, die die meisten qualifizierten und zufriedene Bewerbeer und Bewerberinnen mit sich bringen.

💡 Bei Mazars wurde ein neues, auf Soft Skills ausgerichtetes Recruiting-Format eingeführt, das es ermöglicht, alle für das Jahr gesuchten Profile in nur 6 Monaten einzustellen (im Vergleich zu 9 Monaten mit dem alten Format).

„Man sollte keine Daten um der Daten willen erheben“

Jede Kennzahl muss einen Sinn haben und es braucht eine Gesamtstruktur, damit:
Verbesserungsansätze schnell umgesetzt und Zielsetzungen erreicht werden können
die Strategie für das nächste Jahr noch zielgerichteter gestaltet werden kann

💡 Bei Mazars stützt sich jede Personalentscheidung auf Daten. Das trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Personalbeschaffung bei.

„Zahlen lügen nicht“

Anhand der Daten lassen sich der gesamte Personalbeschaffungsprozess, die einzelnen Recruiting-Quellen und deren Leistung besser bewerten, sei es im Hinblick auf quantitative (großes Einstellungsvolumen) oder qualitative Ergebnisse (ein bestimmtes Profil).

💡 Bei Mazars wurden weniger Recruiting-Agenturen beauftragt; stattdessen wurde auf Mitarbeiterempfehlungen gesetzt und es wurde intern eine neue Stelle geschaffen, die für Sourcing zuständig ist.

„Wir haben keine Wahl: Daten sind für das Unternehmen unverzichtbar“

Neben der Erhebung und Auswertung einzelner Kennzahlen muss man auch wissen, wie man die KPIs als Gesamtbild liest. Außerdem lohnt sich die Nutzung von Automatisierungstools, um die Kennzahlen besser zu präsentieren und die Rolle des internen Recruitings ansprechend zu „vermarkten“.

💡 Bei Mazars werden die Daten aus dem „Recruiting“ mit den Daten aus der „Talententwicklung“ gemischt, um die Akquisitionskanäle zu ermitteln, mit denen die besten Kandidaten gewonnen werden… die auch im Unternehmen bleiben!

Möchten Sie die Erfahrung der Bewerber:innen in jedem Schritt des Einstellungsprozesses verbessern? Die Plattform entdecken

Tool: Relevante HR-KPIs, um die 6 großen Herausforderungen des Recruitinganzugehen

Mit unserem „Talent Acquisition Dashboard“ können Sie auf einen Blick mehrere Kennzahlen, ihre Entwicklung im Vergleich zum vorangehenden Zeitraum und ihre Abweichung vom gesetzten Ziel sehen.

Das auf dem Buch „Hiring Success“ von Jérôme Ternynck basierende Dashboard wurde von uns angepasst, um noch mehr erfolgsbestimmende Herausforderungen abzudecken und um weitere Kennzahlen zur Auswahl zu stellen, die leichter zugänglich und erfassbar sind.

Das Talent Acquisition Dashboard umfasst die 6 großen Herausforderungen eines Recruiting-Projekts sowie Vorschläge für die zu erfassenden KPIs. Natürlich lässt es sich, wie im Fall von Mazars, auch an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen.

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Produktivität

Wir messen die Produktivität anhand der Anzahl der Einstellungen, die ein:e Recruiter:in (umgerechnet in Vollzeitäquivalente, VZÄ) in einem bestimmten Zeitraum vorgenommen hat („X Einstellungen im Referenzzeitraum geteilt durch X Recruiter:innen im VZÄ“).

Dieser Indikator ist leicht zu messen, aber dafür schwierig zu steigern.

Wie kann die Anzahl der jährlich vorgenommenen Einstellungen gesteigert werden, ohne dass die Betreuungsqualität der einzelnen Kandidat:innen darunter leidet? Indem Sie in Tools zur Produktivitätssteigerung investieren! Diese helfen Ihren Recruiter:innen, wertvolle Zeit zu sparen, und steigern somit Ihre Quote.

Beispiel:

2021 hatten Sie:

  • 3 Recruiter:innen, die 100 % ihrer Zeit mit Personalbeschaffung verbrachten
  • 1 Personalleiter:in, der:die 10 % seiner Zeit für die Personalbeschaffung einsetzte

Insgesamt wurden im Laufe des Jahres 36 Personen eingestellt.

Ihre Produktivitätsquote betrug: 36 / (100 % x 3 + 10 % x 1) = 11,6 Einstellungen/Recruiter:in im VZÄ

Schnelligkeit

Die Schnelligkeit bezieht sich auf den zeitlichen Aspekt und lässt sich folgendermaßen definieren: Prozentsatz der Stellen, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums besetzt werden.

Beispiel – Für 2021 hatten Sie geplant:

  • 10 Personen in Q1 einzustellen. Letztendlich haben Sie in Q1 nur 6 Personen und in Q2 4 Personen eingestellt: Somit wurden nur 60 % der Stellen innerhalb der vorgegebenen Frist besetzt.

Wenn Recruiter:innen diesen Indikator erfassen, sollten sie sich im nächsten Schritt mit den nicht rechtzeitig besetzten Stellen beschäftigen. So können sie mögliche Hindernisse erkennen und einen entsprechenden Aktionsplan entwickeln.

Die Kennzahl der Durchschnittsdauer ist hier nicht relevant („X % der Stellen, die in weniger als X Monaten besetzt werden“), da es je nach Stelle und Vertragsart zu große Unterschiede gibt. Aufgrund der zu großen Schwankungen ist der Durchschnitt somit kein guter Indikator.

Qualität

Ein entscheidender Faktor ist die Qualität der Neueinstellungen. Wenn Bewerbende richtig bewertet und dann unter Berücksichtigung ihrer Hard und Soft Skills sowie ihrer Übereinstimmung mit den Werten des Unternehmens ausgewählt wurden, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie an ihrem Arbeitsplatz aufblühen.

Die Verbleibquote nach 6 oder 12 Monaten („X % der Mitarbeitenden, die 6 oder 12 Monate nach ihrer Einstellung noch im Job sind“) ist somit ein solider Indikator für die Qualität der Stellenbesetzungen. Dieser Indikator ist leicht nachzuverfolgen und lässt sich gut steuern, insbesondere bei unseren Kunden.

Die Kennzahl der Verbleibdauer lässt auch Rückschlüsse auf die Qualität des Onboardings zu. Denn wenn Mitarbeitende nach nur 5 Monaten gehen, so ist dies wahrscheinlich auf ein schlechtes Onboarding durch ihre:n Vorgesetzte:n zurückzuführen.

In diesem Fall handelt es sich nicht um eine Fehlbesetzung der Stelle, sondern um eine mangelhafte Integration seitens der Führungskraft.

Hinweis: Das Ausscheiden von Mitarbeitenden in den ersten 6 oder 12 Monaten umfasst sowohl Austritte, die auf eine Entscheidung der Mitarbeitenden zurückzuführen sind, als auch Austritte infolge einer Entscheidung des Unternehmens. Diese Kennzahl spiegelt daher die Zufriedenheit der eingestellten Kandidat:innen und der Recruiter:innen wider.

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Kosten

Wir haben den Kostenfaktor von der Produktivität abgekoppelt, weil die Kostenfrage unserer Meinung nach ein eigenständiges Thema ist, das einen eigenen Indikator braucht.

Der hier zu berücksichtigende Indikator sind die Kosten pro Einstellung. Diese lassen sich wie folgt berechnen:

  • Summe der externen Kosten (Sourcing + ATS + HR-Kommunikation + Recruiting-Agenturen + Jobbörsen) und der internen Kosten (Tools + Gehälter + Strukturkosten), die mit der Einstellung verbunden sind, geteilt durch die Anzahl der im Referenzzeitraum eingestellten Personen

Candidate Experience

Die Pandemie darf nicht dazu führen, dass die reale Grundtendenz des Arbeitskräftemangels in vielen Bereichen aus dem Blickfeld gerät. Der “War for Talent” ist definitiv eine zentrale Herausforderung für die Personalabteilungen. Diese sind sich der Bedeutung der Candidate Experience zunehmend bewusst.

Studien haben gezeigt, dass eine schlechte Candidate Experience negative Auswirkungen auf die wirtschaftliche Leistung eines Unternehmens haben kann (insbesondere im BtoC-Bereich), denn 60 % der Kandidat:innen geben an, dass sie Produkte/Dienstleistungen aufgrund einer schlechten Erfahrung boykottieren würden.

Erfahren Sie mehr über die Konsequenzen einer schlechten Candidate Experience – jetzt den Erfahrungsbericht von Virgin Media lesen! (Link)

Die Zufriedenheit der Bewerbenden kann entweder in Bezug auf den gesamten Einstellungsprozess oder auf eine bestimmte Phase des Prozesses erhoben werden.

CleverConnect bietet zum Beispiel allen Personen, die dessen Lösung für zeitversetzte Video-Interviews genutzt haben, einen Fragebogen zur Ermittlung der Zufriedenheit an.

Um die Zufriedenheitsrate mit dem gesamten Einstellungsprozess zu erfassen, kann ein einfacher Kurzfragebogen sehr gute Ergebnisse liefern. Alternativ können Sie sich auch für externe Labels wie den HappyIndex entscheiden.

Inklusion

2021 wollen die Unternehmen unbedingt wieder auf den Wachstumspfad zurückkehren. Dennoch haben sie ihre soziale und gesellschaftliche Verantwortung nicht aus den Augen verloren. Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion gehören zu wichtigen HR-Themen der Gegenwart, um faire und diversitätssensible Einstellungsprozesse zu gewährleisten.

Voraussetzung für die Umsetzung von Inklusionsmaßnahmen (Geschlecht, Herkunft, Alter, Bildung) sind effiziente Tools zur Überwachung der Einstellungen.

Jedes Unternehmen muss sich in diesem Bereich eigene Ziele setzen, basierend auf der eigenen Geschichte und dem eigenen Befinden. Für uns liegt das Ziel vor allem darin, dass jedes Unternehmen diese Parameter identifiziert und auswertet.

Beispiele für relevante Kennzahlen zur Messung der Inklusion sind: Frauenanteil in der Belegschaft, Altersverteilung der Mitarbeitenden, Aufteilung der Mitarbeitenden nach Vertragsart, Anteil der Mitarbeitenden mit Behinderungen…

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